[RantauNet]

[MC Baridjambek]

Minangnewsbrief & Commentary #5.1���� March 2002   Memanfaatkan Knowledge Management System untuk Menggalang Kerjasama Oleh: Ridwan M. Risan (Jakarta) Agenda kerja penting dalam "Minang Perlu Membangun Sebelum Galodo Datang" (A. Razak) dan kajian "Lords of the Rim & Minang-kiau" (MC Baridjambek) tampaknya banyak mendapatkan dukungan positip. Kajian diatas yang menekankan perlunya Minang membangun 1) solidaritas tinggi, 2) jaringan kerjasama di berbagai bidang usaha dan kerja, dan 3) pundi dana. Meniru secara bijak, kreatif dan kritis, kiat perantau Hua Kiau yang menguasai ekonomi Asia dan Pasifik. Untuk mendukung keberhasilan suatu kerjasama, perlu adanya suatu aturan yang bisa menjawab masalah yang biasa dihadapi kerjasama urang awak. Minang berbisnis tanpa aturan yang jelas, tidak ada pemisahan wilayah bisnis dan wilayah keluarga sehingga sering membubarkan kongsi. Minang lemah dalam memelihara kelanjutan usaha atau jaringan kemitraan agar bisa terus menggurita. Cenderung cepat puas sebagai 'single player' dan sungkan mendengarkan saran orang lain. Dirasakan perlunya keberadaan suatu system yang dapat menjawab solusi yang diusulkan, yaitu perlunya 1) model jaringan bisnis kekeluargaan Minang yang punya "aturan main yang rinci", bekerja dengan tujuan "bisnis harus meningkatkan kesejahteraan" bagi semua pihak,bukan sekedar "cari untung" (meski diharuskan), apalagi mengorbankan prinsip dan etika bisnis, dan 2) mengorganisasikan orang Minang yang ada di mana-mana. Kemajuan teknologi informasi (Information Technology � IT) memungkinkan dikembang-kannya aplikasi management untuk mendukung peningkatan keberhasilan usaha. Misalnya, dalam mengelola kebutuhan bahan dan barang penunjang kegiatan produksi, informasi dari oparator mesin mengenai kuantitas dan spesifikasi masing-masing jenis material dapat langsung pada saat yang sama (on-line) diterima oleh para supplier yang berada dilokasi yang berbeda. Untuk meningkatkan kerjasama, praktisi manajemen menerapkan salah satu aplikasi yang memanfaatkan informasi dari berbagai sumber ditambah pengetahuan yang dihasilkan dari para pengguna. Organisasi perusahaan terkedepan (leading companies) sistem ini yang dikenal dengan Knowledge Management System (KMS) untuk bisa mengangkat dikembangkannya pemanfaatan pengetahuan dari orang-orang (knowledge worker) dengan menekankan penghargaan pada nilai tambah dari proses bersinergi. KMS merupakan perangkat aplikasi manjemen yang dapat memberikan solusi atas kebutuhan suatu sistem yang bisa mengakomodasikan aturan kerjasama bisnis yang rinci bagi orang Minang yang tersebar dibanyak tempat. Untuk mengelola kegiatan kerjasama, dibutuhkan keahlian management yang didukung oleh keunggulan suatu sistem yang dapat mengatur kegiatan tersebut. Apalagi untuk kegiatan kerjasama yang meliputi area geographis yang luas. KMS yang didukung pengembangannya atas dasar kemajuan IT memiliki keunggulan untuk penggunaan kolaborasi seperti ini. KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Pesatnya pengembangan KMS dapat tersirat dalam laporan IDC � salah satu provider knowledge management (KM), penjualan untuk jasa pengembangan KM (secara worldwide) akan melonjak dari US$ 2.3 milyar di tahun 2000 menjadi US$ 12.7 milyar ditahun 2005, atau sebesar 41% compound annual growth rate. Jasa KM ini mencakup konsultasi, implementasi, operasi (ousourcing), maintenance dan training. Menerapkan KMS tidaklah hanya merupakan sebuah technical undertaking; hal ini membutuhkan dukungan pimpinan (management top down) dan dukungan (buy in participation) diatara para pemakai. Masing-masing core elements implementasi KM - people, process, dan technology - memainkan peran interdependent penting dengan yang lainnya. Pada sisi teknis, elemen kunci yang penting seperti messaging, unified interface, access ke paket aplikasi personal merupakan kemampuan yang seharusnya dapat disajikan melalui jaring komunikasi elektronik. Oleh karenanya KM harus di design sebagai sebuah element integral dalam network infrastruktur, tidak hanya ditangani dengan cara terpisah sesuai dengan kebutuhan sesaat oleh satu bagian tertentu. Knowledge Management System (KMS) adalah suatu system yang mengusahakan dikembangkannya pemanfaatan pengetahuan yang terdapat pada orang-orang dan dengan menekankan penghargaan pada nilai tambah dari proses kerjasama (sysnergy). Sistem ini dikembangkan dengan mempergunakan kemajuan Information Technology yang sedang berkembang dengan cepat. Penggunaan e-mail secara positip dapat merupakan awal kegiatan yang menuju kepada KM. Komunikasi yang positip yang terjadi di Rantaunet telah merupakan sebagian dari proses KM. Ide usaha Sabut Kelapa yang ditulis Nizarwan, kemudian disambut oleh Henra Messa dengan info produksi Mercedes di Brazil. Posisi geographis Teluk Bayur yang dikemukakan oleh uda Miko A Mikardo merupakan kegiatan komunikasi yang positip. Akan tetapi mail group hanya sebatas memunculkan idea yang kemudian menjadi kabur dan tidak terarah. Tidak tersedianya informasi pendukung lainnya seperti - sabut kelapa bermanfaat sebagai bahan baku apa saja selain untuk jok mobil, membuat kajian tidak dapat mendukung suatu keputusan bisnis. Tentunya keputusan bisnis tidak hanya didasarkan pada faktor produksi tetapi harus menyeluruh mencakup masalah modal, demand terhadap produk, marketing, distribusi dan teknik penjualan. Jadi kalau modalnya hanya karena banyaknya pohon kelapa, maka hal ini belum menjadi comparative advantage bagi Sumbar. Kalau analisa Singapore yang menjadi pelabuhan transit, maka pesaing yang lebih kuat dari Sumbar adalah Labuhan Deli. Setiap organisasi perlu melaksanakan KM dengan caranya sendiri. Masing-masing mempunyai knowledge asset dan tantangan yang unik, masing masing memiliki proses dan cara berbeda untuk mengukur setiap keberhasilan. Karena itu, KM solution merupakan hal yang unik bagi masing-masing organisasi yang menerapkannya. Faktor kunci keberhasilan dalam menerapkan KM adalah kemampuan organisasi untuk bisa menerapkan knowledge management ini demi berhasilnya melahirkan knowledge baru - the organization's ability to apply this knowledge to generate new knowledge � seperti ditulis dalam Knowledge Management: The Backbone to Success in the 2st Century, IDC #CA004BIH, January 2001. Dalam banyak kasus, perusahaan perlu memulai implementasi KM dengan mengarahkan pegawainya untuk mengfokuskan pada peningkatan kinerja organisasi khususnya melalui kolaborasi. Implementasi KM dapat disesuaikan pada masing-masing jenis organisasi dan pada tujuan (objectives) yang spesifik, lebih fokus akan lebih baik. Misalnya, implementasi yang difokuskan dalam mempermudah dan meningkatkan keberhasilan usaha yang mempergunakan business-to-business dengan penekanan pada customer relationship management (CRM), yaitu dengan pengembangan aspek kerjasama dengan rekan eksternal perusahaan. Bagaimana memulainya? Knowledge Management (KM) adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang perlu dikelola. KM bukan hanya suatu centralized database yang berisi informasi yang diketahui oleh kelompok knowledge worker. Melainkan merupakan konsep untuk mendapatkan business idea dari berbagai sumber (termasuk database, websites, employee, business partners) dan menggali informasi dari sumber manapun yang ada. Faktor berikut memberikan kontribusi berkembangnya KM belakangan ini. � Penilaian pentingnya asset menjadi berkurang, lebih menekankan pada ketrampilan management dan kecepatan untuk mengambil keputusan dan beradaptasi terhadap perubahan bisnis yang cepat. � Tren yang menghendaki organisasi yang lebih ramping mengakibatkan keluarnya pegawai dengan membawa keluarnya pengetahuan yang mereka miliki. Fenomena ini oleh T. Davenport dan L. Prusak disebut corporate amnesia - Working Knowledge, Harvard Business School Press, 1998 � Pada era 50 tahun terahir, perekonomian berubah dari sistem yang berorientasi pada pekerja dan menghargai produksi menjadi sistem yang menghargai ketrampilan dan intelektualitas. Dalam Intelectual Capital, T.A. Stewart melaporkan di Amerika, pekerja produksi di th 1980 hanya 34%, dibanding 57% di th 1940 dan 76% di th 1900. � Kemampuan teknologi untuk merangkum data, informasi dan pengetahuan, telah jauh melampaui kemampuan tenaga terdidik dalam menyerap dan menganalisanya. � Ancaman yang terus menerus terhadap bisnis, sehingga perusahaan harus lebih cepat meresponnya. Cara lama seperti TQM, Re-engineering dan Activity based costing (ABC) tidak lagi memadai. Menciptakan sebuah "knowledge-enabled organization" harus terfokus pada tiga prinsip perencanaan fundamental berikut. 1. Build knowledge capital. Menanamkan knowledge efforts pada usaha yang dapat menciptakan secara jangka panjang keunggulan bersaing dari pada hanya pada keuntungan pengembalian modal jangka pendek (short-term return on investment). 2. Link knowledge areas. Kembangkan area pengetahuan konseptual dan transaksional (conceptual and transactional areas of knowledge) dalam perusahaan dengan menghubungkan fungsi planning, research, marketing, ebusiness, dan customer relationship. 3. Drive knowledge solutions to higher ground. Hal ini tidak cukup hanya mengumpulkan informasi dan membuatnya tersedia, akan tetapi bagaimana agar pengetahuan yang dihasilkan harus dapat memicu pada keputusan bisnis. Semua perusahaan memiliki bahan baku yang dapat dipergunakan untuk membuat organisasi yang lebih effektip, kiatnya berada pada bagaimana caranya untuk mengangkat pengetahuan tersebut. Saatnya yang paling tepat untuk memulai hal ini adalah SEKARANG. Salam hormat dari kawan-kawan di: Lembaga kajian dan Pemberdayaan Masyarakat Yayasan Imam Bonjol Jl. Walang Baru VII A No. 7 Jakarta 14260 Telepon (62.21) 430.6813 � Fax & Voice mail: (62.21) 430.6811 Pengurus: Aswin Jusar, Ketua: [EMAIL PROTECTED] M.C. Baridjambek, Sekretaris: [EMAIL PROTECTED] Darmansyah Darwis, Bendahara: [EMAIL PROTECTED] Anggota: Abdul Razak, M.Sc. (PR � R&D): [EMAIL PROTECTED] DR. Ir. Suhreimi Nurusman, (Pendidikan � SDM): [EMAIL PROTECTED] Ir. Ridwan M. Risan, (system development/management): [EMAIL PROTECTED] Voluntary excecutive club Drs. Asmun A. Syueib, MA: [EMAIL PROTECTED] Chairil Anwar, SE: [EMAIL PROTECTED] M.Risda Djambek: <golf [EMAIL PROTECTED]>