Dear Ari,
Saya pernah memiliki file seperti milik Ari,
Satu file berisi 24 sheet (24 Kelas, karena tiap kelas 1sheet) dengan
segala formatnya ( ada format cell dan juga conditional formating
ditambah banyak formula.) Karena komputer yang dipakai masih core 2,
maka file tersebut sangat berat untuk diinput data.
Setelah mendapat petunjuk di millis, File saya pecah menjadi 2 file, 1
file dengan 1 sheet sama persis dengan file terdahulu, ( file jadi
sangat kecil dan cepat bekerja, lebih efisien karena 20 kali lebih kecil
dari yang dahulu, )
File kedua 1 sheet berisi data tanpa format apapun dan tanpa formula
apapun. (file data dibuat dengan kaidah databse bagus untuk komputer
tentunya tidak bagus untuk mata manusia karena tidak ada format)
File pertama mengambil data dari file kedua menghitung, menganalisa ,
dan setelah selesai datanya kembali disimpan di file kedua.
Jadi file pertama tidak ada datanya sama sekali.
salam
Agus
On Thu, Nov 1, 2018 at 6:08 PM [email protected]
<mailto:[email protected]> [belajar-excel]
<[email protected] <mailto:[email protected]>>
wrote:
Yth. B-Exceller
Mohon kiranya dapat memberi arahan dan solusi dari case berikut :
Begini :
1. Saat ini saya mempunyai 28 folder (setiap 1 tahun akan
bertambah 2-4 folder), tiap folder berisi 2 file excel : file
berita acara (FBA) dan file nilai akhir (FNA).
2. FBA terdapat 16 sheet (nama sheet : stase 1, 2, 3 dst) yang
berisi inputan dan penghitungan suatu kompenen dari beberapa
komponen pembentuk nilai akhir, sebut saja KOMPONEN NILAI 1
(KN-1). Mengapa KOMPONEN NILAI 1 (KN-1) ini terpisah dari FNA
? karena instrument penilaian pada komponen nilai ini
berbeda-beda tiap stase.
3. FNA terdapat 16 sheet (nama sheet : stase 1, 2,3 dst) yang
berisi inputan pengolahan semua komponen nilai sehingga
menjadi NILAI AKHIR dan 1 sheet berupa kumpulan nilai akhir
yang merujuk pada tiap2 sheet stase (sheet GABUNG NILAI).
4. Setiap penginputan nilai, saya cantumkan tanggal kapan saya
menginput pada kolom yang tersedia pada FNA.
5. Setiap akhir bulan, saya mengirimkan kumpulan nilai2 yang baru
saja saya input ke petugas bagian lain untuk diinputkan ke sistem.
6. Saya membuat 28 file excel lagi yang berisi nilai tiap-tiap
stase dengan cara get external data Existing Connections yang
bersumber pada file excel nilai akhir (FNA) sheet GABUNG
NILAI. Tiap file berisi 1 sheet. Jadi, entah ada pembaruan
data atau tidak, saya melakukan refresh pada tiap2 file ini.
7. Saya membuat 1 file excel yang berisi coding vba Mr. Kid yang
saya dapatkan di milis ini yang berfungsi untuk menggabungkan
data dari 28 file excel baru (point nomer 6).
8. Langkah selanjutnya, saya menyajikan data dalam bentuk pivot
table yang bersumber dari hasil pada point 7 lalu saya
kirimkan ke petugas lain.
Catatan :
Dulu pernah dibuatkan sistem penilaian oleh IT, tetapi tidak
sefleksibel excel. Tata cara penilaian sangat dinamis. Suatu stase
berubah format penilaian maka, butuh cukup waktu untuk mengubah
sistem penilaiannya. Maka, sekarang sistem itu dipakai hanya untuk
menyimpan nilai. Pengolahannya dengan excel.
Pertanyaan, mohon solusi :
a.a. Bagaimana dengan cara kerja yang saya lakukan, apakah sudah
sesuai dengan kaidah manajemen data excel ? Jika belum, mohon
bimbingan, arahan dan solusinya .. Barangkali ada ide ?
b. b. Saya merasa kurang efektif pada point 2, pinginnya sih
KOMPONEN NILAI 1 (KN-1) ini bisa jadi satu pada FILE NILAI AKHIR
(FNA). Jadi, harapannya hanya ada 1 folder yang berisi file nilai
akhir (FNA) semua angkatan mahasiswa. Selain itu, pada point 6
saya harus me-refresh tiap2 file, pinginnya sih sekali refresh
untuk semua file.
c. c. Saya memakai office 2016, saya mencoba menyelesaikan
permasalahan saya dengan power pivot tetapi belum berhasil, belum
paham power pivot.
Terlampir file dummy FNA dan FBA.
Sekian. Terima kasih
Ari
