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Medellín, Mayo 20 de 2006
Hola, Comunidad (es muy agradable volver a decirlo)
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Fase de Configuración:
Después de realizar adecuadamente las dos fases anteriores, se deberá realizar la fase final de Configuración que en todos los casos hará énfasis en los procesos de migración y que podrá ser tomada como base no solo para Windows 9x, sino para cualquier Sistema Operativo en el que se encuentre instalado OO.org.
En esta fase se hace especial énfasis en la configuración de de Writer y Calc, que no solo representan un poco mas del 87% de los usuarios típicos de herramientas de oficina, sino que es el área de mayor impacto en los usuarios de Microsoft Office. A continuación se hacen una serie de recomendaciones ...que en apariencia no son significativas ..., pero que en su conjunto representan un enorme paso en un proceso de cambio exitoso y adecuadamente planeado.
En su mayoría los pasos siguientes están eminentemente dirigidos a ...hacer sentir complemente cómodos y confortables ..., a los antiguos usuarios de Microsoft Office.
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Sin abrir ningún documento, del menú Archivo-Asistentes-Instalar Diccionarios-Nuevos, proceder a la instalación de las herramientas correspondientes de corrección ortográfica, separación silábica y sinónimos en su Idioma local y de manera inmediata cierre totalmente OO.org.
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Cargue el producto recién instalado y Abra un nuevo documento de texto y active en su orden (no siempre será necesario), las siguientes opciones y características.
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Del menú VER desactive la opción limites del texto, esto se hace porque los usuarios de Ms Office .. no están acostumbrados a visualizar las lineas horizontales y verticales que demarcan el texto..., y porque además puede confundir a un usuario que al cargar un documento previamente creado con Word, perciba el documento .... como des configurado... y tome acciones inmediatas de rechazo en contra del uso de OO.org.
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Del menú VER, en la opción escala, active Ancho de Pagina, pues así es como Word presenta su visualización.
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Del menú Formato-Carácter seleccione como fuente, Arial en tamaño de 10 a 12 puntos. En Colombia este es el tipo de fuente y el tamaño recomendado por Icontec, para todo la creación de documentos. En el caso de cada país, se recomienda tomar su respectiva especificación local.
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Del formulario, Formato-Pagina activar las opciones encabezado y Pie de pagina, configurando en cada caso, las dimensiones usadas en la plantilla normal.dot usada, de manera estándar en su instalación.
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Del mismo formulario Formato-Pagina-Pagina, seleccionar formato carta, definiendo las mismas márgenes y la orientación usadas en la plantilla normal.dot.
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En el menú herramientas-Opciones realizar los siguientes ajustes:
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En OpenOffice.org-Memoria de Trabajo, redefinir en las opciones cache de Imagen y Memoria por Objeto con los valores 128mb y 8mb respectivamente. Este cambio facilita grandemente la compatibilidad con documentos Word que tengan un numero considerable de imágenes y objetos OLE. En este mismo formulario reducir la opción Deshacer-cantidad de pasos a 50, este factor es especialmente critico en maquinas W9x con ram igual o menor a 64Mb. Tambien en este formulario percatarse de que la opción inicio rapido de OpenOffice.org , este desactivada.
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En Cargar/Guardar-General, área de guardar activar las opciones: Crear siempre copia de Seguridad, Guardar Información de Recuperación y optimización tamaño para formato Xml y desactivar la opción avisar si no va a guardar... . Esta ultima es muy importante en usuarios Microsoft, pues desactiva de manera permanente el molesto aviso que sale en todo proceso de guardar o Guardar como, cuando se trata de salvar cualquier documento en formato diferente al nativo ODT de OO.org.
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En Cargar/Guardar-Propiedades VBA y Cargar/Guardar-Microsoft Office, active todas las casillas presentadas pues estas opciones tiene las funciones de: aceptar sin modificar todo el código VBA que contenga el documento, protegiendo su integridad para futuras ejecuciones en ambientes Microsoft Office, además hace compatible el manejo de imágenes y objetos OLE entre documentos generados en Ms Office, actualizados/mantenidos y/o modificados con OO.org y guardados de nuevo en formatos Ms Office, para que sean posteriormente compartidos/cargados sin dificultad por usuarios Ms Office.
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En Configuración de Idioma-Idiomas, activar el idioma previamente instalado en la opción Idioma predeterminado-Occidental. Además si se quiere facilitar la creación de texto vertical tanto en documentos de texto como en hojas de calculo se deberán activar ambas opciones de Asistencia para el Idioma Mejorada.
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En OpenOffice.org Writer-Compatibilidad, estar seguro de activar las opciones No agregar espacio.... y Tenga en cuenta el estilo del..., pues son de mucha importancia en la carga y lectura integral de documentos de texto previamente creados en cualquier versión de Word.
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Si usted usa las diferentes opciones de Combinación de Correspondencia y requiere su envió automático usando los servicios de correo electrónico , active las opciones respectivas en OpenOffice.org Writer-Correo electrónico de Combinación de correspondencia. Esta es una excelente alternativa para automatizar completamente procesos periódicos de circularización de información.
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Después de realizar los pasos anteriores es de suma importancia guardar dicho documento como plantilla usando el menú Archivo-Plantillas-Guardar en área de Mis Plantillas con el nombre predeterminado (no es necesario usar este nombre), terminando con el botón Aceptar. A continuación usando el menú Archivo-Plantillas-Administrar, dar doble click en Mis Plantillas, seleccionando el nombre predeterminado o el usado en el proceso anterior y desde el botón Comandos, activar la opción Definir como plantilla predeterminada. Esta operación conservara en este documento, TODAS las opciones y definiciones realizadas en los pasos anteriores, de tal manera que cuando el usuario Abra un nuevo Documento de Texto , encontrará predefinidas de manera permanente las opciones a las que se encontraba acostumbrado ...a ver en su interacción regular con Word de Microsoft ...
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Ahora Abra una nueva hoja de calculo, y active en su orden (no siempre será necesario), las siguientes opciones y características.
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Del menú principal Formato-Celdas, seleccionar en sus respectivos formularios la fuente y tamaño usados previamente en Excel de Microsoft.
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En el menú principal formato-Pagina definir todas las opciones antes presentadas en el menú principal de Excel Archivo-Configurar pagina, haciendo esta presentación exactamente igual a las usadas previamente por el usuario.
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Después de realizar los pasos anteriores es de suma importancia guardar dicha hoja de calculo como plantilla usando el menú Archivo-Plantillas-Guardar en área de Mis Plantillas con el nombre predeterminado ( este predeterminado es diferente al creado anteriormente en Configuración de los documentos de texto), terminando con el botón Aceptar. A continuación usando el menú Archivo-Plantillas-Administrar, dar doble click en Mis Plantillas, seleccionando el nombre predeterminado o el usado en el proceso anterior y desde el botón Comandos, activar la opción Definir como plantilla predeterminada. Esta operación conservara en este documento, TODAS las opciones y definiciones realizadas en los pasos anteriores, de tal manera que cuando el usuario Abra una nueva Hoja de Calculo , encontrará predefinidas de manera permanente las opciones a las que se encontraba acostumbrado ...a ver en su interacción regular con Excel de Microsoft ...
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En el menú principal de Calc, herramientas-Opciones realizar los siguientes ajustes:
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En OpenOffice.org-General en el área de Configuración de entradas, activar las opciones extender Formato y # expandir referencias al insertar filas/columnas en los bordes. Estas opciones integraran automáticamente las filas/columnas insertadas en los extremos de cualquier área previamente definida, adicionando de manera inmediata no solo sus formatos sino sus características de color, forma, bordes, fuentes ,etc.
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En OpenOffice.org-Imprimir, activar ambas opciones en las áreas de Paginas y Hojas. Esto no solo eliminará del proceso de impresión ...todas las hojas vacías ..., sino que también imprimirá ...solo las hojas seleccionadas ..., de la misma manera que lo hace Excel de Microsoft.
Conclusión Fase de Configuración :
Este proceso también luce bastante engorroso y difícil de realizar, sin embargo su potencial y logros reales son tan importantes que realizarlo siempre redundará en beneficios supremos para procesos serios de migración. Además solo se realiza por una sola ocasión.
A partir de esta nota empezare a remitir algunos tips importantes que nuestro producto desarrolla y ejecuta de manera excelente y que en todos los casos representan funcionalidades superiores o inexistentes en cualquier versión de Microsoft Office.
Cordialmente
Luis E. Vásquez r
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