Hai BeExceller,
Pada kasus ini :
Sebelum mengisi angka-angka di tabel summary dengan formula, ada baiknya
Anda (siapa saja yang mau, kalau pemilik kasusnya sih sudah jelas agar
sebaiknya) membuat sheets yang menjabarkan setiap dimensi sheet summary
beserta sumber datanya.
Contoh :
1. di Summary ada dimensi yang itemnya adalah T, K, P dan dimisalkan,
dimensi ini diberi nama [STATUS ORG SUM]
2. setiap item [STATUS ORG SUM] bisa jadi terdiri dari beberapa item di
sumber data di kolom [Status Organik].
Misal, item T di [STATUS ORG SUM] bisa terdiri dari item-item sumber
data kolom [Status Organik] berikut :
a. TETAP
b. EXPATRIATE
3. dibuatlah sebuah sheet baru diberi nama refSTATORG yang berisi
kolom-kolom :
[Status Organik] [STATUS ORG SUM]
TETAP T
EXPATRIATE T
dst
Lakukan hal seperti di atas untuk dimensi summary yang lain. Kalau tidak
salah, di sheet Summary ada dimensi-dimensi berikut :
A. [STATUS ORG SUM] yang itemnya adalah T,K,P (sebagai kelompok dari
kolom [Status Organik] di sumber data)
B. [DIRECT INDIRECT] yang itemnya adalah Direct dan Indirect (entah
sebagai kelompok dari kolom apa saja di sumber data)
C. [JABATAN] berisi DIR, SPV, MAN, dsb (sebagai kelompok dari kolom X
<misalnya> di sumber data)
D. [DEPT SUM] berisi departemen summary per PT sebagai kelompok dari
kolom-kolom PT, Lokasi, Departemen <mungkin>
E. [LOKASI] berisi PG, dsb yang di-input di cells C5 sheet summary
F. [PERIODE] berisi JAN,FEB,dsb sebagai kelompok dari kolom APA <misalnya>
di sumber data
G. [PT SUM] berisi PT A, PT B, dsb sebagai kelompok dari PT <misalnya> di
sumber data
Jadi, jika dibuatkan 7 sheet baru (poin A sampai G) berisi masing-masing
definisi dimensi Summary, maka sheet sumber data bisa diberi formula untuk
memasang kelompok-kelompok dimensi summary tersebut.
Hal-hal di atas tersebut sering disebut proses pemetaan data, yaitu
pemetaan data dari sumber data ke output.
Contoh peta data di atas sana tadi yang tabelnya begini :
[Status Organik] [STATUS ORG SUM]
TETAP T
EXPATRIATE T
dst
Dari peta data di atas, bisa disusun kalimat begini :
> Semua kolom [Status Organik] di sumber data yang bunyinya TETAP,
dimasukkan ke summary dimensi [STATUS ORG SUM] item T
> Semua kolom [Status Organik] di sumber data yang bunyinya EXPATRIATE,
dimasukkan ke summary dimensi [STATUS ORG SUM] item T
> dst
kalau bahasanya di-manusia-ken :
> pokok e, kalau sumber data kolom [Status Organik] isinya bunyi TETAP atau
bunyi EXPATRIATE, nilainya dimasukkan ke summary yang [STATUS ORG SUM] nya
berbunyi T
> lah kalau sumber data [Status Organik] isinya bunyi dst1, nilainya
dimasukkan ke blablabla1
> lah kalau sumber data [Status Organik] isinya bunyi dst2, nilainya
dimasukkan ke blablabla2
.
.
.
> lah kalau sumber data [Status Organik] isinya bunyi dstN, nilainya
dimasukkan ke blablablaN
Hati-hati saat menyusun dimensi [DEPT SUM], karena teks kolom Departemen di
sumber data harus dipasang ke kelompok di summary dengan beberapa kondisi
yang tergantung nilai (isi data) kolom lain (seperti kolom PT atau Lokasi
atau apa saja [pokok e, ndak ada member milis yang tahu bahwa hal ini
tergantung kolom apa saja])
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
>>> BAGAIMANA jika tidak usah menggunakan tabel-tabel seperti di atas ? <<<
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Yang terjadi adalah hal berikut yang berurutan dari nomor 1
1. Anda harus menjabarkan dengan rinci dengan kalimat bahasa manusia
menggunakan Ejaan Yang Disempurnakan terhadap seluruh kriteria dari setiap
kolom dan baris di sheet Summary.
Contoh :
- Pada sheet Summary kelompok 'PT A', dengan Departemen berbunyi 'HRD & GA
MT HARYONO & PULO GADUNG SECTION' pada kolom Jabatan (baris Excel 7 saja
atau gabungan baris Excel 7 dan 8) berbunyi 'MAN', sedangkan pada kolom
tersebut di baris Excel 9 berbunyi 'T', maka ambil nilai di sumber data
yang kolom ....(sampai akhir ayat).
- Pada sheet Summary kelompok 'PT A', dengan Departemen berbunyi 'HRD & GA
MT HARYONO & PULO GADUNG SECTION' pada kolom Jabatan (baris Excel 7 saja
atau gabungan baris Excel 7 dan 8) berbunyi 'MAN', sedangkan pada kolom
tersebut di baris Excel 9 berbunyi 'K', maka ambil nilai di sumber data
yang kolom ....(sampai akhir ayat).
...begitu seterusnya sampai seluruhnya terjabarkan. (sepertinya bakal jadi
file dokumen berisi ribuan baris deh)
2. Dari hasil nomor 1, mulai disusun formula yang bisa jadi akan
puuuuaaaaannnnnjaaaang buuuaaaangeeeeti mengikuti semua kaidah nomor 1.
3. Kemudian ternyata masih ada kekeliruan dalam menyusun formula atau suatu
saat nanti ada penambahan atau pengubahan definisi nomor 1, maka ulangi
nomor 2 karena melacak urutan proses formulanya akan sulit dan lebih mudah
membuat ulang.
4. Akhirnya posting lagi ke milis untuk minta diperbaiki oleh member
(lumayan, dibuatkan gratisan walau ndak mudeng apa bunyi formula tersebut)
5. Member milis ogah membantu karena formulanya ruwet, akhirnya, trit akan
terus terkatung-katung lama
6. Galau, akan terus pakai formula atau mulai beralih dengan puyeng
menyusun tabel-tabel merepotkan seperti di atas sana.
7. ..... ya gitu deh
----------------------------------------------------------------------------
>>> BAGAIMANA punya tabel-tabel seperti di atas ? <<<
----------------------------------------------------------------------------
1. Sumber data akan ditambahkan beberapa kolom bantu berisi formula
sederhana penyusun dimensi-dimensi summary
2. Summary bisa disusun dengan salah satu atau beberapa cara berikut :
a. formula
b. pivot table
c. otomasi dengan VBA yang baris-baris kodenya tidak banyak dan mudah
ditata kelola
*** fyi, menata kelola baris-baris kode yang sedikit jauh lebih
mudah daripada menata kelola baris-baris kode yang banyak
(boleh percaya dan juga boleh tidak, tapi sebaiknya percaya
deh)
3. Pengubahan kebijakan terhadap output akan terfokuskan pada tabel-tabel
pemetaan (seperti yang di atas sana), yang tampak sederhana dan tertata
rapi. Bisa jadi perlu penambahan beberapa kondisi di dalam formula di sheet
sumber data, tetapi hal ini tetaplah tidak sulit untuk dipelajari dan
dipahami.
4. Dengan tabel-tabel peta data yang sama yang sudah ada, bisa disusun
output-output lainnya, seperti agregat per tahun atau summary per
departemen, dan sebagainya secara mudah. Hal ini disebabkan karena sumber
data telah berisi banyak informasi yang lebih mendekati bunyi output.
---------------------------
> mengolah data BUKAN sekedar memasang formula atau membuat baris-baris
kode atau memanfaatkan fitur-fitur yang ada
> mengolah data adalah memperlakukan sumber data secara bertahap sampai
akhirnya menghasilkan informasi yang dibutuhkan
> oleh sebab itu, yang dibutuhkan dalam pengolahan data adalah segala
sesuatu yang bisa memperjelas dan mempermudah penyusunan perlakuan terhadap
sumber data
> data referensi (termasuk peta data seperti di atas sana) adalah salah
satu usaha memperjelas dan mempermudah penyusunan perlakuan terhadap sumber
data
---------------------------
:(
Andai kurang berkenan, mohon dimaafkan ya...
Karena sudah membuat Anda sekalian capek membaca tetapi tidak ada solusi
yang ditawarkan melainkan menambah masalah saja.
Wassalam,
Kid
2016-02-17 11:01 GMT+07:00 Mustakim Irwan [email protected]
[belajar-excel] <[email protected]>:
>
>
>
>
>
> Dear All Master Excel,
>
> Terimakasih banyak saya ucapkan, sebelumnya saya mohon maaf walaupun saya
> tidak pernah bertanya
> dan sebenarnya banyak sekali pertanyaan yang ingin saya tanyakan diseputar
> excel. Tetapi ternyata
> pertanyaan saya sudah banyak terwakili oleh rekan2 milis, dan sekaligus
> sudah
> di jelaskan dengan memberikan masukan dan contoh datanya sehingga saya
> tinggal
> mencermati ajaran para Master di blog ini.
>
> Jawaban2 para Master dari pertanyaan anggota milis ini sangat membantu
> saya dalam menyelesaikan pekerjaan saya sehari - hari tentang excel.
>
> Saat ini saya mendapatkan kasus dalam pembuatan Report yang tidak bisa
> saya selesaikan sendiri, semua contoh data yang sudah saya download di
> milis ini dan sudah saya terapkan tetapi saya belum bisa juga untuk
> memecahkan kasus ini.
>
> akhirnya saya putuskan untuk bertanya kepada para master excel untuk
> membantu memecahkan kasus yang saya hadapi.
> contoh file saya lampirkan.
>
> contoh kasusnya sebagai berikut :
> Kasus untuk pembuatan report, misal total karyawan ada 282 orang yang
> terdiri dari PT. A dan PT. B dan terdapat 24 Departemen.
>
>
> Sekali lagi saya ucapkan terimakasih atas ajaran para Master, semoga
> menjadi
> berkah untuk semuanya.
>
> Salam,
>
>
> Mustakim
>
>
>
>
