Milisers yang budiman, Saya ingin menanggapi usulan Pak Bayu, Bu Marlina dan Pak Budisan terkait masalah DR. Pada dasarnya saya setuju tentang perlunya DR. Tapi, jangan sampai jadi terlalu merepotkan.
DR kalo sebagai cuma sbg sarana bawahan harus lapor atasan saya gak setuju. Tapi DR kalo sebagai sarana saling mengupdate, maka itu lebih tepat. Makanya saya lebih setuju istilahnya Updating Report (UR). Kalopun didalamnya ada daily report, gak masalah. DR or UR juga kayaknya gak perlu pake aplikasi seperti usul Bu Marlina. Bisa, scr simpel pake milis seperti usul Pak Budisan. Yang perlu dicamkan adalah konsep perlunya DR or UR itu. Urgensi perlunya DR atau UR adalah bahwa komunikasi dapat berjalan lancar dan untuk mempermudah atau mempercepat pelaksanaan tugas. Pengalaman saya di sebuah organisasi (UGM HLPO) yang dah nerapin konsep DR or UR adalah sebagai berikut: 1. Tujuan: Sarana komunikasi antara staf, pimpinan, pembina (top mgt UGM), ataupun pihak luar yang interest (tapi dibatasi); 2. Sarana : Milis (waktu itu pake yahoogroups.com); 3. Moderator: Pimpinan harian kantor. 4. Peraturan: - Staf dan Pimpinan mengupdate anggota milis lain tentang perkembangan/ hasil pelaksanaan tugas yang dikerjakan. Hal ini untuk menghindari satu pekerjaan dikerjakan secara intens oleh beberapa orang yang sama padahal tidak perlu dikerjakan beberapa orang dan ada pekerjaan lain yang terabaikan; - Milis dibatasi hanya pada anggota yang telah di-approve oleh moderator. Pihak luar tidak bisa mengirim pesan ke milis.; - Pertanyaan, diskusi atas masalah, ataupun laporan hasil pekerjaan berupa draft/net (presentasi, notulensi/ laporan, dsb), semua disampaikan melalui milis. Hal ini agar member lain juga tau, dan bila menemui masalah atau ada pertanyaan atau kasus yang sama langsung memperoleh solusi; - Untuk kasus tertentu, misalnya staf baru atau staf khusus, perlu membuat DR agar pekerjaan untuknya dapat terus dipantau atau diarahkan; - Diperlukan kedisiplinan dan komitmen pimpinan agar transparansi dapat terjaga, kec. hal2 khusus yang memang rahasia. - *Disadvantage *dari model jaringan komunikasi ini adalah kurangnya interaksi antar staf khususnya untuk kasus yg sulit dipecahkan melalui tulisan. Dalam hal ini maka perlu diadakan rapat, dan hasil rapat (*meeting record*-nya) perlu disampaikan ke milis lagi. Dengan model UR or DR ini pimpinan/staf dapat secara terus menerus mengetahui/memonitor/mengarahkan atau saling memberi input atas perkembangan pekerjaan staf atau rekan kerja dimanapun ia berada (dalam or luar negeri). Bahkan kalo model ini sudah disepakati, dasar pengambilan keputusan pun bisa disampaikan melalui media ini. Mudah2an bermanfaat, Salam Budiman Subdit PPP II, Dit SP.
