Sedikit faham.......,,
jadi posisi saya disini pengguna data tersebut,tiap bulan saya simpen
file excel yang masih terkoneksi dengan database yang nanti di akhir
tahun dipakai buat analisa tahunan,tapi setelah berlalu 2 bulan kalo
direfresh lagi pasti datanya ilang semua.Setau saya sih.....data yang di
server dihapus....:-D ,apakah sebaiknya connectionnya di remove aja atau
mungkin ada saran yang lebih bagus ?.Sebenarnya seperti apa sih
pengelolaan database itu (wah melebar nih...!!),apakah dengan menghapus
untuk penghematan memory atau meringankan koneksinya saja atau cuma
diblok saja biar ga diakses lagi.
terima kasih
mardi
On 10/13/2012 03:18 PM, Mr. Kid wrote:
Bagaimana kalau kita jalan-jalan sebentar sambil chit-chat sana-sini...
1. Data
>> Biasanya suatu data akan datang (baik yang memiliki siklus tetap
maupun acak) akan diterima oleh seseorang atau sesuatu. Pada level
ini, bisa jadi si penerima bukanlah pemilik data tersebut. Jika memang
bukan pemilik data, maka si penerima bisa menyusun kesepakatan dengan
pemilik data untuk menyimpan data dengan rentang penerimaan berapa
lama. Jika diluar rentang itu maka data akan dibuang.
>> Usai diterima (setelah divalidasi dan sebagainya), maka data akan
diserahkan kepada pemilik. Pemilik data yang baik selalu menyimpan dan
menjaga seluruh datanya. Untuk menyimpannya, selalu disimpan disuatu
wadah yang khusus. Wadah ini sering dikenal dengan database.
>> Terkadang pemilik data menyewa engine untuk mengaturnya, termasuk
membuatkan ruang-ruang berdasar rentang waktu data. Pemilik data yang
belum bersedia menyewa engine database, terpaksa harus menata sendiri.
Tapi intinya tetap sama, yaitu ada wadah-wadah data yang terpisah
berdasar rentang waktu.
>> Pemilik data juga harus bijak dalam menentukan rentang-rentang
waktu tersebut.
:: Misal, rentang waktu data yang akan digunakan bagian analisis bisa
jadi adalah umur 2 tahun data terakhir. Sedang untuk kegiatan
operasional adalah 3 bulan terakhir. Untuk audit adalah rentang 5
tahun terakhir. Maka pemilik data memisahkannya menjadi wadah (tabel)
berisi 3 bulan terakhir, tabel mulai bulan ke-4 terakhir sampai 2
tahun terakhir, tabel mulai tahun ke 3 sampai ke-5, dan tabel
penampung akhir yang lebih dari 5 tahun data.
>> Dengan keadaan demikian, maka setiap pengguna data (untuk keperluan
apapun selama internal), bisa mengakses pada tabel-tabel yang
disediakan. Bagian operasional akan mengakses tabel 3 bulan terakhir
saja. Bagian analisis selalu mengakses 3 bulan terakhir dan rentang
bulan ke 4 sampai tahun ke-2, dsb.
>> Data untuk konsumsi publik akan disediakan oleh bagian operasional
atau bagian lain yang telah mengolah data tersebut.
2. Database
>> Bahasa utama database adalah SQL yang kalimatnya disebut query.
>> Pada pemanfaatan Excel sebagai sebuah database juga berlaku hal ini.
>> Beberapa apikasi Excel berbasis VBA tidak memanfaatkan bahasa SQL
sebagai bahasa komunikasi datanya. Jika demikian, maka proses
pengambilan data harus bisa disusun memiliki karakteristik seperti
penggunaan query.
>> Pengambilan data dengan query pada dasarnya adalah cukup memelihara
koneksi dan kalimat query. Hal ini tidak membutuhkan ruang yang luas.
Nah setelah muter-muter 2 blok, sampai lagi ditempat semula.
A. bagaimana cara values,apakah break link itu atau apa ?
>> Yang akan di-values apa nih. Data dalam database pasti isinya
berupa values. Proses pengolahan data mestinya bisa diatur dengan VBA
mana yang harus divalues dan mana yang tidak. Break link digunakan
jika proses pengolahan langsung merujuk ke file database sebagai
kalimat formula. Jika dengan query, maka ndak ada yang perlu dibreak link.
B. Saya punya *file dari query*,karena banyaknya record utk menghemat
memory di database file yang telah berlalu 2 bulan didelete
>> *file dari query *ini file apa. Apakah sebagai database ataukah
sebagai file sisi pengolah data (misal analyst-nya) ?
>> Jika yang dimaksud adalah file sisi pengolah data (alias seluruh
data tetap ada disumbernya sana yang bisa diambil lagi dengan query),
maka semua sudah berjalan dengan benar. Cukup mengembangkan agar data
bisa selalu dihilangkan saat akan menutup file pengolahan dan akan
meng-query data ketika file pengolahan dibuka kembali. Hal ini akan
menjaga isi file pengolahan hanya berisi formula pengolahan saja.
>> Jika yang dimaksud adalah file database, maka kurang tepat jika ada
penghapusan data dengan alasan menghemat memory. Karena pemilik data
memiliki harta utama adalah Data dan bukan memory. Jadi yang dihemat
adalah datanya bukan memorynya. Bahkan apapun untuk kebutuhan data,
maka momory harus tersedia (kok kaya manusia malahan ya.... seperti
ditanya harta atau nyawa saja... tapi bunyinya memori atau data...)
C. Jadi kalo ada yang refresh file pasti datanya ilang.Padahal untuk
study analisys kadang kita perlukan data selama setahun.
>> Sebaiknya, pada sisi databasenya dipelihara terus datanya, tidak
perlu ada hapus-menghapus. Kan pengambilan datanya juga pakai query.
>> Jika selama ini menggunakan Excel sebagai penyimpan data, mungkin
bisa menggunakan produk lain seperti MS Access yang bisa 2 GB. Kalau
2GB kurang dan dana belum mencukupi untuk memanfaatkan database
engine, bisa gunakan textfile dan ms access berisi link to text file.
Text file tidak diabatasi jumlah recordnya seperti Excel, jadi
pengaturan rentang waktu data bisa dilakukan dengan mudah.
Mungkin segitu dulu ya... supaya muncul banyak pertanyaan setelah ada
proses banding dan timbang.
Wassalam,
Kid.
2012/10/13 Mardi <[email protected]
<mailto:[email protected]>>
Dear Mr Kid,
ikutan nimbrung ya...
bagaimana cara values,apakah break link itu atau apa ?
Saya punya file dari query,karena banyaknya record utk menghemat
memory di database file yang telah berlalu 2 bulan didelete.Jadi
kalo ada yang refresh file pasti datanya ilang.Padahal untuk study
analisys kadang kita perlukan data selama setahun.
Mohon pencerahanya
mardi
On 10/11/2012 09:47 PM, Kid Mr. wrote:
4. data-data histori masih disertai formula (belum di values)
padahal nilainya tidak akan berubah lagi.
