Komunikasi Efektif
Life Skill
7/6/2009 | 13 Jumadil Akhir 1430 H
Oleh: Tim dakwatuna.com
dakwatuna.com - Kehidupan selalu ditandai dengan
konflik dan pertentangan. Pertentangan ini mungkin bukan pertentangan
yang bersifat fisik dan anarkis. Pertentangan juga bisa berupa situasi
di mana dua orang atau lebih memiliki pandagan yang sama sekali
berbeda, keinginan-keinginan yang berbeda, atau tujuan-tujuan yang
tidak sama dan masing-masing berusaha untuk mendapatkan apa yang mereka
inginkan.
Sebagaimana dalam sebuah pertempuran, setiap prajurit
harus tahu senjata apa yang ia miliki, dan kapan harus memanfaatkannya.
Namun, senjata bukan segala-galanya. Ingat ungkapan “the man behind the gun”.
Senjata tanpa kemampuan atau kompetensi orang di belakangnya dapat amat
berbahaya. Kita perlu memanfaatkan kekuatan-kekuatan yang ada dalam
diri kita dan mendesakkannya terhadap kelemahan-kelemahan lawan. Jangan
kita masuk dalam situasi di mana kita hanya dimanfaatkan oleh kekuatan
lawan.
Ada sebuah ungkapan menarik dari J. Robert Parkinson, seorang ahli organisasi
dan manajemen yang menegaskan:
“Jangan pernah menendang seekor kangguru.”
Dalam soal tendang-menendang, seekor kangguru tentu jauh lebih baik
dari kita. Karena itu, bila kita ikut kontes tendang-menendang dengan
seekor kangguru, tentu kita akan kalah; sama sekali tidak masuk akal.
Hal itu bukan berarti kita menghindari konflik atau pertentangan. Itu
hanya berarti kita harus tahu lebih baik daripada sekedar memilih
tendangan sebagai senjata. Pilih, rencanakan, dan pikirkan sebelumnya,
agar kita dapat menentukan aturan mainnya, maka kita tidak akan terpaku
pada permainan tendang-menendang dengan seekor kangguru.
Beberapa hal yang harus diketahui, agar komunikasi lebi efektif:
1. Mempengaruhi orang lewat perjumpaan (negosiasi)
Sebelum merencanakan taktik dan strategi dalam mempengaruhi, hal
yang sangat penting harus dilakukan adalah menyatakan dengan
sejelas-jelasnya apa yang kita inginkan. Paksa diri kita untuk
menulisnya. Kita mungkin bisa membohongi diri sendiri, tapi kita tidak
dapat berbohong pada kertas putih. Tanpa ada tujuan yang jelas, kita
tak mungkin mengetahui apakah kita sudah mencapainya atau belum. Kita
juga sulit menentukan strategi apa yang tepat untuk mencapai tujuan
tersebut.
Ibarat mengendarai sebuah mobil. Jika kita tidak memiliki tujuan
yang pasti, maka sebenarnya tidak ada bedanya jalan manapun yang kita
lalui dan seberapa cepat kita mengendarai mobil tersebut. Kita hanya
akan menghamburkan banyak waktu, tenaga, dan bahan bakar. Kita tidak
akan mencapai apa-apa. Mulai sekarang kita harus berprinsip:
“apapun yang kita lakukan, lakukan hal itu atas dasar tujuan.”
Kebiasaan salah yang kerap dilakukan dalam proses negosiasi adalah
terlalu luas dan general dalam menentukan tujuan. Karena luasnya,
hingga tujuan tersebut tidak dapat dijalankan. Ingatlah ungkapan:
“Setiap perjalanan ribuan kilometer harus dimulai dengan satu langkah pertama.”
Ketika kita menggambarkan tujuan yang kita ingin capai, anggap
pernyataan itu seakan-akan sebagai satu langkah, dan bukan seluruh
perjalanan itu. Kita perlu menentukan apa yang ingin kita capai sekarang,
dengan orang tertentu, pada pertemuan tertentu ini, dalam pembicaraan ini.
Dalam melangsungkan pertemuan untuk bernegosiasi, ada beberapa saran pokok yang
kiranya penting dijadikan perhatian:
Pertama, bayangkan pertemuan tersebut di benak
kita. Persiapkan sebelumnya dengan menuliskan skenario yang mungkin
kita masuki, tapi jangan terlalu kaku berpegang padanya kata demi kata.
Kalau kita terlalu kaku, kita akan dihadapkan pada kebingungan jika
lawan memberikan tanggapan yang lain dari yang kita skenariokan. Lebih
baik kita memikirkan pokok-pokok perkara yang kiranya akan dikemukakan
oleh pihak lain (lawan) dalam memberikan reaksi dan kemudian memberikan
urutan perkara yang ingin kita kemukakan.
Setelah itu cobalah untuk mem-visualisasikan dimana pertemuan itu
berlangsung. Apakah kita akan berdiri di podium? Duduk di meja? Di
kantor pribadi atau di kantor lawan bicara kita?. Cobalah bayangkan!
Pikirkan dalam-dalam cara yang kita mau dan situasi yang kita masuki
sebelum kita mempraktekkannya dalam perjumpaan riil. Kendalikan
pertemuan tersebut sesuai dengan rencana yang kita buat. Dengan begitu,
kita dapat memenangkan menit-menit atau detik-detik pertama yang amat
penting dalam pertemuan tersebut. Amat mungkin bahwa lawan kita tidak
melakukan proses mental semacam itu, sehingga situasi aktualnya akan
merupakan sesuatu yang benar-benar baru baginya, maka kita akan lebih
diuntungkan.
Kedua, rencanakan faktor-faktor kebetulan. Contoh
sederhana, suatu saat kita membayangkan bertemu seorang pria, namun
kenyataannya ia adalah seorang wanita. Karena itu, ketika mengembangkan
sebuah rencana, pastikan bahwa rencana itu mencakup hal-hal kebetulan
yang mungkin akan terjadi tetapi belum dapat anda prediksi. Tegasnya, “Jangan
membiarkan apapun ditentukan oleh faktor kebetulan. Jangan mengandaikan
apa-apa tanpa kita selidiki dan persiapkan terlebih dahulu.”
Ketiga, Santailah! Ketika pertemuan tiba, bisa jadi
kita merasa adanya tekanan, stress, ketegangan, dan selusin perasaan
serupa. Itu merupakan hal yang lumrah. Dalam keadaan seperti itu,
adrenalin mengalir dalam sistem tubuh dan jantung terpacu. Kita tidak
dapat mengontrol aliran adrenalin itu tapi kita dapat mengendalikan
pengaruhnya. Pada saat itu, bagian tubuh yang pertama bereaksi adalah
kaki kita dengan mengikuti “Sindroma melawan atau lari”. Tolak dorongan
untuk melarikan diri dan berkonsentrasilah pada upaya untuk
mengendalikan kaki kita.
Jika kita sedang berdiri, berdirilah tegak dengan dua kaki menapak
kuat di atas lantai dan sedikit renggang. Usahakan berat badan terbagi
rata pada kedua kaki. Jangan mengalihkan berat badan dari kaki satu ke
kaki yang lain. Jangan pula bergoyang-goyang. Berdirilah tegak dengan
sikap tenang.
Jika kita duduk, lupakan kursi memiliki sandaran, duduklah tegak
dengan tatapan ke depan. Jangan menggeser-geser kaki jika tidak
diperlukan. Ingat, kendalikan adrenalin lewat kontrol pada kaki anda.
Dengan sikap tenang tanpa terburu-buru. Lakukan gerakan-gerakan dengan
tenang. Bentuklah kesan bahwa kita Atentif (penuh perhatian), Aktif,
Waspada, dan Agresif (AAWA). Konsentrasi! Jadikanlah hal itu sebagai
prioritas utama dan berusahalah dengan keras untuk itu.
Keempat, cari “petunjuk” sebagai senjata. Terkadang
kita dihadapkan oleh situasi yang sangat kaku dan dingin, atau situasi
yang membuat kita terpojok. Salah satu kiat mengatasinya adalah dengan
mengalihkan perhatian pada hal-hal yang bisa mencairkan suasana. Lawan
kita pasti memiliki hobby atau kesenangan. Terkadang kita dapat
menemukannya dengan cepat di ruangannya. Lukisan, hiasan atau lainnya
dapat kita gunakan sebagai petunjuk. Asal daerah terkadang perlu juga
kita tanyakan. Mungkin kita dapat mencairkan suasana dengan mencoba
membuai lawan bicara kita untuk bernostalgia dengan kampung halamannya.
Ingat jangan terburu-buru pada tujuan utama kita! Observasilah dengan
cepat dan teliti ruangan atau dokumen yang ada dan gunakan petunjuk
apapun yang dapat digunakan.
Tips Menjual Gagasan
Gagasan adalah buah dari cara berpikir anda. Gagasan ibarat bayi
yang baru dilahirkan, masih amat lemah tanpa bantuan sekelilingnya.
Gagasan memerlukan penanganan khusus sejak dilahirkan hingga diubah
menjadi cara-cara praktis mengerjakan sesuatu lebih baik.
Ada beberapa tips menjual gagasan pada orang lain:
Rancang gagasan dengan baikJelaskan dengan berhati-hatiPerhatikan
soal waktu dalam gagasan ituPerhatikan daya guna dalam gagasan ituBuatlah
gagasan itu betul-betul meyakinkanPakailah penilaian yang
tepatAjaklah pengikutsertaan orang lain di dalamnyaUjilah keampuhan
gagasan ituLakukan pembaharuanBersikaplah tabah
Tips menyusun pesan untuk mempengaruhi orang lain:
Attention (perhatian)Need (kebutuhan)Satisfaction (pemuasan)Visualization
(visualisasi)Action (tindakan)
Jadi, bila anda ingin mempengaruhi orang lain, rebutlah lebih dulu
perhatiannya, selanjutnya bangkitkan kebutuhannya, berikan petunjuk
bagaimana cara memuaskan kebutuhan itu, gambarkan dalam pikirannya
keuntungan dan kerugian yang diperoleh bila ia menerapkan atau tidak
menerapkan gagasan anda. Doronglah ia untuk bertindak.
Contoh sederhana. Bila anda berkata kepada teman anda, “Lihat
rambutmu!” Anda berada pada tahap pertama. Bila kemudian anda
menyatakan bahwa rambut itu perlu dipotong, Anda berusaha meyakinkan
dia akan kebutuhannya sendiri. Katakan bahwa sudah saatnya memotong rambut. Ini
pemuasan.
Anda tentu akan menjelaskan, bila tidak dipotong cepat-cepat, rambut
itu akan mengganggunya, menyebabkan ia kelihatan tidak rapi; sedangkan
bila dipotong, ia akan tampak gagah, sopan, rapi dan tampan. Ini usaha
visualisasi. “Ayo, cukurlah rambutmu sekarang.” Adalah saran Anda supaya
komunikasi melakukan tindakan.
Tips Komunikasi Efektif
Langkah 1
Kenalilah tujuan anda Kenalilah pendengar anda Kenalilah pendekatan anda
Langkah 2
Apa yang akan saya bicarakan Siapa yang terlibat Dimana sesi tersebut Kapan
sesi tersebut disampaikan Mengapa sesi disampaikan Bagaimana saya melakukan
Langkah 3
Carilah kisi-kisi yang merealisasi tujuan Carilah kisi-kisi yang berhubungan
dengan pendengar Carilah pendekatan yang tepat
Semoga dengan tulisan singkat ini menjadi bekal bagi para pembaca untuk mampu
mengamalkan kaidah “Khatibul
qaumi ‘ala qadri uqulihim”, Berkomunikasilah dengan suatu kelompok
masyarakat sesuai dengan kadar intelektualitas mereka.” Allahu a’lam
Cepat, Bebas Iklan, Kapasitas Tanpa Batas - Dengan Yahoo! Mail Anda bisa
mendapatkan semuanya. http://id.mail.yahoo.com
