Langkah-Langkah Membangun Program Database dengan Microsoft Access
Alhamdulillah, rekan-rekan sekalian yang berbahagia, Sebagaimana kita ketahui, database adalah sekumpulan data atau informasi yang dapat dihubungkan antara masing-masing data dengan data lainnya berdasarkan kunci tertentu. Tujuan pembuatan database adalah agar data-data dapat tersimpan secara rapih serta tersusun berdasarkan kelompoknya masing-masing. Seandainya data-data tersebut hendak dicari kembali, maka dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Jika kita lihat dan perhatikan dengan seksama keadaaan dan lingkungan disekeliling kita, maka akan kita dapati, begitu banyak hal-hal yang dapat diterapkan sistem database disana, misalnya saja ketika kita sedang berbelanja ke warung di dekat rumah kita, ketika kita hendak menabung di Bank, atau ketika kita mengantar anak ke sekolah. Dengan kata lain, hampir setiap sisi kehidupan kita sebenarnya bisa diterapkan sistem database disana. Begitu banyak aplikasi database yang dapat kita wujudkan dalam kehidupan sehari-hari, baik di rumah, di sekolah maupun di tempat kita bekerja. Jika kita mengetahui dengan benar langkah-langkahnya, maka apapun sistem database yang hendak dibangun, insya Allah kita dapat membuatnya dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu, pada kesempatan ini, saya akan mencoba membahas langkah-langkah membangun program database, khususnya dengan software Microsoft Access. 1. Memahami Sistem yang Akan dibuat Langkah pertama kali yang harus dilakukan sebelum membuat program adalah memahami dahulu sistem yang akan dibuat. Kita harus mengetahui tujuan dari pembuatan program. Juga setiap masalah yang ada harus diidentifikasikan, kira-kira apa saja parameter yang akan digunakan, serta fasilitas apa saja yang hendak disertakan di dalam program. Semakin banyak informasi yang kita ketahui dari sistem yang akan dibuat, maka itu semakin baik. Paling mudah untuk memahami sistem yang masih asing bagi kita adalah dengan menanyakan secara langsung kepada user atau pengguna yang sehari-hari bekerja di dalam sistem tersebut. Bertanyalah kepada pengguna yang hendak menggunakan program database Anda, apa yang sebenarnya mereka kehendaki dari database yang akan Anda buat. Uraikan secara detail input dan output yang akan mereka butuhkan. Kumpulkan sketsa dan format apa saja yang mereka kehendaki. Semakin banyak daftar informasi yang telah Anda terima dari mereka akan memudahkan Anda dalam langkah selanjutnya. 2. Pembuatan Algoritma Setelah memahami sistem yang akan dibuat dan diketahui setiap permasalahannya, maka langkah selanjutnya adalah membuat algoritma. Algoritma adalah langkah-langkah detail dari suatu sistem yang ditulis secara berurutan, mencakup semua prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Selain itu, jika terdapat kondisi-kondisi tertentu yang mempengaruhi sistem tersebut, harus ikut dituliskan pula, termasuk dengan kemungkinan-kemungkinannya yang mungkin terjadi. Sebagai contoh, algoritma dalam pembuatan segelas minuman teh manis celup hangat adalah sebagai berikut: 1. Siapkan air panas sebanyak 50 ml 2. Tuangkan air panas ke dalam satu gelas berukuran 150 ml 3. Siapkan teh celup sebanyak 1 pcs 4. Masukan teh celup ke dalam gelas yang sudah berisi air panas 5. Tarik ulur teh celup tersebut secara pelan-pelan 6. Setelah 1 menit, angkat teh celup, lalu buang ke tempat sampah 7. Masukan gula pasir sebanyak 2 sendok makan ke dalam gelas, lalu aduk-aduk hingga gula pasir tersebut larut ke dalam air 8. Masukan air dingin sebanyak 90 ml ke dalam gelas tersebut, aduk-aduk kurang lebih selama 10 detik 9. Hidangkan dan minumlah teh manis celup hangat ini Mungkin algortima diatas terlihat bertele-tele dan terlalu detail, dan terkadang membuat algoritma ini bisa memakan waktu lama. Namun jika sudah selesai, kita akan mudah membuat program databasenya, karena seluruh langkah dan kemungkinan yang terjadi sudah ditulis secara detail. 3. Pembuatan Flowchart Flowchart adalah kumpulan alur sistematis yang dibuat berdasarkan algoritma yang sudah dibuat pada langkah sebelumnya. Flowchart dibuat agar kita lebih mudah dan ringkas dalam membaca langkah-langkah di dalam algoritma, karena semua keadaan dan kemungkinan sudah dibuat dalam bentuk simbol tertentu. Jika dalam algoritma kita menulis secara detail setiap langkah-langkahnya, namun dalam pembuatan flowchart tidak perlu seperti itu. Dalam membuat flowchart, kita harus meringkas langkah-langkah tersebut, lalu wakilkan ia dengan simbol tertentu yang tersedia di dalam flowchart berikut dengan teks nya. Selain itu, hindari pula pengulangan proses yang tidak perlu agar flowchart menjadi singkat. Sebuah flowchart selalu diawali dengan simbol START (MULAI) dan diakhiri dengan simbol END (SELESAI). Jalannya proses flowchart digambarkan dari atas ke bawah dan diberikan tanda panah untuk mengurutkan susunannya. Di dalam Microsoft Excel dan Microsoft Word, berbagai simbol flowchart terdapat pada toolbar Flowchart. 4. Membuat Program Database Setelah membuat flowchart, maka kumpulan bagan-bagan sistematis tersebut dapat langsung di konversi ke dalam program, dengan bahasa pemrograman tertentu. Dalam hal ini, karena kita membangun sistem database dengan Microsoft Access, maka kita harus memahami syntax dan hal-hal lainnya yang terdapat di dalam Access. Pembahasan detail mengenai penggunaan Microsoft Access bisa dilihat melalui Help Access, Buku Access, E-Book Access, dan sumber-sumber lainnya yang membahas mengenai Access. 5. Melakukan Pengetesan Program Langkah berikutnya adalah melakukan beberapa pengetesan dengan berbagai kondisi dan kemungkinan yang berbeda-beda. Masukan beberapa data, lalu coba jalankan program Anda, apakah hasilnya seperti yang diharapkan atau tidak. Terkadang pengujian program bisa memakan waktu lama, dan memerlukan data real sesuai dengan kenyataan pada lapangan. Apalagi jika program yang Anda buat hendak dijual, dan digunakan oleh pihak lain sebagai program utama. Maka jangan sampai terjadi error dalam program yang sifatnya fatal. Jika terjadi beberapa error dan kesalahan dalam program, lalukan perbaikan dan modifikasi. Kemudian coba ditest kembali. Demikianlah proses pengetesan ini dilakukan berulang-ulang, hingga kita yakin program yang sudah dibuat ini sudah layak untuk digunakan. 6. Membuat Dokumentasi Langkah terakhir, setelah program selesai ditest, dan sudah dapat jalan sesuai yang diharapkan, maka dokumentasikan berbagai file dan data, agar jika sewaktu-waktu ada pertanyaan dan modifikasi, kita dapat cepat memberikan jawaban dan perbaikan. Hal-hal yang perlu didokumentasikan diantaranya: 1. Algoritma 2. Flowchart 3. Program, bisa berupa file MDB, MDE, ADP, ADE, MDW, dan MDA 4. Source code 5. Dan informasi lainnya yang berhubungan dengan pembuatan program Pastikan jika terjadi kerusakan dalam program, kita masih dapat memberikan program aslinya. Jika program Anda sudah dalam bentuk MDE atau ADE, maka pastikan file aslinya, yakni MDB dan ADP masih ada. Jika ada masalah, masukan dan informasi lainnya selama pembuatan program, dokumentasikan pula sebagai arsip. Kita dapat mengetahui taca-cara perbaikan tentunya diawali dari informasi yang disampaikan oleh pengguna program, dan itu semua harus didokumentasikan. Dokumentasi sangat berguna bagi kita, ketika dalam waktu yang lama kita sudah tidak mengikuti perkembangan jalannya program yang sudah kita buat, kemudian tiba-tiba pengguna program menanyakan suatu hal mengenai program tersebut, maka jika tidak ada dokumentasinya, tentu saja kita akan lupa, dan tidak tahu langkah apa yang harus dilakukan. Dokumentasi juga sangat berguna bagi pengganti dan penerus kita, seandainya kita sebagai pembuat program sudah tidak ada, baik karena pindah kerja ke tempat lain, atau meninggal dunia, atau karena sebab-sebab lainnya. Orang yang menggantikan kita tidak perlu susah payah memahami jalannya program, karena algoritma, flowchart, source code dan lain sebagainya sudah tersedia dengan lengkap. Alhamdulillah, Subhanaka Allahumma wa bihamdika, ash-hadu an la ilaha illa Anta, Astaghfiruka wa atubu ilaika. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kita semua. Terima kasih. Wassalaamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Sofyan Efendi. http://opi.110mb.com/
<<clip_image002.jpg>>
