Komunikasi Penunjang Profesi Kompetensi sebagai modal utama meniti tangga karir harus 'dibungkus' oleh ketrampilan berkomunikasi. Banyak bukti menunjukkan orang yang 'biasa-biasa saja' karirnya dapat menanjak dengan cepat karena kemahirannya dalam berkomunikasi. Sebaliknya, orang yang pandai tapi kurang trampil dalam berkomunikasi, karirnya berjalan lambat. Ketrampilan berkomunikasi personal telah terbukti menunjang berbagai kemampuan yang dibutuhkan dalam memuluskan karir, seperti presentasi, lobbying, negosiasi, dan networking. Berikut adalah bahasan tips-tips komunikasi verbal yang dapat menunjang karir, yang biasanya diajarkan dalam pelatihan Profesional Image yang diselenggarakan The Jakarta Consulting Group.
Ekspresi Suara Suara Anda merupakan modal utama Anda dalam mengemukakan gagasan dan keinginan. Perhatikan kualitas suara Anda dalam komunikasi verbal, melalui pendayagunaan intonasi, tempo, jeda, dinamika, dan ekspresi dengan baik dan benar. Hindari pengucapan yang memperlihatkan aksen daerah yang terlampau kental. Memang cukup sulit untuk dihilangkan, namun usahakan agar tidak terdengar terlampau dominan. Berkomunikasilah dengan nada suara yang tidak terdengar kasar. Gunakan dinamika suara secara tepat, perlihatkan karakter tegas namun tidak kasar dengan tutur kata yang teratur serta kerendahan suara yang tepat. Suara Anda menunjukkan keyakinan terhadap apa yang Anda ucapkan. Dalam berkomunikasi, usahakan suara nafas tidak terdengar. Kontrol sirkulasi udara yang menghasilkan suara, yang mempermudah pemenggalan kalimat secara tepat dan melakukan perhentian-perhentian pada waktunya. Kalimat-kalimat yang Anda paparkan akan menjadi jelas, tidak monoton, dan penuh ekspresi. Tunjukkan antusiasme yang besar dalam berbicara supaya orang lain tidak malas untuk memperhatikan. Gunakan kecepatan sedang dalam berbicara. Kekuatan Kata Kekuatan kata dapat dipergunakan secara maksimal untuk menunjang karakteristik suara yang Anda miliki. Hilangkan kata-kata yang barangkali sulit untuk dilafalkan dan menggantikannya dengan kata-kata yang betul-betul "enak" untuk diucapkan. Agar terlihat powerful, gunakan kata-kata tertentu yang 'kuat'. Kuasai unsur-unsur bahasa secara memadai, seperti sinonim, antonim, kata-kata penghubung, ungkapan-ungkapan (idiom) dari berbagai latar belakang sehingga Anda memiliki perbendaharaan kosa kata yang luas dan berdaya tinggi. Pahami ragam bahasa yang ada, seperti ragam bahasa resmi/formal, bahasa pergaulan, bahasa tulisan, bahasa lisan, bahasa bisnis, bahasa jurnalistik yang berbeda satu sama lain. Ketahui ragam bahasa dalam suatu kalangan dan gunakan kata-kata yang tepat untuk kalangan tersebut. Gunakan fleksibilitas dalam berbahasa, tergantung situasi yang ada. Selain berkonsentrasi pada hal yang ingin Anda ungkapkan, konsentrasikan pula diri Anda pada kualitas pengucapannya. Estetika Percakapan Salah satu rahasia kesuksesan Henry Ford adalah kemampuannya untuk berkomunikasi secara prima. Ia mampu mengekspresikan kualitas dirinya melalui pernyataan-pernyataan spektakular yang membuat dunia terpukau mendengarnya. "A bore is a fellow who opens his mouth and puts feats in it" adalah salah satu ungkapan yang begitu mengagumkan karena memuat gagasan 'besar' namun diungkapkan dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami: Henry Ford jelas memahami betul kekuatan kata dan mempergunakannya secara fungsional. Ia menuangkan gagasannya melalui susunan kata-kata yang sederhana, teratur dan mudah dipahami sehingga seluruh dunia memperhatikannya. Inilah salah satu yang mencuatkan estetika di dalam berkomunikasi: keindahan di dalam kesederhanaan. Dalam berkomunikasi, tunjukkan empati pada waktu berbicara sehingga komunikasi menjadi lebih bermakna. Empati memperkuat kehadiran Anda di tengah-tengah audiens, sehingga mereka akan memperhatikan apa yang Anda bicarakan. Menjadi Pendengar yang Aktif Komunikasi efektif terwujud karena komunikator dan komunikan dapat memperlihatkan kemampuan berbicara secara prima dan juga karena adanya pendengar yang aktif. Untuk menjadi pendengar aktif, ajak lawan bicara Anda berbicara tentang diri mereka sendiri, dengan berfokus pada kondisi saat ini, kalau perlu kondisi pada saat komunikasi berlangsung. Buka telinga lebar-lebar dan perlihatkan perilaku yang menyenangkan pada saat Anda mendengarkan orang lain berbicara. Beri respon dan ajukan umpan balik serta dengarkan dengan penuh sensifitas tinggi. Ketahui kapan saat tepat untuk berbicara, kapan melakukan interupsi, dan arahkan pembicaraan ke sasaran yang ingin dicapai. Jangan lupa mempertahankan kontak mata dengan mereka. Secara keseluruhan, penjabaran di atas dapat dirangkum dalam satu kata 'RISE', yaitu aktif mendengarkan dengan memperlihatkan Response (respons), Interrupt (dapat menginterupsi), Support (mendukung), Expand (mengembangkan atau membawa arah pembicaraan pada hal-hal yang ingin kita bicarakan). Hal itu dapat dilakukan dengan menajamkan telinga, sensitif, dan menunjukkan simpati dan empati. Bagaimana Berhadapan dengan Audience yang Sulit? Berhadapan dengan orang yang berbeda merupakan seni, berhadapan dengan audience sulit merupakan tantangan nyata. Sebelum melakukan presentasi, Anda perlu mengetahui bagaimana mengatasi audience. Cobalah memahami tipe audience Anda dan gunakan tip berikut ini: Tipe positif - tipe ini merupakan penolong dalam diskusi Anda. Manfaatkan mereka sesering mungkin. Tipe banyak bicara - bertindak bijaksana menghalangi dan batasi waktu bicara. Tipe keras hati - hindari jebakan, jangan pernah adu argumentasi. Tanggapi secara bijaksana. Tipe arogan - biarkan audience berhadapan dengan teori dan pandangannya. Pelajari dan jawab pertanyaannya secara sopan. Tipe tidak kooperatif - hargai pengetahuan dan pengalamannya. Manfaatkan bila memungkinkan. Tipe intelektual superior - dengar dan pertimbangkan, tapi jangan mengkritik. Gunakan teknik "Ya tetapi". Anda dapat menjadi pembicara yang efektif bila Anda memperhatikan: penampilan, posisi tubuh, kontak mata dan ekspresi wajah karena para ahli berkata bahwa kita memperoleh informasi melalui pandangan (87%), mendengar (7%), penciuman (3,5%), rabaan (1,5%) dan rasa (1%). Seni Melakukan Delegasi Sebagai seorang manajer, pernahkah Anda mengeluh mengenai betapa banyak pekerjaan yang harus diselesaikan? Banyak kiat manajemen waktu sudah Anda terapkan, tapi sepertinya pekerjaan seperti tiada habisnya. Beberapa staf sudah membantu pekerjaan di departemen Anda, namun yang Anda rasakan tetap saja sama: terlalu banyak pekerjaan yang harus Anda tangani sendiri. Salah satu kunci suksesnya pengelolaan pekerjaan Anda adalah dengan melakukan pendelegasian. "Ah, itu sudah saya lakukan sejak lama!" begitu barangkali respons Anda saat membaca kalimat di atas. Namun, coba Anda pelajari uraian tentang delegasi berikut ini, dan kemudian nilailah diri Anda sendiri apakah Anda sudah melakukannya dengan benar. Delegasi adalah memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain untuk melakukan tugas/pekerjaan tertentu. Delegasi tidak sekedar meminta orang melakukan satu pekerjaan dengan batas-batas wewenang dan tanggung jawabnya selama ini. Apabila Anda memutuskan untuk mendelegasikan satu pekerjaan kepada bawahan Anda, maka Anda pun harus memberinya sebagian dari wewenang dan tanggung jawab Anda. Hati-hati, delegasi BUKAN sekedar menyuruh orang lain melakukan pekerjaan Anda. Apabila situasi ini terjadi, maka seperti yang kebanyakan terjadi, bawahan Anda hanya akan merasa diperintah terus dan melihat manajernya hanya bersantai-santai saja karena sebagian besar pekerjaannya sudah dikerjakan para bawahannya. Namun, delegasi bukan juga sepenuhnya menyerahkan-terimakan pekerjaan Anda kepada bawahan Anda. Sebagai manajer, Anda tetaplah menjadi orang yang paling bertanggung jawab terhadap selesainya pekerjaan ini. Karenanya, dalam melakukan delegasi Anda pun harus melakukan kontrol dan follow up terhadap pelaksanaan tugas itu. Apabila Anda juga harus memberikan sebagian wewenang dan tanggung jawab Anda kepada bawahan Anda dalam melakukan tugas yang didelegasikan, bagaimana kalau kemudian ia mengambil keputusan yang salah atau melakukannya dengan tidak benar? Memang, delegasi bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, karena hal itu menyangkut kualitas hasil pekerjaan Anda. Perhatikan langkah-langkah berikut agar Anda tidak salah dalam memberi tugas dan dalam memilih orang untuk menerima delegasi: Analisa tugas yang akan didelegasikan Hal pertama yang harus Anda kerjakan adalah melakukan analisa terhadap tugas yang akan didelegasikan: bagaimana status saat ini, kapan tugas harus diselesaikan, bagaimana cara penyelesaiannya dan apa tujuan akhir dari tugas ini. Menentukan siapa yang Anda delegasikan Berdasarkan hasil analisa tersebut, pilihlah orang yang Anda pikir dapat mengerjakan tugas tersebut dengan cara: identifikasi ketrampilan yang dibutuhkan untuk dapat mengerjakan tugas tersebut dan sesuaikan dengan job requirement dari tugas yang dimaksud. Lakukan Delegasi Jelaskan tujuan dari tugas ini, jelaskan mengapa Anda mendelegasikannya kepada orang tersebut, terangkan semua tanggung jawab dan wewenangnya dalam melakukan tugas ini. Penerima delegasi menganalisa tugas yang diberikan Minta bawahan Anda untuk mempelajari tugas yang didelegasikan: apakah tujuan dan standar keberhasilan tugas ini sudah jelas, apakah tanggung jawab dan wewenangnya sudah dipahami dengan baik, training yang dibutuhkan, dan tentu saja kemauan dan kemampuannya dalam melaksanakan tugas ini. Pelaksanaan tugas Setelah semua hal telah jelas bagi kedua belah pihak, maka si penerima delegasi dapat segera menjalankan tugasnya. Minta padanya agar Anda selalu diinformasikan progress dari penyelesaian tugas ini. Feedback dan Follow Up Secara teratur, adakan meeting untuk mendapat masukan mengenai kemajuan, hambatan atau perkembangan tugas ini. Diskusikan masalah-masalah yang dihadapi dan minta bawahan Anda mengemukakan rencana pemecahan masalahnya. Sinergi Ibu jari yang dapat digerakan kearah mana saja, dapat dilambangkan sebagai Prinsip Komunikasi. Jari telunjuk, yang biasa digunakan untuk menunjuk/memerintahkan, melambangkan Prinsip Delegasi. Sedangkan jari tengah, yang kalau digerakan ke depan secara tidak langsung akan diikuti oleh kelima jari lainnya, melambangkan Prinsip Motivasi. Untuk jari manis, melambangkan suatu Prinsip Keputusan (decesion making), sebagai contoh keputusan seseorang dalam menjalani bahtera kehidupan baru, yang ditandai dengan cincin, misalnya cincin pernikahan). Terakhir, jari kelingking melambangkan Prinsip Kreativitas. Dengan jari kelingking, biasa digunakan seseorang untuk aktivitas tertentu, misalnya untuk mengambil/menarik sesuatu kurang pas jika menggunakan jari tangan lainnya. Kelima jari tangan tersebut tersusun rapi di setiap tangan manusia, yang banyak berperan dalam menjalankan aktivitas kehidupan sehari-hari. Masing-masing jari punya fungsi sendiri dan fungsi bersama. Misalnya untuk mengangkat suatu benda tertentu, maka tidak lagi fungsi jari satu persatu, tapi kelima jari tangan akan secara serentak bergerak untuk mengangkat. Benda yang tadinya tidak mungkin diangkat dengan satu atau dua jari tangan, maka akan menjadi hal yang mudah jika semua jari tangan dan tungkai tangan bekerjasama mengangkat benda tersebut. Kegiatan ini telah memperlihatkan keharmonisan kerja fungsi dari tubuh manusia. Harmonisasi aktivitas untuk tujuan bersama inilah yang disebut dengan sinergi. Terminolgi sinergi secara leksikal diartikan sebagai suatu kegiatan tergabung yang pengaruhnya lebih besar daripada jumlah masing-masing. Analogi di atas, mempunyai relavansi fungsi yang sama dengan kelima prinsip manajemen (Komunikasi-Delegasi-Motivasi, dan Keputusan serta Kreativitas), yang dilambangkan lima jari tangan. Dimana suatu organisasi akan sulit mencapai tujuannya, jika salah satu prinsip tersebut tidak dapat bekerja baik atau tidak memiliki keterikatan satu dengan lainnya. Sebaliknya tujuan organisasi akan lebih mudah dicapai jika terjadi sinergi aktivitas dalam mencapai tujuan bersama. Dalam suatu kegiatan "HRD Community" yang diselenggarakan oleh Dale Carnegie Training beberapa waktu lalu, presentasi dari pembicara tamu dalam kegiatan itu menceritakan beberapa pengalaman perusahaannya yang memiliki pabrik di kawasan Industri Bekasi. Salah satu kesulitan yang timbul memiliki pabrik di kawasan tersebut, jika ada kejadikan pada suatu pabrik perusahaan yang berada dalam komplek tersebut, maka akan sangat mempengaruhi pabrik perusahaan lainnya. Misalnya di suatu pabrik perusahaan X terjadi pemogokan kerja oleh para karyawannya (buruh), yang menuntut kenaikkan upah. Pemogokan seperti ini akan sangat mempengaruhi pabrik perusahaan lainnya yang berada dalam satu kawasan tersebut. Padahal kondisi perusahaan satu dengan yang lainnya tidaklah sama. Bisa saja perusahaan yang dilanda pemogokan tersebut sebenarnya sedang "recorvery" dalam kegiatan usahanya. Produksi yang dipacu terus, namun tidak diiringi dengan kenaikan upah ataupun fasilitas sosial penunjang kerja lainnya, sehingga berbuntut pada pemogokan buruhnya. Faktor pemicu pemogokan tidak hanya terjadi di seputar masalah kenaikan upah, bisa saja masalah yang berkaitan dengan fasilitas sosial dan keagamanaan karyawan yang kurang mendukung, seperti tidak adanya tempat ibadah, kantin dan sarana olah raga. Hal ini nampaknya remeh namun kalau tidak diantisipasi kelak akan menjadi masalah besar. Dari kejadian itu, ada hikmahnya yang dapat dikaitkan dengan masih ada prinsip-prinsip pengelolaan (manajemen) yang kurang berjalan baik dalam sistem manajemen perusahaan. Katakanlah fungsi komunikasi, antara manajemen dan karyawan dalam hal ini para buruh "tidak nyambung" dan "berjalan sendiri-sendiri". Dimana pihak manajemen hanya melihat dari kepentingan mereka sendiri, yakni bagaimana produksi terus ditingkatkan untuk mencapai keuntungan sebesar-besarnya. Para buruh seakan menjadi "robot bernyawa" yang hanya menjadi bagian dari proses produksi perusahaan. Tekanan-tekanan yang dialami buruh, akhirnya meluap dan keluar dalam bentuk bermacam-macam tuntutan. Tidak heran jika Iee Iacocca, Ceo Chrysler (perusahaan otomotif terkemuka di AS), menempatkan seorang direktur dari kalangan buruh di perusahaan tersebut. Ini adalah bagian dari rencananya dalam menyelamatkan Chryler dari kebangkrutan. Dengan maksud, agar buruh menjadi yakin dan mengerti kondisi perusahaan, sehingga buruh tidak hanya menuntut hak mereka saja tanpa mengetahui kondisi dan situasi, serta perkembangan perusahaan. Dari apa yang dilakukan Iee Iacocoa, kita tahu bahwa pentingnya komunikasi dua arah, antara manajemen dan karyawan dalam suatu perusahaan. Dalam penerapan prinsip pendelegasian oleh manajemen perusahaan, baik untuk level karyawan bawah harus juga disertai dengan pemberdayaan (empowerment). Sehingga mereka tidak merasa bahwa eksistensinya hanya diakui sebatas bagian dari proses produksi saja. Mereka bukan mesin, tapi manusia yang juga membutuhkan motivasi dan ingin diakui (prinsip motivasi). Sedangkan prinsip dalam membuat dan mengeluarkan keputusan oleh manajemen perusahaan, yang menyangkut proses keberlangsungan kegiatan perusahaan harus mempertimbangkan semua aspek bagian (khususnya SDM). Dengan demikian tidak ada keputusan sepihak, yang kreatif dengan hanya mengutak-atik peraturan karyawan sebagai sebagai obyek dalam proses produksi. Pengekangan dan pengetatan, serta aturan yang kurang relevan lainnya dengan proses produksi. Namun sebaliknya, secara aspiratif menumbuhkan krativitas bagi karyawan, yang memberikan kesempatan karyawan berpikir-- usaha-usaha apa saja yang dapat dilakukannya untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka. Dengan demikian mereka akan secara sukarela memberikan kontribusi positif kepada perusahaan untuk pencapaian hasil yang lebih baik lagi (continuous improvement). Kita sadari bahwa, dalam kaitan proses produksi perusahaan semua pihak sebenarnya terkait satu sama lainnya. Apakah itu pengusaha, karyawan, atau pemerintah dan masyarakat umum. Secara langsung dan tidak langsung memiliki banyak kepentingan akan keberlangsungan kegiatan perusahaan. Agar kepentingan tersebut tercapai, dan tidak terganggu dengan friksi-friksi yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan, maka perlu suatu kerjasama yang harmonis dari semua pihak. Dengan menyelaraskan semua kepentingan, dari menerapkan prinsip pengelolaan sampai hubungan antar pihak-pihak terkait dalam suatu jalinan sinergi aktivitas dalam mencapai tujuan bersama. Sukseskan Pulang Basamo se Dunia, Juni 2008. ----------------------------------------------------------------- Website: http://www.rantaunet.org ============================================================ UNTUK SELALU DIPERHATIKAN: - Hapus footer dan bagian yang tidak perlu, jika melakukan reply. - Email dengan attachment tidak dianjurkan, sebaiknya melalui jalur pribadi. - Posting email, DITOLAK atau DIMODERASI oleh system, jika: 1. Email ukuran besar dari >500KB. 2. Email dikirim untuk banyak penerima. -------------------------------------------------------------- * Berhenti (unsubscribe), berhenti sementara (nomail) dan konfigurasi keanggotaan, silahkan ke: http://rantaunet.org/palanta-config * Membaca dan Posting email lewat web, bisa melalui mirror mailing list di: http://groups.yahoo.com/group/RantauNet/messages http://groups.google.com/group/RantauNet?gvc=2 dengan mendaftarkan juga email anda disini dan kedua mirror diatas. ============================================================
