Hallo Volker,
Am 06.11.2009 21:23, schrieb Volker Heggemann:
Hintergrund ist, dass in meiner Firma Prüfer kritisiert haben, dass es
viel zu viele Tabellendokumente gibt, in denen sich haufenweise nicht
dokumentierte Formeln befinden.
Was ist denn das für nen Grund? Was bedeutet den "Prüfer"? In aller
Regel sollte doch ein Prüfer, von dem was er prüft auch Ahnung haben. Oder?
Oder handelt es sich um einen Wirtschaftsprüfer, der nur zufällig auf
Tabellen gestoßen ist, die Eure Firma für den wirtschaftlichen Ablauf
nutzt?
Dann, kann er doch nur beklagen, das dieses nicht der ordnungsgemäßen
Buchhaltung entspricht?
es geht um Wirtschaftsprüfer, die man sich selbst ins Haus holt, um sich
die Qualität der eigenen Arbeitsweise bestätigen zu lassen und mögliche
Schwachstellen aufzudecken. Teilweise bestehen für derartige Prüfungen
auch gesetzliche Grundlagen.
Dazu zählt immer wieder die eigene Aufbauorganisation sowie die
Kontrolle und Abschätzung möglicher Geschäftsrisiken, die daraus
hervorgehen.
Bei Software, die selbst entwickelt wird, gibt es diverse
Pflichtenhefte, Test- und Freigabeverfahren und Dokumentationen, damit
man einerseits genau weiss, was das Programm macht, machen soll, welche
Felder beispielsweise aus Eingabendateien ausgewertet werden.
Andererseits soll auch ein sachkundiger Dritter in der Lage sein, nach
angemessener Einarbeitszeit an solchen Programmen Änderungen
vorzunehmen, falls der ursprüngliche Programmierer nicht zur Verfügung
steht (Krankenhaus, Urlaub am Ende der Welt, nicht mehr im Unternehmen
usw.).
Bei Calc, Excel & Co. sind derartige Sachen schwierig. Es geht hier auch
nicht um eine einfache Summenformel über zwei Felder. Es kommt immer
wieder vor, dass komplexe Formeln und Verweise auf andere
Tabellendokumente hinzukommen. Wenn ein (!) geöffnetes Blatt dann im
Hintergrund auf über 50 weitere selbständige Tabellendateien (nicht
Arbeitsblätter im selben Dokument) zugreift und selbst der Ersteller
nicht mehr in der Lage ist anzugeben, welche das sind, kann das zu einem
Problem für das Unternehmen werden. Eine Dokumentation liegt natürlich
nicht vor. Eine fahrlässige Manipulation einer Datei durch
versehentliches Ändern einer Formel würde möglicherweise erst viel zu
spät auffallen.
Aus diesem Wildwuchs an
Eigenprogrammierung ergäbe sich ein erhebliches Risiko für das
Unternehmen.
Das ist ja wohl das tollste! Ein Risiko aus Formeln in einer
Tabellenkalkulation? Also vielleicht ein Sicherheitsprüfer in Sachen
PC's und Datenspionage?
Der Mensch will doch wohl nicht behaupten, das er aller Funktionen in
einer "fertigen" wirtschaftlichen Software versteht (oder gar als sicher
einstufen kann)?
Das braucht er auch nicht, weil es nicht seine Aufgabe ist. Die besteht
darin, uns zu fragen, ob wir das können... Und bei einer entsprechenden
Antwort steht dann im Bericht für den Vorstand ein Hinweis, dass es eine
Vielzahl von Tabellen gibt, die -einfach gesagt- nur einer verstanden
hat, aufgrund deren Rechenergebnissen aber Entscheidungen getroffen
werden, die für das wirtschaftliche Ergebnis von erheblicher Bedeutung
sind.
Formeln in Tabellenkalkulationen sind doch glasklar nachvollziehbar
(wenn auch vielleicht nicht auf einen Schlag und in ein paar Minuten).
Bei o.a. Beispiel viel zu lange, um innerhalb der für den
Geschäftsbetrieb gesetzten Fristen ein Problem analysieren zu können.
Die Programme (egal welches Office man nun nimmt) sind zudem immer im
Userspace geladen, und haben damit keinerlei Rechte auf administrative
Zugriffe.
Daher ja mein Ansatz, über Policies im Netzwerk bestimmte Funktionen
oder Funktionsgruppen blockieren zu können.
Ich denke das einfachste wird es sein, das die Personen, die die
Tabellen angelegt haben, sich hinsetzten und sich die Dokumente mit
Formeln ausdrucken lassen (oder in der Seitenansicht die Formeln
darstellen lassen.
Dann können die Personen "ihre" Masterdokumente mit Notizen zu den
Formeln versehen - in denen alles erklärt wird.
Das ist das Ziel für die bestehenden Dokumente.
Daraufhin, kann dann der jeweilige Ersteller der Tabelle ggf. noch eine
zweite Person einweisen.
Guter Ansatz, in der Praxis kaum realisierbar, wenn ein
programmierlustiger Mitarbeiter von Kollegen umgeben ist, die möglichst
wenig mit dem Computer zu tun haben wollen.
Gruss,
John
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