Dear kawan-kawan bisnis seperjuangan, Salam Sejahtera, Saya ingin menawarkan bantuan kerjasama, yaitu saya bekerja sendiri memproduksi paket software aplikasi akuntansi untuk perusahaan trading www.rumahvenus.com Seandainya kawan-kawan ingin menghasilkan uang bersama dengan menawarkan produk ini, berikut adalah sebagian dari pengenalan produk: Dengan systemFAST, Perusahaan Bapak/Ibu akan mendapatkan berbagai keuntungan seperti: 1) Sistem yang membantu pihak manajemen dapat melakukan analisa perkembangan perusahaan dari waktu ke waktukarena mendapatkan informasi yang cepat dan tepat untuk kepentingan kemajuan bisnis. 2) Memperkecil tingkat kesalahan yang terjadi dalam melakukan aktifitas sehari-hari dan tidak diperlukan lagi penginputan ganda. 3) Meningkatkan kinerja perusahaan sehingga otomatis berpengaruh terhadap hasil yang didapatkan oleh Perusahaan. 4) Sistem yang sesuai dengan kondisi bisnis di Indonesia. 5) Implementasi sistem yang efisien dan efektif dengan metode yang terbukti berhasil diterapkan pada pelanggan-pelanggan kami dan kami juga menjamin bahwa akan berhasil diterapkan di Perusahaan Bapak/Ibu. 6) Support yang dapat diandalkan untuk mendukung perkembangan perusahaan di masa datang. Pembangunan sistem komputerisasi selain sebagai peneguh citra korporasi dan sebagai bagian dari pengembangan perusahaan, perlu segera dilakukan mengingat dinamika internal maupun eksternal yang sedang dan akan terjadi. Seperti yang kita ketahui, sampai saat ini Perusahaan Bapak/Ibu belum menggunakan suatu sistem komputerisasi yang terintegrasi, sehingga beberapa hal yang krusial berikut ini menjadi fokus dari manajemen : 1. Belum dapat menghasilkan laporan keuangan (Balance Sheet, Income Statement, Cash Flow, etc) secara on-time atau tepat waktu. 2. Kontrol terhadap hasil usaha serta realisasinya juga tidak dapat dilakukan dengan mudah, seperti Piutang Outstanding. 3. Analisa dari hasil penjualan yang telah dilaksanakan berdasarkan waktu tertentu. Menyikapi hal itu, diperlukan keterlibatan pihak ketiga dalam memberikan solusi dan melakukan pembangunan sistem tersebut. Sejalan dengan perkembangan teknologi sistem informasi maka dunia usaha dituntut untuk semakin professional baik secara perusahaan maupun secara tiap-tiap individu sumber daya manusianya. Tuntutan profesional itu dapat diwujudkan dengan pihak perusahaan merencanakan investasi dalam menggunakan teknologi komputer untuk membantu pekerjaan. Dengan teknologi informasi ini diharapkan sumber daya manusia lebih berkonsentrasi pada pekerjaan yang lebih baik tanpa harus terbebani masalah-masalah yang timbul akibat administrasi data. Pada saat ini biasanya perusahaan masih menggunakan komputer hanya sebagai alat pendukung operasional untuk mencatat kegiatan sehari-hari tanpa sistem terpusat, jadi masing-masing pengguna komputer di perusahaan mempunyai informasi kegiatan operasional dengan format yang berbeda-beda. Informasi yang tercatat itu dapat menimbulkan perbedaan pencatatatan akhir, misal pada divisi keuangan dan divisi operasional. Hal itu dapat terjadi karena duplikasi data yang kemungkinan satu pelanggan seolah-olah dilaporkan melakukan lebih dari satu transaksi karena perbedaan pencatatan nama pelanggan. Atau bisa juga terjadi pencatatan berulang transaksi yang sama. Pencarian informasi status produk sangat membutuhkan waktu terutama jika informasi produk itu dipegang oleh tenaga sales yang berbeda sehingga mengakses informasi itu harus ketergantungan pada tenaga sales tertentu, selain itu bisa saja informasi yang didapat tidak up to date disebabkan ternyata produk tersebut sudah dipesan oleh pelanggan lain melalui tenaga sales yang berbeda. Sulitnya melacak pemberian diskon penjualan yang harus dicatat dan diketahui siapa yang memberi diskon, selain itu juga tidak sembarang orang dapat memberi diskon penjualan tersebut harus disesuaikan dengan tingkatan jabatan yang bersangkutan. Kejadian lain adalah pembayaran hutang bisa lebih dari satu kali untuk transaksi yang sama sehingga dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena tidak adanya pencatatan yang sistematis pada buku hutang. Pada divisi Pembelian juga tidak mudah mengatur kontrol manajemen jika masih dilakukan secara manual, sebagai contoh bisa saja terjadi pembelian barang di luar kebutuhan karena tanpa adanya kontrol pihak manajemen yang berwenang. Apalagi pada bagian gudang, akan semakin repot mengontrol pencatatan dan analisa keluar masuk barang/produk jika dilakukan secara manual, sehingga yang terjadi adalah sering menimbulkan kerugian bagi pihak perusahaan. Kontrol dan analisis hutang jika dilakukan manual bisa menimbulkan kealpaan petugas bagian Account Payable. Begitupun untuk urusan kontrol dan analisis piutang, sering terjadi penagihan piutang kepada pelanggan dilakukan berulang kali, sehingga menimbulkan ketidak-profesionalan dalam operasional dan membuat jengkel pelanggan. Begitu pula dalam menerima dan mengeluarkan cek atau giro, sering perusahaan menerima cek tapi karena tidak bisa dicatat sebagai kas/bank masuk karena belum jatuh tempo terpaksa disimpan dulu di laci meja, sehingga pada saat jatuh tempo jika kita lupa membukukannya maka data arus kas/bank masuk menjadi tidak ter-update, sehingga pelaporan keuangan kepada pihak manajemen tidak up to date. Mengenai pelaporan keuangan juga dirasakan sangat lambat oleh pihak manajemen karena data-data transaksi tidak online dan tidak terintegrasi, sehingga perlu waktu untuk mencocokkan data antar departemen, selain itu juga sering ada ketidaksamaan hasil akhir pencatatan data sehingga perlu dipertanyakan kebenaran data laporan tersebut, dan data departemen mana yang akan dipakai. Kesulitan menghasilkan pelaporan analisis perbandingan data budget dengan data transaksi. Hal ini sangat mempengaruhi pihak manajemen dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis bagi perusahaan. Dengan adanya sistem komputerisasi yang online dan terintegrasi diharapkan masalah-masalah yang sering timbul dalam keseharian karena operasional perusahaan masih manual dapat diatasi. Diharapkan tidak adanya lagi duplikasi file, sehingga semua file-file penting dapat terkontrol dalam satu mesin server, maka setiap user yang berkepentingan dapat menggunakan file tersebut dan yang lebih baik lagi setiap user dapat mengetahui update terbaru dari isi file tersebut. Jika seorang user berhalangan kerja, tetapi file tersebut diperlukan oleh user yang lain, maka user tersebut dapat mencarinya di server dan menggunakan informasi file tersebut tanpa ketergantungan akan satu user sehingga transaksi dapat berjalan lancar dan cepat ditindaklanjuti. Sistem database yang terintregrasi dan online juga diharapkan akan sangat membantu mulai dari front office sampai ke transaksi back office, sehingga dapat mendukung pekerjaan karyawan agar tercapai profesionalitas kerja. Informasi yang online, terintegrasi dan terpusat akan memudahkan semua pihak dalam mencari laporan-laporan yang dibutuhkan. Sistem database ini dapat dibagi menjadi modul-modul yang terintegrasi satu dengan lainnya, yaitu: Modul-modul pada bagian Front Office adalah untuk mencatat segala kegiatan transaksi operasional perusahaan mencakup data transaksi keluar masuk stok barang/produk di gudang yang disebut sebagai modul Inventory Control, transaksi penjualan disebut dengan Order Entry dan Point of Sales untuk pencatatan transaksi penjualan retail, pencatatan transaksi pembelian yang disebut Purchase Journal. Modul-modul pada bagian Back Office adalah untuk mencatat segala kegiatan transaksi sehari-hari perusahaan mencakup data transaksi piutang yaitu Account Receivable dan hutang atau Account Payable yang terhubung dengan database kas dan bank yang dicatat pada modul Cash & Bank serta jurnal-jurnal yang disebut juga General Ledger yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan dan analisis keuangan dan akunting. Berdasarkan hal-hal di atas kami membantu memberi solusi atas masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, kami mengusulkan beberapa langkah yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan proyek ini: · Distributed Processing Dengan feature ini diharapkan informasi bagi user akan sangat terkontrol karena user hanya menjalankan program yang merupakan job descriptionnya. · Full Integrated Among Module Pekerjaan bagi user akan semakin cepat dan akurat dengan meminimalkan kesalahan, karena user tidak perlu double entry. Sehingga informasi lebih cepat didapat. · On Line Transaction Pencatatan dan analisis akan semakin cepat dan akurat karena GL up to date dan tidak perlu double entry. · On Line Journal Jurnal secara otomatis dihasilkan dari sistem sesuai dengan setting awal. · Approval Alert Sistem secara otomatis akan mengingatkan user bahwa ada dokumen-dokumen yang perlu di-approve, walaupun user tidak masuk dalam aplikasi. · Department User Restriction Dapat mengatur user-user yang siapa saja boleh masuk ke departemen tersebut. · Approval Facility § Each Department § Hierarchy or Same Level § Replacement User Kontrol manajemen dapat diterapkan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Untuk lebih detail, tidak saya jabarkan di email ini. Dapat menghubungi saya japri atau YM dengan id messenger : rumahvenus Terima kasih, Lidwina
