10 saran bersopan-santun dalam mengirim dan menerima e-mail
Tiap hari kita mungkin menerima e-mail, entah itu berasal dari
seseorang yang kita kenal atau mungkin dari seseorang yang sama sekali
tidak kita kenal.
Dan tidak luput pula e-mail ini menjadi fasilitas bagi para tukang
spam untuk mengirimkan secara rutin e-mail sampah setiap harinya.
Untuk menerima dan mengirim e-mail ternyata ada 'sopan-santunnya',
sopan-santun ini bertujuan agar kita maupun orang lain merasa nyaman
ketika mengirim dan menerima e-mail dari seseorang. Seperti apakah
sopan-santunnya?
Berikut adalah 10 saran bersopan-santun dalam mengirimkan dan menerima e-mail
yang dikutip dari situs forum myquran:
1. Benahi susunan email "forwards" anda.
Bila anda ingin
memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan
sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti
tanda ">" dsb.
2. Gantilah "Subject" atau Judul email bila topik pembicaraan anda berubah.
Seringkali
setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah
dari aslinya, namun "subject" atau judul email belum juga diganti. Akan
jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "subject"
disesuaikan dan dapat
mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email
secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang
membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan
hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu
dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor
atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan
segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan
ketiban
sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat
orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja
dengan menekan tombol "delete".
5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email
mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin
satu-sama- lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon
copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui.
Bila
anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa
mempertimbang - kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain
karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja
melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka
menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded
email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf
besar (tombol "Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan.
Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak
baik, atau tidak sopan sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu
email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita
marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi
yang kuat, kemudian menulis balasan dengan
emosional
pula, maka sebaiknya jangan keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah
dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang.
Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email
tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply".
Ketahuilah, orang tidak
hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda
dengan segera. Masih banyak orang yg men-cek email mereka seminggu
sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap
lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan
kepada siapa kita mem-forwardkan suatu
email.
Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan.
Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap
lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat
sensitif dan serius!!
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovich) On
Eagle's Wings
taken from www.erakomputer.com
New Email names for you!
Get the Email name you've always wanted on the new @ymail and @rocketmail.
Hurry before someone else does!
http://mail.promotions.yahoo.com/newdomains/aa/
