Dear BeExceller, Kiki memiliki kasus sebagai berikut : [lihat posting Kiki di https://groups.yahoo.com/neo/groups/belajar-excel/conversations/messages/31799 ]
Bagaimana jika belajar cara membuat database excel online. > > Latar belakang saran ini adalah berdasarkan permasalahan2 yang saya hadapi > sendiri. Berikut diantara nya : > > Kantor saya bisnis utama nya begerak dibidang kontraktor. Mengerjakan > multi proyek dan sangat banyak manpower yang terlibat. Selama ini, untuk > proses pencatatan Budget, permintaan dana kerja, detil material, dikerjakan > hanya oleh dua orang. Tentu nya sangat menyita waktu dan tidak efektif. > Saya sedang memikirkan untuk melibatkan semua manpower yang terlibat dalam > proyek untuk aktif dalam proses pencatatan tersebut. Jadi ada satu prosedur > untuk input data bagi mereka. > Masalahnya, manpower2 tersebut tersebar di beberapa daerah sehingga > dibutuhkan database online yang bisa diakses melalui smartphone dan Tablet. > Saya pernah mencoba untuk memanfaatkan Free Storage seperti Box dan > Dropbox. Sayangnya, sampai saat ini tidak ada smartphone atau Tablet yang > support file Excel yang mengandung VBA. > Saya yakin banyak rekan-rekan yang juga mempunyai permasalahan yang kurang > lebih sama. > imho, 1. sisi client : pic masing-masing project Ada sebuah file input tanpa VBA yang berisi ruang input yang berkaitan dengan kegiatan yang sering dilakukan oleh seluruh project. Bisa juga spesifik per project. Misal file ini diberi nama pic.xlsx (bagusnya kalau hanya 1 file) Setiap file tersebut harus dipegang oleh pic project masing-masing. Setiap project mungkin memiliki 2 atau 3 pic yang sudah pasti punya akun email. 2. sisi server : kantor pusat yang hanya memiliki 1 pic penerima data dari client Ada sebuah akun email yang bisa dikirimi oleh pic masing-masing project. Email dari pic yang berkaitan dengan file attachment bernama pic.xlsx Pada komputer pic pusat, ada email application seperti outlook atau thunderbird dengan akun aktif milik PIC pusat. Seluruh email masuk akun PIC pusat yang berasal dari akun-akun pic project yang terdaftar yang disertai attachment file pic.xlsx diambil dari email (tentu menggunakan Excel VBA disisi PIC Pusat) untuk disimpan disebuah folder dan diambil datanya. Data dari attachment yang terambil tadi disimpan disebuah database (misal data juga disimpan di Excel atau malah ada Access atau database engine lain). Kemudian data dalam database itu diproses dan ditampilkan ke pihak-pihak terkait pembuat kebijikan. Persetujuan atau penolakan dari pihak terkait dikirim kembali ke database. Kemudian PIC pusat akan mengambil data hasil kebijakan itu dan menyusunnya menjadi berbagai output, seperti surat penolakan atau surat persetujuan, surat perintah atau surat pemesanan dan sebagainya kebagian yang terkait ataupun ke pic project. Setelah lembar-lembar output terbentuk, maka dibuatlah file attachment berisi lembar-lembar output tersebut dan dikirim ke ekun email pihak-pihak terkait, termasuk ke pic project. --- Proses baca dari aplikasi email bisa diatur untuk auto refresh per 5 detik atau per menit sesuai kesepakatan bersama antara pic pusat dengan para pic project. Usahakan tidak ada proses penghapusan data, jadi pastikan bahwa setiap tindakan (ambil attachment, kirim ke database, pihak pengambil kebijakan menyetujui atau menolak, pembuatan lembar-lembar output, dan pengiriman email kembali ke pica project terkait atau ke pihak terkait untuk proses eksekusi) terekam disertai waktu dilakukan setiap proses. Dengan demikian, sejarah seluruh kegiatan dari setiap project bisa terpantau. Bahkan bisa dikembangkan menjadi sarana pelaporan perkembangan project jika ada file template pelaporan perkembangan project. Kira-kira gambaran umumnya demikian. Kurang dan lebihnya, silakan didiskusikan bersama oleh seluruh BeExceller. Tentu semakin banyak ide dari berbagai pihak, maka alur proses bisa menjadi lebih baik (efisien, aman, cepat dan akurat) [robust ajalah nyebutnya] Monggo dilanjutkan... Wassalam, Kid.
