Como criar um Plano de Comunicação Eficiente
Muitos Gestores e Gerentes acreditam que uma comunicação eficiente está relacionada ao fato de enviarmos TODAS as informações de um projeto ou trabalho executado para TODOS os participantes envolvidos.(StakeHolders).Já sabemos que issonão é uma boa prática! Quandorealizamos este tipo de comunição excessivae sem critérios de distribuição,acabamos trazendo alguns efeitos colaterais negativos para o projeto, como a banalização dar informações por parte da equipe, uma vez que o volume torna quase impossível a análise completa dos dados, e também não podemos desconsiderar o TEMPO, e como consequência direta, o CUSTO, para a equipe inteira gerir toda essa informação. Abaixoseguem algumas dicas de como Planejar melhor a Comunicação nos seus projetos 1 - Identifique todos os participantes (StakeHolders) e os classifique em grupos de comunicação. Por exemplo: Um grupo de participantes que estará envolvido com o Gerenciamento de Aquisições (compras) deverá receber os relatórios dos fornecedores, o grupo financeiro da empresa irá receber os relatórios com os índices de performance. 2 - Identifique o melhor CANAL de Comunicação para atingir o seu público. Devemos planejar o melhor canal de comunicação para atingirmos as pessoas do projeto, de acordo com o interesse de cada parte interessada. Entre os principais canais de comunicações, podemos citar, Emails, Memorandos, Reuniões presenciais, Video Conferências, etc. É responsabilidade e dever do Gerente de Projetos de identificar a melhor forma de se comunicar com cada participante do projeto. 3- Determine a Frequência do envio das informações Cada grupo de participantes, assim como os tipos de relatórios e documentos deverão ser apresentados com uma frequência regular durante todo o projeto. Cabe ao gerente de projetos, determinar estaperiodicidade de acordo com os interesses e envolvimento das partes interessadas. 4 - Crie o Plano de Comunicações do seu Projeto Crie um documento com seu planejamento para que ele seja usado como guia da comunicação durante todo o seu projeto. Durante o projeto, o GP fica encarregado de validar se o plano está sendo efetivo e se ajustes são necessários. Tópicos sugeridos no documento: 1 - Participantes do projeto e seus respectivos Grupos de Comunicação 2 - Quais informações e relatórioscada Grupo irá receber 3 - A Frequência das comunicações (diárias, semanal, mensal) 4 - O canal por onde as informações serão enviadas. (Email, reuniões, conf calls) Com um bom plano de comunicações estabelecido, o gerente de projetos conseguirá envolver mais os participantes, aumentando portanto a Probabilidade de Sucesso do trabalho como um todo. 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