Cette étude citée par Developpez.com est intéressante comme point de
départ car elle est dans l'air du temps technologique (télématique).
Un débat sur le multimatique (chacun centre de son réseau partagé),
le perférentaire (passer d'une culture de l'envoi, à une culture de
la réception), le mnème virtuel (la manière dont on veut être perçu
par le mnemware de l'entreprise), le développement fonctionnel
(possibilité de codéveloppement arallèle), l'économie personnelle
(pas de loi sur le télétravail et sa compensation, ni sur la libre
contribution), les services étendus (mon dada de la néguentropie de
l'en-éseau), l'anoptique d'Olivier Auber, etc. sont d'autres aspect
de la sociologie humanumérique qui met bien du temps à percer.
Le Taulier
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Communication asynchrone : la vraie raison pour laquelle les
travailleurs sont plus productifs,
Qu'ils soient télétravailleurs ou non, selon un rapport
Le 24 octobre 2019 à 20:11, par Stan Adkens8 commentaires
Que votre équipe ait adopté le travail sur site pour profiter de
certains avantages comme une forte intégration physique des salariés
au groupe, ou que vous ayez opté pour le télétravail pour plus de
flexibilité des ressources humaines ou pour éviter les distractions
du bureau nécessaire pour les tâches comme l'écriture de code , un
facteur important de la productivité des équipes serait la forme de
communication adoptée. Selon un rapport de Amir Salihefendic, CEO de
Doist, une entreprise qui crée des applications de productivité pour
permettre aux équipes d'organiser leur travail, la communication
asynchrone est un facteur plus important dans la productivité de
l'équipe, que votre équipe soit composée des télétravailleurs ou non.
Selon le rapport, de nombreuses études sur le travail à distance ont
déjà démontré que les télétravailleurs sont plus productifs que leurs
homologues qui sont obligés de se rendre au bureau pour travailler.
En effet, travailler à distance permet, entre autres, de gagner du
temps en évitant les déplacements quotidiens pour se rendre sur le
site du travail. Le télétravail permet également d'avoir le contrôle
de ses journées de travail, d'avoir du temps à consacrer à sa
famille, ses amis et ses passe-temps. Mais, ces avantages ne sont pas
seulement le fait de « l'indépendance géographique, mais plutôt le
corollaire d'une communication asynchrone donnant aux employés le
contrôle sur le moment où ils communiquent avec leurs collègues de
travail », lit-on dans le rapport.
Selon M. Salihefendic, bien que le travail à distance soit l'avenir,
la communication asynchrone est un facteur encore plus important dans
la productivité de l'équipe, que l'équipe soit à distance ou non.
Parce que, « non seulement la communication asynchrone produit les
meilleurs résultats de travail, mais elle permet aussi aux gens
d'accomplir un travail plus significatif et de vivre une vie plus
libre et plus épanouie ».
La communication asynchrone consiste à envoyer un message sans
attendre une réponse immédiate. Elle permet à celui qui reçoit le
message de l'ouvrir plus tard afin d'y répondre. On peut citer en
exemple le courrier, les e-mails, les SMS. En revanche, la
communication synchrone, c'est lorsque le destinataire reçoit un
message, traite l'information et répond immédiatement. Le
destinataire reçoit l'information au fur et à mesure que l'expéditeur
l'envoie, et il doit y répondre en temps réel. C'est le cas avec les
échanges au téléphone, les chats, les visioconférences, ou les réunions.
Selon le rapport, les formes numériques de communication, comme les
e-mails ou la messagerie instantanée collaborative comme Slack,
peuvent aussi être synchrones dans la mesure où après avoir reçu la
notification d'un message, on peut le lire immédiatement et y
répondre en temps quasi réel. Une étude réalisée en 2015 par Yahoo
Labs a révélé que le temps de réponse par courriel le plus courant
n'était que de 2 minutes, a rapporté l'article. Pour faire ressortir
la nécessité de la communication asynchrone, l'article met aussi en
évidence les inconvénients de la communication en temps réel.
Les inconvénients de la communication synchrone au sein des équipes
Selon l'article « Collaborative Overload » du Harvard Business Review
rapporté par M. Salihefendic dans son rapport, le temps consacré par
les employés à la collaboration a augmenté de 50 % au cours des deux
dernières décennies. Selon les chercheurs d'Harvard, pendant ces
dernières années, il n'était pas rare que les travailleurs passent 80
% de leurs journées de travail à communiquer avec leurs collègues
sous forme de courriels, de réunions et plus récemment sous forme
d'applications de messagerie instantanée.
Ce qui signifie que le travailleur doit organiser sa journée de
travail autour de plusieurs réunions le temps entre deux réunions
étant passé à faire son travail de façon distraite, avec un il sur
le courriel et la messagerie collaborative de l'équipe , tout en
n'oubliant pas que la communication du travail s'étend souvent hors
du lieu physique de travail et des heures normales de travail, a
mentionné le rapport. Selon un employé de bureau cité par le rapport,
«Je me levais, éteignais l'alarme et vérifiais Tinder. Maintenant je
me lève et vérifie Slack ».
Selon le rapport, si de précédentes études ont montré que les
employés sont toujours plus productifs lorsqu'ils travaillent à
l'extérieur du bureau, c'est que quelque chose ne marche pas dans les
environnements de travail de bureau avec des méthodes de travail
hautement synchrones. En effet, la communication en temps réel épuise
les ressources mentales des employés et rend généralement plus
difficile la réalisation de progrès significatifs au travail, d'après
le rapport. Voici, ci-dessous, quelques principaux problèmes liés à
une culture synchrone, selon le rapport :
La communication synchrone entraîne des interruptions constantes qui
détournent l'attention des travailleurs en rendant plus difficile
l'accomplissement de progrès significatifs dans leur travail. Ce qui
nuit aux activités qui exigent de la concentration comme l'écriture
de code, la conception, la rédaction, etc. La culture synchrone donne
la priorité à la connexion plutôt qu'à la productivité. En effet,
pour ne pas rater des décisions et des discussions cruciales, les
gens essaient d'être toujours en ligne et de participer à autant de
réunions que possible, ce qui nuit à leur bien-être et à leur
productivité, d'après le rapport.
Un autre problème lié à la communication en temps réel est le stress.
Les salariés passant leurs journées de travail à répondre aux
demandes de façon réactive plutôt qu'à établir leurs propres horaires
de façon proactive. Selon une étude que l'article a citée, les gens
compensent le temps perdu à cause des interruptions de travail en
tentant de travailler plus rapidement, ce qui entraîne « plus de
stress, plus de frustration, plus de pression et plus d'efforts ».
Aussi, lorsque les salariés doivent réagir en temps réel, ils n'ont
pas le temps de réfléchir en profondeur aux questions clés afin de
fournir des réponses réfléchies, ce qui conduit à des discussions de
moindre qualité et à des solutions sous-optimales, d'après le rapport.
La communication asynchrone, facteur de plus de productivité de l'équipe
Selon le rapport, la plupart des gens acceptent les distractions et
les interruptions comme faisant partie intégrante de leurs activités,
mais certaines entreprises comme Doist, Gitlab, Zapier, Automattic
et Buffer adoptent une approche plus asynchrone de la
collaboration. Rappelons que Amir Salihefendic a écrit son article en
se basant sur l'expérience de sa propre entreprise à distance Doist.
Voici ci-dessous quelques avantages de la communication asynchrone
que le rapport mentionne :
Dans une culture asynchrone, où on n'est pas obligé de communiquer en
temps réel, les employés ont un contrôle presque total sur la façon
dont ils structurent leur journée de travail en fonction de leur mode
de vie et de leurs responsabilités. Cela les rend heureux et plus
productifs, selon le rapport. Parce que les gens ont plus de temps
pour lire les informations reçues, réfléchir au problème évoqué ou à
une idée en particulier avant de fournir des réponses plus
réfléchies, la communication est de haute qualité par opposition aux
réactions spontanées.
Dans la communication asynchrone, les travailleurs apprennent à mieux
planifier leur charge de travail et leur collaboration afin de donner
suffisamment de temps à leurs collègues pour voir et répondre à leurs
demandes. Ce qui entraîne des collaborations moins stressantes, et
par conséquent, un travail de meilleure qualité. Parce que les
employés n'ont pas besoin de rester au courant de chaque message au
fur et à mesure qu'il arrive, ils peuvent consacrer de gros blocs de
temps ininterrompus pour faire les tâches qui exigent de la
concentration. Aussi, comme la plupart des communications se font par
écrit, les discussions clés et les informations importantes sont
documentées automatiquement dans une plus grande transparence.
Doist : liens vers les fils de Twist pertinents du mois de septembre 2019
Selon le rapport, la culture asynchrone a permis à Doist de garder la
plupart des travailleurs embauchés au cours des cinq dernières
années. « Notre taux de rétention des employés est de plus de 90 % -
beaucoup plus élevé que celui de l'ensemble de l'industrie de la
technologie », lit-on. Selon le rapport, même Google, avec tous ses
avantages offerts aux travailleurs, a une durée moyenne de rétention
de seulement 1,1 an. D'où, selon le rapport, « la liberté de
travailler de n'importe où et à n'importe quel moment bat les
avantages d'une vanité amusante n'importe quand, et cela coûte 0 $ à
notre entreprise ».
Cependant, d'après le CEO de Doist, il ne faut pas abandonner
définitivement la communication synchrone, car il est difficile
d'établir des rapports et des relations personnelles avec seulement
une communication écrite. À titre d'exemple, Doist expérimente des
lieux de rencontre avec des équipes occasionnelles via l'application
Zoom où des personnes de différentes équipes peuvent se réunir pour
discuter de sujets non professionnels. Toutefois, la communication
synchrone devrait être l'exception et non la règle, selon Salihefendic.
70 % des communications au sein de Doist sont asynchrones, en
utilisant Twist, Github, Paper, tandis que 25 % des communications
sont synchrones, en utilisant des outils comme Zoom, Appear.in, ou
Google Meet. 5 % des communications sont consacrées aux réunions
physiques, par exemple, des retraites annuelles d'entreprise ou
d'équipe. Ci-dessous, la Pyramide de communication d'équipe à
distance de Doist.
Comment passer de la communication synchrone à la communication asynchrone ?
Selon une étude Upwork Study de 2018, le travail à distance entre de
plus en plus dans les normes, mais les entreprises manquent de
politique pour bien l'encadrer. En effet, 63 % des entreprises
américaines ont maintenant des travailleurs à distance et pourtant
plus de la moitié (57 %) ne disposent pas de politique pour le
travail à domicile.
Selon le rapport de Salihefendic, le passage de la culture synchrone
à la culture asynchrone nécessite du temps et un changement profond
dans les outils, les processus, les habitudes et la culture. Entre
autres mesures concrètes à adopter que le rapport recommande, nous
avons la « surcommunication », autrement dit, lorsque vous envoyez un
message, incluez autant d'informations que possible (par exemple, des
captures d'écran), afin d'être plus explicite. Il faudra préciser
clairement, non seulement, ce que vous attendez des personnes avec
qui vous collaborez, mais également, la date limite pour une
éventuelle réponse à votre demande.
Le rapport recommande également de commencer un fil de discussion ou
un document avant les réunions, au cours duquel il faudra partager
toutes les informations pertinentes et discuter des questions clés
avant la réunion, de sorte que chacun puisse venir avec une
compréhension complète du sujet à traiter. Aussi, il faudra
documenter les discussions et les résultats après la réunion, pour
que les personnes qui n'étaient pas présentes puissent trouver cette
information.
Pour passer à la culture asynchrone, les chefs d'équipe devront,
entre autres, promouvoir l'écriture et la communication comme
compétences de base à maîtriser. Selon le rapport, cela réduira les
échanges superficiels et aidera les gens à aller au cur des choses
plus rapidement.
Source : Doist https://doist.com/blog/asynchronous-communication/
Et vous ? Qu'en pensez-vous ?
pboulanger
l'openspace est aussi une source de baisse de productivité:
dans l'openspace tout le monde voit tout le monde et donc on peut
t'interrompre plus facilement
le bruit empêche la bonne concentration notamment avec les
irrespectueux qui font des réunions dans l'openspace
De chez moi, en plus du confort qui est indéniable, j'ai des
ressources supplémentaires:
un espace plus grand, une table plus grande pour poser livre ouvert,
brouillons, etc..
une bibliothèque bien fournie (inaccessible sur mon lieu de travail)
moins de blocages pour les accès internet: au travail quand je fais
une requête pour trouver de l'information, certains sites sont bloqués
[]walfrat
Je pense aussi que cela dépend beaucoup des personnes.
Personnellement, je suis certain que sur un terme moyen/long je
serais moins productif en télétravail.
En outre il faut aussi opposer le travail sur place atteint de
réunionite aigüe improductive et un travail sur place bien organiser
et efficace.
matthius
N'est-ce pas plutôt avoir le temps de réfléchir et de rêver ?
Fab le Fou
Moi qui pensais que l'e-mail était le mal absolu :-)
Tout à fait d'accord avec cet article même si c'est une histoire d'équilibre.
Les réunions sont utiles pour permettre de faire le point, prendre
des décisions en commun... quand cela est nécessaire.
Mais le reste du temps, pouvoir maîtriser son temps de travail est
important pour être productif et donc toutes les interruptions
intempestives (messageries, téléphones...) pénalisantes.
Par contre, cela n'est pas forcément lié au télétravail.
On peut très bien travailler chez soi et être distrait régulièrement,
si les autres personnes ont pris l'habitude d'utiliser des
messageries instantanées pour communiquer.
L'e-mail peut être problématique si on est censé y répondre dans les
minutes qui suivent son envoi...
Chal92
La communication asynchrone est effectivement une manière de ne pas
être interrompu... mais comme dans le code il faut penser à ce qui se
passe si la réponse n'arrive pas !
L'équipe et l'implication des gens sont des paramètres importants ...
pour ne pas se retrouver avec des questions sans réponse , des non
décisions...
L33tige
Les emojis cancer dans les rapports D:
atha2
Encore faut-il que les décideurs en soient conscient.
Mais il y a bien pire, dans une ancienne boite on utilisait slack, je
vous cache pas le nombre d'heure perdues à ne pas pouvoir se
concentrer correctement parce que toutes les 10 secondes j'avais une
notif slack (la plupart du temps 2 personnes discutant d'une feature
ne me concernant pas directement). Notifications que je ne pouvais
pas désactiver (demande d'en haut) et qui n'avait l'air de déranger
personne...
J'ai fini par les convaincre d'utiliser des @channel @pseudo mais que
ce fut compliqué. Et je ne suis pas sur qu'il ait vraiment compris en
quoi c'était un problème
nhugodot
tout est, comme toujours, un entre deux, juste équilibre à trouver:
effectivement, 80% d'asynchrone et 20% de synchrone, le créateur du
rapport montre qu'on doit trouver cela.
Un autre élément qu'on devrait prendre ne compte: communication
structurée vs déstructurée:
un email, c'est le bazar, c'est l'émetteur qui écrit comme il veut,
sans forcément bien structurer sa communication: planifier une
réunion avec les autres personnes ne devrait jamais passer par un
email mais par la création de l'évènement dans l'agenda collaboratif:
là, il se plie à la structure de l'information à créer (quoi, qui,
quand, dispo ou pas, où, ...), et évite de faire perdre leur temps
aux autres qui vont devoir la restructurer et l'enregistrer dans leur agenda!
Il y a nombre de plugins dans Gmail très puissant, capables,
efficaces... dommage que Google ne les propose pas par défaut.
Microsoft Outlook a aussi les "tâches" qui peuvent être bien plus
structurées pour faire une demande à quelqu'un, mais bien peu de
monde les utilise, et le prendrais mal si on recevait un message
"task", pas assez "poli" pour être une "demande" plutôt qu'un
"ordre"... (les organisation reste des humains, avec leurs travers
émotionnels, sensibilités, mal placées très souvent, jeux politiques
internes ...). Mais ça éviterait aussi les "reply all" polluants...
D'autres éléments de productivité: fil de discussion (chat ou email
qui se suivent à n'en plus finir...) versus informations pertinentes
à conserver: de même que lors d'une réunion, on discute sur un
problème pour chercher des solutions, décider/convenir d'un décisions
que chacun note ou qu'un CR fixe, partage, sert de référence: il
manque un "tableau blanc" aux fils de chat sur un sujet bien
identifié et lié à d'autres sujets (sur-problème ou projet, par ex.),
"épingler" la phrase du fil de discussion à conserver et partager par
tous: qui quoi ou quand...? Quelles sont les infos à conserver,
décidées, de cette réunion/discussion/fil d'email?
J'ai abandonné Slack à cause de cette pollution mais il parait qu'il
y a des plugins qui permettent cela: en connaissez vous svp?
Un ami m'a conseillé http://chatwork.com/ : chat + task: ça a l'air pas mal...
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