Pentingnya Komunikasi dalam Permintaan Dana Sumbangan tulisan bagi budaya pengajuan permohonan Gunda Sauerbrey Referentin Information und Dokumentation Bundesverband Deutscher Stiftungen - Bonn
Naiknya pamor yayasan penyandang dana di Jerman terjadi sejalan dengan pesatnya pendirian yayasan-yayasan baru. Dibandingkan tahun 1989, saat ini jumlah pendirian yayasan baru naik hampir dua kali lipat (sekitar 300 yayasan baru per tahun). Hal ini memacu pula tumbuhnya kerjasama diantara yayasan-yayasan tersebut dengan para pemohon: suatu budaya pengajuan permohonan yang mengutamakan tanggung jawab bersama dan prinsip keadilan untuk memenuhi kebutuhan kedua belah pihak. Tangung jawab bersama Pada dasarnya peran dan bantuan masyarakat cukup penting dalam menunjang kegiatan yang dilakukan oleh yayasan pemrakarsa. Kerjasama yang baik diantara kedua belah pihak tentu saja amat diharapkan demi tercapainya penyelesaian optimal masalah yang dihadapi. Untuk itu diperlukan pemahaman terhadap cakupan kegiatan, usaha-usaha dan kemungkinan yang dimiliki masing-masing pihak. Proses pemahaman ini tidak saja merupakan dasar tercapainya kerjasama yang sukses dan intensif, melainkan juga sebagai prasyarat untuk bersama-sama memikul tanggung jawab sosial. Tahap 1: Konsep Mengingat banyaknya jumlah yayasan penyandang dana dan naiknya jumlah permohonan pendanaan dengan berbagai kemungkinan cara pembiayaannya, maka proses pencarian mitra kerjasama untuk mendukung suatu proyek yang direncanakan menjadi tidak mudah dilakukan. Persyaratan utama yang harus dipersiapkan untuk menjamin suksesnya kerjasama adalah pendefinisian tujuan proyek dan penjabaran perencanaannya secara jelas. Berdasarkan konsep proyek yang sudah pasti tadi, proses pencarian mitra kerjasama (dhi. yayasan penyandang dana) dapat dimulai. Tahap 2: Proses pencarian mitra kerjasama (yayasan penyandang dana) Setelah menyelesaikan pembuatan konsep suatu proyek, maka yang pertama kali perlu dilakukan adalah mencari yayasan-yayasan calon penyandang dana, kemudian menilai/meneliti yayasan-yayasan tersebut dan akhirnya mengajukan permohonan bantuan dana ke yayasan yang dituju. Sebelum permohonan diajukan, penting untuk terlebih dahulu mengetahui/mengenali kegiatan dan ruang lingkup yayasan yang dimaksud. Sebagai pegangan, disarankan untuk melihat buku Verzeichnis der Deutschen Stiftungen 2000 (Daftar Yayasan peyandang dana di Jerman tahun 2000) yang diterbitkan oleh Bundesverband Deutscher Stiftungen. Beberapa hal yang patut diperhatikan dalam menilai yayasan-yayasan tersebut adalah: Jika disebutkan bahwa lingkup yayasan terbatas untuk regional saja, maka yayasan tersebut hanya akan memberikan bantuan pendanaan untuk proyek-proyek regional disekitar tempat kedudukannya. Misalnya, permohonan bantuan pembiayaan yang diajukan kepada suatu yayasan yang berkedudukan di Hamburg untuk proyek yang terdapat di daerah Niedersachsen akan sia-sia karena tidak akan diperhatikan oleh yayasan tersebut. Dibawah rubrik Verwirklichung (Pelaksanaan) biasanya tercantum istilah "sponsor" (fördernd) dan atau "operatif" (operativ). Suatu yayasan sponsor (fördernde Stiftung) dapat memberikan bantuan finansial kepada pihak ketiga (pemohon), sedangkan yayasan operatif (operative Stiftung) hanya menyediakan dananya untuk pembiayaan proyeknya sendiri. Yayasan-yayasan yang mencantumkan baik "sponsor" maupun "operatif" sebagai cirinya, bersifat fleksibel, artinya selain mendanai proyeknya sendiri yayasan tersebut juga bisa memberikan bantuan dana kepada pihak lain. Jika suatu yayasan mencantumkan petunjuk tambahan "tidak melayani pengajuan permohonan" (keine Antragsmöglichkeit), disarankan untuk segera mencoret nama yayasan tsb. dari daftar. Hal lain yang juga penting diperhatikan adalah informasi mengenai kondisi keuangan yayasan untuk memberi gambaran kemampuan yayasan tersebut mendanai suatu proyek kegiatan. Berdasarkan besarnya proyek, perlu ditentukan jumlah yayasan yang berpotensi untuk diajak bekerjasama. Perlu diteliti dengan cermat yayasan mana sajakah - berdasarkan tujuan dan penghasilan tahunan - yang sesuai dengan tujuan proyek. Setelah diperoleh daftar yayasan terpilih, disarankan untuk menghubungi secara langsung - baik melalui surat ataupun lisan/telepon - masing-masing yayasan guna memperoleh informasi mengenai kegiatan utama yang sedang dikerjakan. Tidak jarang suatu yayasan hanya melakukan satu macam kegiatan utama saja dalam kurun waktu tertentu. Tahap 3: Pengajuan lamaran Seringkali yayasan-yayasan yang besar mensyaratkan formalitas tertentu untuk pengajuan permohonan pendanaan. Hal tersebut hendaknya diperhatikan dan informasi yang diperlukan sedapat mungkin dipersiapkan dengan baik. Informasi yang sebaiknya tercakup dalam proposal permohonan bantuan adalah sbb.: Tema proyek ditulis dengan jelas dan menjadi judul dokumen. Tema proyek sebaiknya berkaitan dengan hal yang kongkrit dan profesional serta dapat dijelaskan dengan baik dalam maksimal dua subjudul. Uraian singkat dan padat mengenai proyek yang akan dikerjakan. Merupakan ringkasan umum dari beberapa hal penting seperti garis besar lingkup permasalahan, kebutuhan yang ada dan saran-saran penanggulangannya. Bagian ini terutama harus bisa menimbulkan rasa keingin tahuan dan minat para pembaca. Uraian proyek secara rinci. Uraian proyek ini terutama berisi aspek-aspek penting yang dituliskan secara ringkas dan padat. Pembahasan yang panjang lebar sedapat mungkin dihindari mengingat ketiadaan waktu untuk membacanya. Bagi yayasan yang tidak memiliki tenaga administrasi dan perlengkapan memadai, faktor waktu ini perlu mendapat perhatian khusus. Penentuan tujuan atau kelompok tujuan. Bagian amat penting suatu proposal adalah penjelasan mengenai tujuan dari proyek yang akan dikerjakan. Dalam hal ini perlu ditonjolkan kegunaan proyek tersebut untuk umum. Berkaitan dengan itu maka keberhasilan suatu proyek menjadi penting, yang dapat dijelaskan melalui penjabaran rinci hasil-hasil proyek yang diharapkan dan akibat yang ditimbulkannya. Metodik dan Cara. Dibagian ini dituliskan bagaimana cara untuk mencapai tujuan diatas dan apa alasan yang mendasari digunakannya metodologi tertentu serta hasil akhir yang diinginkan. Rancangan biaya dan sumber pembiayaan. Perencanaan yang rinci mengenai biaya dan sumber pembiayaannya mutlak diperlukan. Biaya hendaknya dijabarkan dalam biaya total proyek dan biaya per pos kegiatan. Demikian pula halnya dengan sumber pembiayaan, hendaknya dicantumkan berasal dari mana: modal sendiri, bantuan pihak ketiga, bantuan pemerintah dsb. Tidak lupa dituliskan juga jumlah biaya yang diminta dari yayasan dimaksud. Untuk proyek-proyek yang berkelanjutan (berjangka waktu lama) disebutkan pula sumber-sumber pembiayaan lanjutan yang sudah direncanakan. Penjadwalan. Berkaitan dengan rencana biaya dan keuangan perlu dijelaskan pula lamanya proyek dan tahapan penyelesaiannya. Adakah jadwal kemajuan pekerjaan untuk jangka pendek, menengah dan jangka panjang?. Kapan harus dilakukan transfer dana?. Pertanyaan semacam itu hanya bisa dijawab dengan perhitungan waktu yang teliti. Keterangan mengenai penanggung jawab proyek. Meliputi Nama, Pekerjaan/Tugas, Alamat, Nomor telepon dan fax untuk memudahkan hubungan. Selain itu juga dianjurkan untuk mencantumkan informasi mengenai intitusi atau organisasi terkait : Nama, Tempat kedudukan, Ruang lingkup, Tahun didirikannya, Tugas dan Tujuan serta informasi lain yang penting. Penting diingat bahwa yayasan penyandang dana perlu mempunyai gambaran yang menyeluruh dari si pemohon, demikian pula kewenangan dan kualifikasinya untuk merealisir proyek yang diajukannya. Informasi tambahan dan tawaran untuk berdiskusi. Salah satu kunci keberhasilan kerjasama adalah adanya keterlibatan secara pribadi. Untuk itu kesediaan melakukan pembicaraan atau diskusi bagi kedua belah pihak akan sangat membantu. Hal ini mengisyaratkan adanya minat dan kejujuran untuk bekerjasama dengan yayasan dimaksud. Pembicaraan antara kedua belah pihak tersebut memungkinkan pula penyampaian dokumen penting lain yang diperlukan. Beberapa saran diatas dapat kiranya menjadi pedoman untuk menyusun pengajuan permohonan dan mengawali kerjasama diantara anda dan yayasan penyandang dana. REKOMENDASI MILIS: http://groups.yahoo.com/group/hatihatilah http://groups.yahoo.com/group/relasimania http://groups.yahoo.com/group/ebookmaniak http://groups.yahoo.com/group/agromania http://groups.yahoo.com/group/katasibijak http://groups.yahoo.com/group/agromania http://groups.yahoo.com/group/indogitar http://groups.yahoo.com/group/sukasukamu http://groups.yahoo.com/group/indowanted Yahoo! Groups Links <*> To visit your group on the web, go to: http://groups.yahoo.com/group/relasimania/ <*> To unsubscribe from this group, send an email to: [EMAIL PROTECTED] <*> Your use of Yahoo! Groups is subject to: http://docs.yahoo.com/info/terms/
