In Harmonia Progressio Art, Science and Technology Beberapa bulan yang lalu, penulis diberi tugas sebagai Technical Project Manager yang memimpin tim proyek dalam mencari solusi untuk masalah spool locking di core banking system dari sebuah bank swasta nasional. Aplikasi core banking menghasilkan end of day report, end of month dan report-report penting lainnya. Saat ini, bank memiliki cabang konvensional sekitar 400 dan kalau digabung dengan cabang untuk mass market (pelayanan untuk usaha kecil dan menengah) maka total cabang sekitar 1200 di seluruh Indonesia. Dengan jumlah cabang sebesar itu, maka untuk End Of Day report saja, dihasilkan spool file dengan ukuran ratusan Mega Byte per harinya. Integrated Report Repository System Retention Spool file dalam sistem adalah 3 hari, setelah itu kalau ada report yang diperlukan oleh cabang, maka harus di-restore ke dalam core banking system. Terbatasnya file retention ini menyebabkan makin meningkatnya permintaan restore spool file ke help desk. Selain itu jika ada instansi pemerintah misalnya kepolisian atau kejaksaan yang ingin mencari jejak transaksi seorang nasabah dari tahun 2001 s/d 2003, maka kegiatan untuk restore spool file menjadi momok yang memusingkan. Belum lagi jika ada permintaan dari internal audit untuk penelusuran transaction history nasabah. Karena alasan di atas, maka board of director, menyetujui untuk dilaksanakannya Proyek Integrated Report Repository System. Report repository system ini dilengkapi dengan server untuk menyimpan spool file, bukan hanya dari core banking system, tetapi juga dari system ATM, credit card, trade finance dan lain-lain. Dengan Report Repository ini, user dapat mengakses report melalui satu gerbang saja, tidak seperti saat ini, harus masuk ke beberapa aplikasi terpisah untuk melihat report-report yang dihasilkan masing-masing aplikasi. Proyek ini cukup strategis, karena melibatkan berbagai aplikasi yang dipakai oleh berbagai user. Bagian-bagian yang terlibat di divisi IT juga cukup banyak, mulai dari Data Center, Subject Matter Expert, Network Solutions dan Application Support, sedangkan dari bussiness melibatkan bagian ATM, Credit Card, National Operation dan beberapa bagian penting lainnya. Stakeholder proyek ini cukup banyak. Belum lagi dari stakeholder external seperti vendor untuk server, data storage, web server dan vendor application. Proyek harus dapat diselesaikan dalam waktu 6 bulan dengan biaya yang cukup besar, sehingga perlu persetujuan dari seluruh Board Of Director. Gambuh Serat Wedhatama Sebagaimana biasa, gerak proyek begitu lambat di awal perioda. Dengan stakeholder yang beragam dan berbagai kepentingan, maka wacana yang terjadi terlalu riuh rendah, padahal waktu execution sangat singkat. Di tengah kesumpekan saat tahap initiation dan planning, penulis berlibur bersama istri dan ketiga anak yang masih SD ke Taman Mini Indonesia Indah. Salah satu anjungan yang kami kunjungi adalah Sasana Adi Rasa Samber Nyawa. Di sasana tersebut saya bertemu dengan Romo Adi Suripto, selain penanggung jawab sasana tersebut ternyata beliau adalah budayawan dan rohaniwan. Kami bercerita panjang lebar - menanyakan tugas dimana dan pekerjaan saya apa. Lalu setelah akhir pertemuan, saya meminta bekal kepada beliau, untuk saya gunakan dalam keseharian saya. Beliau menjawab bahwa beliau tidak memiliki apa-apa, tetapi karena kuat keinginan memberi bekal, maka beliau nembang macapat bernyanyi dalam bahasa jawa. Tembang tersebut berirama Gambuh dikutip dari Serat Wedhatama, yang berbunyi : Ruktine ngangkah ngukut Ngiket ngruket triloka kakukut Jagad Agung Ginulung lan Jagad Alit Den kendel kumandel kulup Mring Kilaping Alam Kono. Lalu saya bertanya apa arti tembang tersebut ? Dijawab oleh beliau Dik Jaya sekarang pulang, renungkan saja, jika Hyang Widhi menghendaki maka tirai akan terbuka. Karena penasaran dengan tembang tersebut, penulis membeli kamus Jawa Kuno karangan Zoetmulder. Dan mulai menterjemahkan satu persatu kata-kata yang ada dan merajut pemikiran dengan tertatih-tatih karena saya orang Bali. Jalan panjang untuk memahami tembang-tembang macapat, entah kenapa seakan tak terasa, akhirnya saya bisa nembang macapat dan menafsirkan tembang gambuh di atas. Paragraf selanjutnya adalah hasil penafsiran saya. Jika kita ingin mencapai gemerlapnya alam masa datang, maka diperlukan persiapan (ruktine). Persiapan pertama adalah ngangkah kutahu yang kumau mampu mendefinisikan apa yang diinginkan, lalu ngukut mencari jalan untuk mencapai apa yang diinginkan. Ngiket sosalisasi kepada pihak terkait sehingga mereka terikat dengan komitmen mencapai tujuan bersama, lalu mengusahakan dikuasainya (kakukut) tiga hal (triloka) yaitu jnana know how, wirya power atau kewenangan pengendalian dan artha sumber daya fisik. Jagad agung ginulung lan jagad alit. Ginulung berasal dari kata gulung. Kata ini saya interpretasikan menjadi kemampuan untuk menyusun suatu model atau prototype. Jagad agung network system untuk Report Repository yang akan diimplementasi ke 1200 cabang di seluruh Indonesia, tentu mengacu pada design network topology yang tertuang dalam 3 lembar kertas. Atau kalau kita ingin membuat gedung bertingkat 20, maka project team sebelum membangun secara fisik - physical creation, tentu harus dilengkapi dengan hasil mental creation yang berupa maket dilengkapi dengan detailed engineering design. Gedung fisik adalah jagad agung yang harus di-gulung atau dibuat prototype dan designnya sehingga dapat ditempatkan di atas meja agar mudah dievaluasi sebelum dieksekusi. (alit - kecil). Sebaik-baiknya planning yang dihasilkan dari kegiatan mental creation, tidak akan berguna kalau tidak ada keberanian untuk mengeksekusi. Jadi seorang pemimpin harus membangun keyakinan dan semangat seluruh stakeholder untuk mewujudkan hasil mental creation (jagad alit) untuk kesungguhan dan keberanian (kendel kumandel) menghadapi resiko kegagalan saat melaksanakan physical creation untuk menghasilkan product yang diinginkan (jagad agung). Merajut Serpihan yang Terserak Lalu saya mencoba memperluas intrepretasi tembang gambuh tersebut, dengan merajut pengertian dari setiap kata yang saya temukan lalu mengaitkannya dengan pengetahuan yang telah dimiliki. Rajutan antara pengetahuan kuno nusantara yang digali berabad yang lampau dengan ilmu modern yang terangkum dalam Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) dari Project Management Institute (PMI), adalah ide dasar dari tulisan ini. Proyek akan sukses mencapai tujuan masa datang (kilaping alam kono) kalau dipersiapkan/direncanakan dengan baik (ruktine persiapan - planning). Ada kata-kata bijak yang menyatakan gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan. Rencana proyek dalam PMBOK dituangkan dalam dokumen project plan. Agar dapat menyusun project plan yang baik, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendeskripsikan apa yang menjadi lingkup pekerjaan dan tingkat kualitas yang dikehendaki (ngangkah-apa yang dituju). Kegiatan untuk menetapkan apa yang akan dibuat dan tingkat kualitas produk yang diinginkan adalah bidang area project scope & quality management. Penyusunan daftar aktifitas, urutan, durasi yang dibutuhkan sehingga kita memiliki schedule yang berisi langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mencapai tujuan (ngukut-cara mencapai tujuan). Proses penyusunan schedule ini ada dalam lingkup project time management. Kalau di PMBOK kita mengenal resource planning, cost estimating dan budgeting, maka di Serat Wedhatama hal tersebut dicakup dalam istilah triloka yang terdiri dari jnana-know how, wirya-control dan artha-sumber daya fisik yang harus dijamin ketersediaannya saat eksekusi (kakukut terpegang - terkuasai). Project plan ditahap initiation dan planning harus dikomunikasikan untuk mendapatkan masukan dari seluruh stakeholder terkait. Selain internal team member, vendor adalah salah satu stakeholder penting yang harus diselaraskan cara kerjanya melalui langkah-langkah project procurement management yang tepat. Banyak proyek gagal akibat kesalahan dalam membangun komunikasi. Dengan komunikasi ini diharapkan stakeholder menjadi terikat dengan komitmen untuk mencapai tujuan bersama (ngiket - mengikat). Untu membangun keterikatan yang langgeng perlu disusun communication planning, information distribution yang tepat sasaran dan penyampaian progress report secara periodik (Project Communication Management). Untuk mengeksekusi proyek diperlukan keberanian untuk melangkah, karena memang sudah sifat proyek yang selalu mengandung ketidak pastian (involve uncertainty) . Untuk itulah, pengelolaan sumber daya manusia sangat diperlukan karena sukses tidaknya proyek ditentukan oleh komitmen dan kapabilitas dari team member (project human resources management) dan untuk menghadapi ketidak pastian perlu memiliki kemampuan weruh sakdurunging winarah tahu sebelum terjadi manajemen resiko. Kemampuan untuk mengidentifikasi resiko, mengkuantifikasi resiko, menghitung dan melaksanakan langkah-langkah untuk mengurangi dampak resiko (project risk management). Setelah semua itu dikalkulasi, keberanian (kendel-kumandel) untuk melangkah sangat diperlukan untuk mengatasi segala kemungkinan terjadinya resiko. Pengatahuan, ketrampilan dan alat bantu yang dimiliki, diintegrasikan dan disinergikan untuk mengeksekusi project plan. Project manager harus dilengkapi dengan pemahaman proses, kepemimpinan, kemampuan administrasi bahkan paham politik agar project dapat selesai tepat biaya, tepat mutu dan tepat waktu sehingga memuaskan project sponsor. Selain kecerdasan intelektual (Intelectual Quotient) yang diperlukan saat menetapkan project scope, time, cost dan quality, project manager juga harus memiliki kecerdasan emosi (Emotional Quotient) untuk mengelola human resource, communication, hubungan dengan pihak ketiga saat procurement, ketenangan menghadapi dan menangani risiko. Selain kedua kecerdasan tersebut, seorang project manager harus mampu mengintegrasikan seluruh kecerdasan intelektual dan emosinya pada saat mengeksekusi proyek (project integration management). Dan pada saat eksekusi segala godaan harus dihadapi dengan memiliki kecerdasan spritual (spiritual quotient) yang tinggi. Mengambil keputusan mengacu pada nilai-nilai spiritual. Jangan sampai kekuasaan yang dimiliki digunakan untuk kepentingan pribadi, mengaburkan kebenaran dengan pembenaran dan mengesampingkan profesionalisme. Yakinlah, sekuat apapun anda melawan hukum alam, anda akan kalah. Bekerjalah berdasarkan kebenaran universal yang ada di dalam ajaran setiap agama. Inharmonia progressio art, science and technology Ketika saya menjadi mahasiswa teknik informatika di ITB, saya pernah melihat moto Inharmonia Progressio Art, Science and Technology sebagai penghias baju kaos yang dibeli di Koperasi. Lima belas tahun berlalu, semboyan itu seakan tanpa makna. Saya anggap itu hanya pembagian jenis fakultas yaitu seni rupa dan design, mipa dan fakultas-fakultas terkait dengan teknologi. Bekal Romo Adi Suripto, akhirnya menguak pengertian yang tertanam begitu lama. Saya berpendapat, bahwa para pendiri ITB, tidak bermaksud untuk sekedar membagi jenis fakultas menjadi tiga, akan tetapi mereka bermaksud untuk membekali setiap alumni pemahaman tentang seni/budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi (anthoposentrik integralistik). Gabungan ketiga ilmu tersebut, merupakan senjata yang ampuh untuk menyelesaikan berbagai persoalan ketika kita terjun masyarakat. Sayang sekali, moto itu, tidak diterjemahkan di kurikulum yang ada, karena generasi pimpinan selanjutnya mungkin memiliki pemahaman yang berbeda dengan para pendiri. Slogan Inharmonia progressio di baju kaos ITB yang masih saya simpan, pertemuan dengan Romo Adi, ilmu manajemen proyek yang saya dapat di jenjang magister manjemen dan pengalaman praktis dalam bergelut dibidang teknologi informasi, merupakan jejak langkah masa lalu, untuk membuka tirai yang selama berapa tahun menyelimuti pikiran. Dengan tersingkapnya tirai kegelapan, saya bertekad untuk terus memupuk kemampuan dalam memahami budaya dan menyelaraskannya dengan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat bermanfaat bagi sesama (kari-enak tyasing sasami), seperti yang pernah dicita-citakan oleh pembuat semboyan itu. Pertemuan sangat singkat dengan Romo Adi, juga membuka wawasan saya, bahwa khazanah budaya nusantara yang dianggap kuno, seperti tembang gambuh di Serat Wedhatama, jika dikupas dengan tepat, merupakan langkah-langkah yang bisa digunakan dalam project cycle, mirip dengan Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) dari Project Management Institute. Ilmu pengetahuan dan Teknologi dari budaya luar yang masuk ke Nusantara, sepatutnya dikuasai agar memiliki kemampuan untuk bersaing. Akan tetapi hal itu, harus dikemas agar sesuai dengan sosiologi, anthropologi dan nilai-nilai kepercayaan masyarakat nusantara. PMBOK dari PMI telah diakui di USA bahkan seluruh dunia. Tapi saat digunakan di tanah Nusantara ini, perlu kita kaji ulang adakah hal-hal yang perlu disesuaikan ? Implementasi tanpa inovasi, hanya akan memperlebar kesenjangan budaya bahkan dapat menggagalkan apa yang menjadi tujuan proyek. Proyek Berikutnya Project Integrated Report Repository System memang telah selesai, sebelum pemahaman tersebut mengkristal. Segera setelah proyek itu selesai, saya terlibat dalam Science and Technology Equity Program (STEP) yang bertujuan memperkuat peserta didik dari 30 Madrasah, di bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi. Madrasah-madrasah ini tersebar di berbagai propinsi di seluruh Indonesia. Melalu proyek STEP II, madrasah terpilih diberikan bangunan laboratorium fisika, kimia, biologi, bahasa dan komputer, lengkap dengan peralatannya. Dan tugas saya adalah membantu kepala madrasah agar mampu menyusun rencana strategis dan menterjemahkannya menjadi rencana aksi yang relevan. Rupanya Sang Pemberi Hidup, memberikan kesempatan untuk menerapkan konsep pemikiran tersebut di proyek yang tepat. Rahmat ini akan saya manfaatkan sepenuhnya untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah dikuasai dan meramunya dengan pemahaman budaya. Semoga dengan konsep in-harmonia progressio art, science and technology di bidang project management ditambah dengan konsep strategic focus organisation (balanced scorecard) - tujuan STEP II untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan teknologi di lingkungan madrasah, yang outputnya harus diselesaikan dalam 3 tahun dengan biaya ratusan milyar, menghasilkan outcome seperti yang dikehendaki. Sekarang tiba saatnya saya bertapa, mudah-mudahan 3 bulan lagi, saya bisa men-sharing suka dan duka yang dihadapi, pada saat penerapan pemikiran di atas. Sehingga tulisan ini, tidak sekedar gothak, gathik, gathuk tanpa makna. Penutup Janganlah ada anggapan, bahwa rajutan kalimat ini disusun, dengan maksud menggurui rekan-rekan pembaca. Apa yang saya tulis, hanyalah bahan pemicu diskusi, barangkali dapat menyempurnakan kompetensi kita sebagai project manager. Yang saya butuhkan setelah anda membaca tulisan ini, adalah kritik dan saran terhadap alur pemikiran yang ditulis. Agar nantinya saya dapat belajar dan menyempurnakan diri. Merajut kata demi kata, lalu merangkainya menjadi pemikiran yang diwarnai oleh keselarasan budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi, ternyata hal yang cukup menantang. Adanya keyakinan kuat akan kebenaran makna slogan Inharmonia Progressio Art Science and Technology, mampu memompa semangat dan energi, untuk menerabas jalan beronak duri dalam memahami khazanah budaya jawa. Rangkaian pemikiran tentang bagaimana mencapai kemajuan selaras dengan mengintegrasikan seni/budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi untuk setiap civitas academica adalah merupakan harapan yang diinginkan oleh para pendiri ITB. Tanpa keseimbangan ketiga unsur di atas, seorang project manager sulit untuk menghasilkan produk atau jasa yang bermanfaat bagi masyarakat. Harapan saya, tulisan ini jadi pemicu, sehingga banyak rekan yang mau meluangkan waktu, menggali kembali kekayaan budaya masa lampau, menyelaraskan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modernya yang kita geluti saat ini. Akhir kata, semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari, dan mudah-mudahan dapat menjadi pemicu berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang berlandaskan budaya nusantara, untuk membangun kembali jati diri bangsa. Kelapa Gading, Februari 2006 Jaya Martha
-- www.itcenter.or.id - Komunitas Teknologi Informasi Indonesia Info, Gabung, Keluar, Mode Kirim : [EMAIL PROTECTED] :: Hapus bagian yang tidak perlu (footer, dst) saat reply! :: ## Jobs: itcenter.or.id/jobs ## Bursa: itcenter.or.id/bursa ## $$ Iklan/promosi : www.itcenter.or.id/sponsorship $$ [@@] Jaket ITCENTER tersedia di http://shop.itcenter.or.id Yahoo! Groups Links <*> To visit your group on the web, go to: http://groups.yahoo.com/group/ITCENTER/ <*> To unsubscribe from this group, send an email to: [EMAIL PROTECTED] <*> Your use of Yahoo! Groups is subject to: http://docs.yahoo.com/info/terms/
