Beberapa waktu ini saya di kantor bergabung dalam tim negosiasi penawaran Scrap dan Tim Negosiasi penyelesaian penyewaan dan penyelesaian perbaikan gudang setelah selesai disewa. Dengan bergabung dengan tim negosiasi ini sangat menyenangkan untuk dapat mempelajari beberapa hal tentang cara-cara bernegosiasi.
Negosiasi adalah suatu proses atau metode antara dua orang atau dua kubu untuk mencapai perjanjian yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemen-elemen kerjasama, kompetisi atau penyelesaian sesuatu hal, atau dalam bahasa singkat saya negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan kita untuk mencapai kesepakatan.Negosiasi sesungguhnya merupakan unsur yang penting dalam menentukan tingkat suksesnya aplikasi program bagi sebuah organisasi Dalam negosiasi tahapan singkat yang kita lakukan adalah sebagai berikut 1. Perkenalan dan basa-basi lainnya, semisal apa kabar? gimana hari ini? perusahaannya makin mantap saja. 2. Menyampaikan keinginan 3. tawar-menawar (Negosiasi) 4. mencapai keputusan 5. Deal (keputusan akhir) Dan hasil dari negosiasi bisa berupa kemenangan di kedua belah pihak, ada yang untung dan ada yang rugi, atau rugi kedua pihak malah, atau negosiasi itu tidak memberikan hasil apapun. secara substansial negosiasi hampir sama pengertiannya dengan bargaining process, Dalam bargaining Process ada satu hal yang sulit dilepaskan didalamnya, yakni menyangkut Human Relationship atau hubungan antar manusia. Dalam konteks hubungan antar manusia inilah dalam negosiasi sesungguhnya membutuhkan semacam Relationship Intellegence atau kecerdasan hubungan. yang dimaksud Relationship Intellegence meniscayakan dua hal penting, yakni memiliki (1) paradigma hubungan (2) keterampilan hubungan. Paradigma hubungan yang dimaksud adalah bahwa dalam hubungan antara manusia termasuk dalam negosiasi meniscayakan adanya semangat, moralitas, dan budaya. Sementara keterampilan hubungan menyangkut keterampilan komunikasi yang meliputi keterampilan mendengarkan secara aktif, menghargai sesama negosiator, dan keterampilan memanaj gagasan. Ada beberapa persiapan dasar yang harus dilakukan dalam menjalankan negosiasi yang berhasil. Persiapan tersebut antara lain ; (1) memahami apa tujuan yang kita ingin capai (2) menguasai materi negosiasi, (3) mengetahui tujuan negosiasi, (4) menguasai keterampilan –keterampilan tehnis negosiasi yang didalamnya menyangkut keterampilan komunikasi. Dalam melakukan negosiasi yang kita harus lakukan adalah membuat strategy yang memuluskan kita mencapai yang kita ingin kan dengan cara negosiasi agar negosiasi berjalan sukses. strategi penting dalam negosiasi, (1) untuk menarik empaty sesama negosiator, seorang negosiator harus memiliki sikap saling menghargai. Jangan meremehkan antar sesama negosiator. Jika sikap saling menghargai antar negosiator terbangun maka separuh dari target negosiasi sudah tercapai. (2) untuk mensukseskan tujuan negosiasi sang negosiator harus pandai membuat komitmen untuk mengikat sasaran negosiasi. (3) untuk bisa membuat komitmen diperlukan kemampuan argumentasi (rasionalitas) yang baik. * Memilih Tim Negosiasi Kadang dalam tahap negosiasi kita memerlukan pembentukan sebuah tim negosiator, lalu apa yang perlu di perhatikan dalam pembentukan tim negosiator. Komposisi tim negosiasi sangat penting bagi keberhasilan negosiasinya. Tidaklah mudah untuk memilih dan membentuk tim negosiasi dengan pengetahuan, keterampilan, keahlian finansial dan temperamen yang tepat untuk dapat mencapai kesepakatan kontrak yang mewakili kepentingan terbaik dari semua pihak, serta sesuai dengan persyaratan dalam proyek dan kebijakan yang berlaku. Terdapat dua fase dalam Proses Diagram Perencanaan Negosiasi. Dua fase tersebut adalah: Fase I: Memilih Dan Membentuk Tim Negosiasi Fase II: Mengembangkan Rencana Negosiasi Dalam fase pertama Diagram Perencanaan Negosiasi ini, pihak-pihak yang terlibat dalam manajemen pembelian dan pemasokan harus mengerti cara untuk: 1. Memilih anggota tim negosiasi yang tepat dari berbagai anggota potensial yang memiliki keterampilan beraneka ragam. 2. Memilih aturan dasar dan tujuan untuk mendapatkan manajemen tim yang efisien dan efektif. Terdapat beberapa faktor penting untuk dipertimbangkan saat memilih tim negosiasi yang tepat: • Mengembangkan tim yang kecil atau besar • Memahami peran masing-masing anggota • Memahami keterampilan masing-masing anggota • Melibatkan manajemen senior cara bagi tim untuk meningkatkan peluang beroperasi secara efisien dan efektif adalah dengan menetapkan aturan dasar bagi tim. Para anggota tim harus sepakat untuk mematuhi aturan dasar yang berlaku, yang menuntut hal-hal sebagai berikut: • Kontribusi dan persiapan masing-masing anggota untuk pertemuan tim • Kehadiran dan keterlambatan • Membicarakan kinerja anggota tim yang tidak baik • Penugasan peran dan tanggung jawab, serta pembagian tugas kepemimpinan • Proses pembagian informasi dan pengambilan keputusan dalam pertemuan tim • Siapa yang harus hadir dalam pertemuan tim dan kerahasiaan hasil diskusi tim • Tim harus mempunyai tujuan dan objektifnya sendiri yang terpisah dari tujuan negosiasi * Tips yang harus anda ingat sebagai seorang negosiator 1.Pengetahuan Pangkal Kekuatan Pada tahap persiapan, pelajari semua yang dapat Anda lakukan pada situasi ini,pokok yang dipersoalkan, selidiki apa konsekuensi yang ditanggung pihak lawanjika mereka gagal mencapai kesepakatan. 2. Jangan pernah menganggap bahwa anda dapat menerka bagaimana suatu peristiwa akan berlangsung, atau mengira anda langsung tahu apa yang diinginkan pihak lain, atau menduga reaksi mereka. Selalu ada yang tak terduga 3. Jangan takut bertanya, agar pihak lain mengatakan "tidak" dari mulut mereka sendiri. Kalau anda bertanya, anda juga harus siap untuk memberi jawaban bila lawan bicara anda bertanya 4. Pertimbangkan Semua Kemungkinan Kita hampir selalu dalam keadaan melakukan negosiasi. Kadang-kadang kita menyadarinya, dan kadang-kadang tidak. Keuntungan selalu diraih pihak yang pertama kali menyadari pilihan-pilihan yang tersedia. 5. Berusaha Mencari Jalan Tengah. Ketika kedua pihak bersikukuh pada pendapat yang saling bertentangan, anda membutuhkan banyak waktu hanya untuk membangun suatu kesepakatan sederhana, dimana kedua pihak hanya bergeser sedikit dari pendapat mereka semula. Namun sebaliknya, jika anda berhasil mendekati jalan tengah, dimana terdapat berbagai gagasan dan pendekatan, maka ruang gerak anda menjadi lebih leluasa. Bagi seorang negosiator, ruang gerak itu merupakan yang optimal, tempat anda dapat menggali berbagai kemungkinan. 6. Tulis Rencana Anda Sebelum anda memasuki suatu negosiasi, buatlah rencana tertulis. Diskusikan dengan rekan . Lakukan penyesuaian jika situasi berubah, simpan itu dalam ingatan anda. Rencanakan untuk Menang Persiapan efektif membutuhkan informasi menyeluruh, membuat pilihan,mengembangkan pilihan. 7. Rumuskan Tujuan Jika anda tidak tahu apa yang ingin didapatkan, anda juga tidak tahu bila sasaranitu sudah berada di tangan. Jika anda tidak tahu kemana tujuan anda pergi, anda akan tidak pernah sampaipada tujuan anda 8. Mendengarkan Anda belajar dengan cara mendengarkan, bukan dengan berbicara. Anda sudah tahu apa yang akan Anda katakan; Anda tidak tahu apa yang akan anda dengar.Pengetahuan didapat dengan mendengarkan. 9. Rendah Hati Berlakulah seolah Anda menghadapi negosiator profesional yang lebih pandai dari Anda, juga ketika mereka bertindak bodoh.Jika Anda menghadapi amatir, tetap berhati-hati dan bersikap diplomatis. 10. Tetap Luwes Jangan Kaku Hindari situasi dimana Anda harus mempertahankan agar suatu tuntutan khususdipenuhi seutuhnya. Dalam keadaan yang luar biasa sekalipun, dimana Anda harus membela suatutuntutan vital yang tidak bisa ditawar, jangan kemukakan fakta tsb. Kalau lawan menyadari hal itu, mereka akan bersikeras, dan tuntutan Anda harus dibeli dengan mahal. 11. Simpan yang Terbaik Untuk yang Terakhir Delapan puluh persen konsesi yang dihasilkan dalam suatu negosiasi dicapai pada fase terakhir, bahkan sering terjadi pada batas waktu terakhir. Salah satu syarat sukses bernegosiasi adalah kemampuan berbicara, termasuk intonasi dan teknik berbicara. Intonasi suara tidak perlu sengaja dibuat tinggi supaya tampak meyakinkan. Salah-salah justru bisa membuat pihak lain merasa terintimidasi dengan ucapan Anda. Namun, jangan pula terlalu pelan, sebab bisa jadi ucapan Anda tidak dianggap serius oleh lawan bicara. Biarkan dulu kentang yang panas mendingin sebelum Anda mencoba untuk mengambilnya, negosiator terhebat bukanlah orang yang menyapu semua makanan yang ada dimeja, melainkan perunding yang berhasil mencapai misinya, dimana Kedua pihak saling berusaha untuk memahami dan bekerjasama untuk memperoleh solusi yang memuaskan dan pihak lawan tetap bersedia bertemu lain hari untuk menegosiasikan hal lain. Demikian lah tulisan ini ditulis dari berbagai sumber dan pengalaman Saya dalam menjadi tim negosiator di Kantor. Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda untuk menjadi negosiator yang handal... Salam Sukses... erwin Arianto. Bila terdapat pertanyaan, saran dan kritik dapat dikirim melalui email ke [EMAIL PROTECTED] Depok 20 Juni 2008 Erwin Arianto Baca lebih lanjut di http://erwin-arianto.blogspot.com/2008/06/menjadi-negosiator.html -- Best Regard Erwin Arianto,SE エルイン アリアント （内部監査事務局） ------------------------------------- SINCERITY, SPEED, INOVATION & INDEPENDENCY
