ThinkEPI. Primeros pasos hacía la gestión de datos de investigación en las universidades: la iniciativa DAF
Daniel Torres-Salinas Abriendo los cajones de los investigadores En nuestra anterior entrega Thinkepi hablamos del Data Sharing (Torres-Salinas, 2009) ofreciendo un brevísimo estado de la cuestión sobre el asunto y apuntando la preocupación común de agencias, instituciones, investigadores y documentalistas por el destino final de los datos de investigación. Como comenta Borgman (2007) el interés de estos agentes radica en que los datos están empezando a ser valorados como un producto académico final, podríamos decir que estamos en un momento de puesta en valor de los datos científicos. Concluíamos aquel texto apuntando que quizás las bibliotecas universitarias tendrían algo que decir y, en ese punto, me gustaría retomar el tema. La custodia a cargo de las bibliotecas de los datos de investigación generados por nuestros centros es una cuestión que ya introdujo y desarrolló con acierto Martínez-Uribe (2008) del Oxford e-Research Centre; uno de los aspectos que se deduce de este trabajo es el carácter emergente de estas nuevas competencias por lo que aún son escasas las bibliotecas que se hagan cargo de las mismas. Quizás el problema de muchas de ellas sea la falta de una hoja de ruta que ayude a los bibliotecarios a afrontar o siquiera plantearse el problema; sin embargo, para todos aquellos bibliotecarios que se digan “vale los datos de mis usuarios/investigadores son importantes ¿pero por dónde empiezo?” he de animarles diciéndoles que es una duda común en la mayor parte de las bibliotecas, incluso en las más punteras. Justamente en el momento en el que nos encontramos se están lanzando las primeras propuestas, se están experimentando soluciones y se exploran metodologías para iniciar este tipo de servicios. Precisamente hace poco concluyó una iniciativa que supone ese primer paso hacía el cambio (Jones, 2008a), la Data Audit Framework (DAF). En ella no se plantean empezar a crear a repositorios de datos sino algo más fácil: ver que esconden nuestros investigadores en sus cajones y después con tranquilidad ver cómo podemos ayudarles a poner orden en los mismos. Las bibliotecas universitarias y los datos: la iniciativa DAF No voy a contar aquí en detalle el proyecto DAF ya que toda la información sobre el mismo está perfectamente organizada en su web1 pero si vamos a esbozar de que va la historia. Esta iniciativa nace de una necesitad apuntada por Liz Lyon (2007) en un informe encargado por la Information Systems Committee (JISC) (Reino Unido) y era la creación de un marco de trabajo que permitiera a las universidades conocer que datos son generados por sus departamentos y poner en marcha políticas de sensibilización y preservación de los mismos. Ante esta necesidad la misma JISC financia el proyecto DAF liderado por la Universidad de Glasgow para desarrollar dicha metodología entre 2008 y 2009 y el pasado octubre se presentó la guía final (JISC, 2009). Básicamente en sus inicios se plantearon los siguientes objetivos: • Ver donde se generan los datos, de que tipo son, como se almacenan, gestionan y comparten • Identificar problemas: pérdidas, mal uso, localizar datos en riesgo, formatos desfasados • Conocer las actitudes de los investigadores a la hora de crear y compartir datos • Sugerir mejoras para la gestión de datos Para llevar a cabo estos objetivos de partida diseñaron una auditoría que consta de cuatro pasos (Jones, 2008b): planificar la auditorita, identificar y clasificar los datos, evaluar la importancia de los datos localizados y finalmente ofrecer unas recomendaciones para implementar una gestión adecuada. Como en toda auditoría la información se obtiene directamente de gestores e investigadores a través de encuestas, entrevistas o incluso revisando los papers producidos por los centros. Para testear esta metodología se realizaron diferentes auditorías en algunas universidades (Edinburgh, Bath, Glasgow, King´s College, Southampton y Oxford) en centros muy concretos con líneas temáticas diversas (geociencias, arqueología, humanidades, etc...). Al final cada universidad presentó un informe con los resultados; en ellos se explica cómo seguir mejorando la metodología pero quizás lo más interesante son algunas de las conclusiones que se apuntan y que responden preguntas como ¿qué está pasando con los datos de los investigadores? y ¿qué podemos hacer desde la biblioteca para empezar a ayudarles? Respuesta a las preguntas y apuntes finales Cualquiera que esté un poco introducido en el mundo de la investigación sabe que ocurre con los datos pero es mejor que los bibliotecarios que han abierto esos cajones con sus auditorías nos lo cuente (Jones et al., 2008c). En primer lugar revelan que no existe una política clara entre los investigadores de cómo conservar sus datos y que éstos suelen estar dispersos por CDs, DVDs, discos duros externos, PCs (trabajo y domésticos). Esto provoca pérdidas irrecuperables y en ocasiones poner en marcha investigaciones paralelas para localizarlos, identificar la última versión o encontrar a la persona responsable (que a veces ya no trabaja ni en el mismo centro). Además los investigadores no utilizan ninguna convención para denominar a sus archivos, ni crean catálogos de las colecciones de datos y por supuesto tampoco tienen en cuenta su preservación a largo plazo y aunque algunos se lo plantean no tienen las herramientas y conocimientos para atajar el problema. Se puede decir que en la actualidad los investigadores gestionan sus datos de forma casera y fragmentada y los informes de la DAF plantean algunas acciones básicas; la primera implementar políticas institucionales para la creación y conservación de datos y acompañar éstas de guías para favorecer buenas prácticas. Éstas versarían sobre cómo gestionar las diferentes tipologías de datos, como realizar copias a largo plazo o como crear planes de gestión de datos; en fin toda una serie de cuestiones que están bien ejemplificadas en la guía realizada por la Australian National University (ANU, 2008) dentro de su programa de alfabetización informacional y que nos da una idea bastante clara de por donde van los tiros. Otra opción que se propone es formar a los nuevos investigadores en técnicas de gestión de datos, es decir crear pequeños bibliotecarios amateur. Todo esto no es sino el paso inicial hacía la creación de repositorios institucionales, no necesariamente abiertos, para la conservación de los datos de nuestros investigadores. Está claro que esta auditoría, de muy bajo coste para las bibliotecas porque no requiere personal especializado, está aún en un estado muy embrionario pero hemos querido compartirla porque nos parece muy ilustrativa y bastante realista de ese primer paso hacia la custodia de los datos por parte de las bibliotecas. Y efectivamente después llegarán los repositorios y familiarizarnos más profundamente con términos como e-ciencia o e-infraestructuras pero primero hay que conocer que ocurre en los despachos de nuestros centros y aprovechar la oportunidad de participar más activamente en los problemas diarios de los investigadores. Además, justamente ahora que se quiere y se busca la excelencia, hay que ser consciente de que junto a una investigación de excelencia debe fomentarse también una gestión de los datos excelencia que permita su acceso óptimo y garanticen su reutilización futura. Creemos que la iniciativa DAF es un buen ejemplo a imitar en la universidad española. Referencias: ANU. Data management manual: managing digital research data at the Australian National University. 2008. Disponible en: http://ilp.anu.edu.au/dm/ANU_DM_Manual_v1.03.pdf Borgman, Christine L. Scholarship in the digital age: information, infrastructure, and the Internet. Cambridge, Mass: MIT Press, 2007 JISC. Data Assest Framework: Implementation guide. 2009. Disponible en: http://www.data-audit.eu/docs/DAF_Implementation_Guide.pdf Jones, Sarah. “The Data Audit Framework: A first step in the data managment challenge”. The International Journal of Data Curation, 2008, v. 2, n. 3, 112-120. Jones, Sarah; Ross Seamus y Raivo Ruusalepp. The Data Audit Framework: a toolkit to identify research assets and improve data management in research led institutions. 2008a. Disponible en: http://eprints.gla.ac.uk/6240/ Jones, Sarah; Ekmekcioglu, Cuna; Ball, Alex y Grace, Stephen. Data Audit Framework lessons learned. 2008b. Disponible en: http://www.data-audit.eu/docs/DAF_lessons_learned.pdf Lyon, Liz. Dealing with data: Roles, rights, responsibilities and relationships consultancy Report. 2007. Disponible en: http://www.jisc.ac.uk/media/documents/programmes/digitalrepositories/dealing_with_data_report-final.pdf Martínez-Uribe, Luis; Macdonald, Stuart. “Un nuevo cometido para los bibliotecarios académicos: data curation”. El profesional de la información, 2008, v. 17, n. 3, mayo-junio, pp. 273-280. Torres-Salinas, Daniel. Compartir datos (data sharing) en ciencia: el contexto de una oportunidad. 2009. Disponible en: http://www.thinkepi.net/compartir-datos-data-sharing-en-ciencia-el-contexto-de-una-oportunidad Enlaces: 1. http://www.data-audit.eu/index.html Daniel Torres-Salinas CIMA, Grupo Ec3, Universidad de Navarra Miembro del grupo ThinkEPI [email protected] ---------------------------------------------------- Los archivos de IWETEL pueden ser consultados en: http://listserv.rediris.es/archives/iwetel.html ----------------------------------------------------
