Betreft: Mail merge met vast 'form' document en wisselende queries
Beste Arthur,
Reginald, Cor en Jef,
Hartelijk dank voor jullie uitgebreide aandacht voor mijn problemen met
mail merges voor wisselende queries en een vast form of template
document. Inmiddels ben ik er achter dat het in dit geval vooral
draaide om de goede 'registratie' van de tabellen/databases. Toen ik
dat eenmaal gecorrigeerd had, liep het na enig zoeken allemaal.
Het bleek toen ook mogelijk om – net als in Star Office 5.2 – mail
merges te maken zónder eerst een nieuwe query aan te maken: 'gewoon'
door in het scherm met de combinatie van gegevensbron en form document
het autofilter te activeren op een tabelveld met een vooraf
gedefinieerde waarde. Dus eerst in de tabel (het prettigste natuurlijk
met gebruikmaking van een goed formulier voor die tabel) eenzelfde
speciale waarde te noteren in al die records waarvoor de mail merge
moet worden gemaakt. Het volstaat dus om in de voorbereidende fase de
veldnamen/kolomkoppen uit de integrale tabel naar het form document te
slepen.
Een hele opluchting dus!
Ik heb geen idee of anderen een soortgelijk probleem hebben
gepresenteerd. Om in voorkomende gevallen eindeloos ge-uttel te
voorkomen, zou overwogen kunnen worden om voor de help-informatie
nadrukkelijker te wijzen op essentiële voorwaarden dan nu het geval is
in het item onder de titel Çreating a form letter'. Nu wordt daarin het
registreren van een adresboek als een 'gerelateerd topic' genoemd.
Echter het goed registreren van je gegevenstabel is nu juist een
essentiële voorwaarde voor het kunnen maken van een form letter of mail
merge. Dat is wel een relatie, maar dan wel van een héél speciale soort.
Ook suggereert de huidige help-tekst dat aan de database-kant alles
draait om een adresboek, terwijl de gebruiker zijn tabel misschien
eerder typeert aan de hand van andere dan alleen of vooral de
NAW-gegevens: bijv. een tabel met gegevens om debiteuren te manen of
projectmedewerkers te informeren.
Overigens valt het me op dat in de inhoudsopgave voor de
help-informatie de term 'mail merge' niet voorkomt, terwijl dat in
kantooromgevingen waarschijnlijk nu juist dé term is om de
desbetreffende taak te omschrijven, en dus ook om instructies voor te
zoeken.
In mijn situatie gebruik ik vaak een sjabloondocument (met de koppeling
naar veldnamen uit een gegevenstabel) voor het aanmaken van een
specifiek nieuw document. Is dat document klaar qua inhoud en opmaak,
en heb ik in de gegevenstabel de gewenste records in een 'markeerveld'
een specifieke waarde meegegeven, dan gebruik ik dat 'verrijkte'
sjabloondocument voor de mail merge.
In mijn vroegere onderwijspraktijk maakte ik voor het schrijven van
handleidingen graag gebruik van het schema van M. Steehouder e.a. voor
een handelingsstructuur, enigszins geparafraseerd:
- Wat is het doel van de
handeling (omschrijving van het gewenste eindresultaat)?
- Wat zijn de voorwaarden ervoor?
- Hoe verloopt de handeling in
grote lijnen (en evt.: in detailstappen)?
- Hoe wordt de uitkomst
gecontroleerd (op onderdelen, op totaal)? Oftewel: waaraan kun je zien
of je op de goede weg bent?
Nogmaals dank, en groeten, Arnold Paalvast
[EMAIL PROTECTED]
wrote:
gebruikers Digest 31 Oct 2005 13:04:00 -0000 Issue 343
Topics (messages 3479 through 3491):
(...)
Re: Mail merge met vast 'form' document en wisselende queries
3482 by: Arthur Buijs
3483 by: Reginald RICQUIER
(...)
Arnold Paalvast wrote:
[...]
Overigens, F4 levert bij mij pas iets op
wanneer ik al een form document open heb, met een koppeling naar een
specifieke data source. Deze koppeling was tot nog toe gebaseerd op
veldnamen die ik vanuit de complete tabel had gesleept naar een form
document met de gewenste opmaak.
Dit klinkt alsof je de data source niet geregistreerd hebt.
Staat de bron van je dat in het lijstje bij Tools > Options >
OpenOffice.org Base > Databases?
Hallo Arnold,
Hierbij enkele verduidelijkingen:
- F4 werkt in alle documenten, ook een leeg document
- staat de database explorer aan? (uiterst rechtse icoon in de
databasewerkbalk eventueel aanklikken)
- staat de betreffende database in de explorer? Zoniet dien je hem eerst te
registreren via Extra - Opties - OpenOffice.org Base - Databases
- maak je database of query actief als je de wizard gebruikt
- controleer de velden met het activeren van menu Beeld - Veldnamen
- hier staat de verwijzing naar je database of de query:
databasenaam.tabelnaam.veldnaam of databasenaam.querynaam.veldnaam
- als de verwijzing naar een tabelnaam is, dan dien je die tabel te activeren.
Hetzelfde voor een query. Dus: zelfs al zijn de veldnamen in de tabel en de
query identiek, de velden verwijzen naar één ervan! Als je de verkeerde hebt
geactiveerd, dan krijg je natuurlijk lege velden. Dus als je vroeger een
tabel hebt gebruikt en thans een query wil gebruiken, dan dien je de velden
aan te passen (oude wissen, nieuwe naar je document slepen). Trouwens, als de
verwijzing in je document naar een tabel of een query is die niet actief is,
dan zijn de iconen 'Gegevens naar tekst' en 'Gegevens naar velden' grijs en
inactief!
- maar laat voor een formdocument de wizard achterwege, en gebruik gewoon
Control+P. Activeer boven in de dialoog de betrokken tabel of query, kies de
records af die je wil afdrukken (NIET naar een bestand sturen, want dit geeft
gewoon een duplicaat van je formdocument) en klik op OK. Dit lijkt dus op
hetgeen je voordien gewend was.
De wizard is voornamelijk van nut als je geen formdocument hebt aangemaakt. Je
moet er wel op letten dat je vooraleer de wizard te starten eerst de
betrokken tabel of query actief maakt.
Deze kleine uitleg helpt je wellicht verder.
Groeten,
Reginald
(...)
|
