Nah loh... 1. jadi posisi saya disini pengguna data tersebut >> Kalau begitu, datanya milik siapakah ?
2. Setau saya sih.....data yang di server dihapus.... :-D >> Coba pastikan lagi, apakah benar dihapus. >> Jika benar dihapus, maka data di-server-nya siapa yang dihapus ? >> Jika diserver pintu masuk data (penerima data pertama kali), maka masih wajar. Biasanya pemilik data yang akan dengan sendirinya menyimpan data atau meminta pihak berwenang untuk menyimpankan datanya sebelum tiba masa habis kontrak di server penerima data tersebut. >> Data bisa disimpan oleh pemilik data di sebuah server data yang khusus diperuntukkan pemilik data. Dalam sebuah server, bisa jadi ada banyak pemilik data dengan datanya masing-masing. Jika sudah berbicara detil tentang pemilik, maka akan seperti posting yang lalu. >> Seluruh pengguna data akan mengkoneksikan seluruh aplikasi pengolahannya ke server pemilik data, bukan ke server penerima data Contoh : Sebuah perusahaan dengan 100 cabang, setiap bulan menerima laporan stok dari masing-masing cabang yang dikirim masuk ke kantor pusat melalui sebuah secured line. Data ini kemudian disimpan penerima data (yang punya jaringan) kesuatu tempat. Disini, pihak penerima data memberi batas waktu misalnya hanya 2 bulan. Setelah itu data akan dihapus dari server penerima laporan. Begitu data masuk dan terkumpul (bisa dalam rentang waktu tertentu ~ yang pasti tidak melebihi masa 2 bulan), pemilik data (bagian stok kantor pusat), akan mengambil seluruh data di server penerima tersebut dan menyimpannya di server data stok pusat. Data akan hidup tenang selamanya disana, mulai dari masa produktifnya (masa-masa digunakan secara intensif oleh seluruh bagian yang membutuhkan) sampai masa pensiunnya (masa-masa ketika sudah tidak digunakan lagi selain menjadi dokumen digital yang bisa digunakan lagi suatu saat kelak entah kapan). Pada masa pensiun si data, bisa jadi data nanti akan dikompresi dan simpan kedalam media penyimpanan lain seperti cd, dvd, bahkan external disk, atau disimpan di server backup data milik perusahaan bersama pensiunan dari bagian lain. Dengan begitu, maka ruang yang digunakan oleh data yang masih produktif relatif tetap. Data-data produktif (asumsi saja ada data dalam rentang 5 tahun terakhir) tinggal dalam server data pemilik (server data stok pusat). Seluruh bagian yang membutuhkan data tentang stok bisa membuat koneksi (bagi yang mendapat akses) ke server data dan menggunakan seperlunya. Dan rentang data yang diolah pasti hanya rentang data 5 tahun terakhir. Pada sisi pengguna (user), baik untuk kegiatan analisis maupun penyusunan laporan, seluruhnya mengkoneksi ke server data stok pusat dengan mengambil rentang waktu yang dibutuhkan saja. Misal bagian laporan selalu mengambil data 3 bulan terakhir, maka koneksinya digunakan untuk meng-query data 3 bulan terakhir saja. Untuk analisis yang membutuhkan data 2 tahun terakhir, koneksinya digunakan untuk meng-query data 2 tahun terakhir saja. Begitu pula user lainnya. Jadi, dengan begitu seluruh aplikasi proses disisi user akan mendapatkan data yang tetap dalam rentang sekian waktu terakhir yang dibutuhkan. Hal ini akan membuat aplikasi menjadi lebih simple, karena fokusnya hanyalah mengolah data yang ada saja (data yang ada memang data yang dibutuhkan karena meng-query hanya yang dibutuhkan saja). Hal ini juga akan membuat aplikasi bisa dijaga untuk tetap dalam besaran tertentu, karena bisa dengan mudah diatur ketika aplikasi dibuka maka langkah pertama adalah meng-query data dan mengolahnya. Ketika ditutup melepaskan seluruh koneksi (memutus koneksi) dan menghapus data hasil query dari dalam aplikasi. Tentu saja untuk beberapa laporan bisa jadi dibutuhkan proses oleh aplikasi untuk menyusun output dan disimpan ke sebuah file output baru (file output bukanlah file aplikasi pengolah data). 3. tiap bulan saya simpen file excel yang masih terkoneksi dengan database yang nanti di akhir tahun dipakai buat analisa tahunan >> Dari kalimat ini, jika analisa tahunan dilakukan terhadap data asli (data yang ada di server pemilik data [server stok dalam kasus di atas]), maka proses dalam aplikasi pengolah data setidaknya berisi proses pengolahan data bulanan dan tahunan. >> Jika analisa tahunan dilakukan dari hasil output pengolahan bulanan dan bukan dari data mentah yang ada di server data, maka setiap bulan aplikasi pengolah data harus mengeluarkan output berupa data source yang akan menjadi sumber data pengolahan tahunan. Output ini bisa berupa file output yang akan bertambah recordnya setiap bulan sampai setahun. Jadi, akan terbentuk lagi sebuah database baru tapi pemiliknya adalah bagian Analisa Stok (misalnya). 4. apakah sebaiknya connectionnya di remove aja atau mungkin ada saran yang lebih bagus ? >> Untuk kasus Anda, untuk kondisi : A. Jika analisa tahunan berdasar data dari server pemilik data (yang katanya dihapus tiap 2 bulan) -> mau tidak mau, setiap bulan harus ada proses pengambilan data dari server itu, kemudian menyimpannya ke sebuah tempat menjadi sebuah database. Yang jelas bagian Anda bisa cukup menyimpan data hanya untuk rentang waktu yang dibutuhkan (misal setahun untuk analisa tahunan). B. Jika analisa tahunan berdasar hasil pengolahan data setiap bulannya (artinya bentuk data yang dianalisa berbeda dengan wujud awal data dari server) -> Aplikasi pengolah data setiap bulan harus mengeluarkan sebuah output berupa data source yang akan digunakan untuk analisa tahunan. -> Output ini disimpan ke sebuah file output. Disana akan berkumpul seluruh hasil proses pengolahan bulanan dalam rentang setahun untuk analisa tahunan nanti. 5. Sebenarnya seperti apa sih pengelolaan database itu (wah melebar nih...!!) >> Yang paling sederhana adalah menjaga agar semua data yang bisa digunakan untuk diolah menjadi informasi, tetap ada sampai benar-benar tidak ada lagi yang membutuhkan. Jadi, jika data itu akan diolah lagi untuk menyusun data 100 tahunan, maka data itu harus tetap ada selama 100 tahun. >> Yang dijaga adalah sumber data yang bisa diolah, bukan hasil pengolahannya. >> Jika hasil pengolahan akan menjadi sumber data yang diolah oleh proses pengolahan lain, maka simpanlah hasil pengolahan itu (sudah valuesnya saja), disuatu tempat berkumpul dengan hasil pengolahan bulan-bulan lainnya membentuk sebuah database baru. Contoh : Data dari sever pemilik disebut DS1, kemudian bagian Analisis mengambil DS1 pada rentang tertentu dan diolah dengan OLAH1. OLAH1 menghasilkan suatu output yang bisa digunakan untuk OLAH234. Maka OLAH1 harus mengeluarkan output berupa datasource (valuesnya saja dan sebaiknya berkaidah database) kesuatu tempat diluar mesin OLAH1, misal di FILE_HASIL1. Maka, OLAH234 yang mengolah data hasil OLAH1 akan melakukan koneksi ke FILE_HASIL1 dan bukan ke OLAH1, karena OLAH1 tidak menyimpan data apapun. Kemudian, ada OLAH7 yang mengolah data DS1 dan hasil OLAH1, maka OLAH7 melakukan koneksi ke DS1 dan FILE_HASIL1, kemudian mengolahnya hingga menghasilkan sesuatu. Ketika sesuatu itu akan digunakan oleh proses pengolahan lain (misal OLAH39), maka OLAH7 juga harus mengeluarkan output berupa datasource dan menyimpannya diluar mesin OLAH7, misal di FILE_HASIL7. Begitu seterusnya, sehingga tidak akan ada koneksi yang kehilangan data. 6. pengelolaan database apakah dengan menghapus untuk penghematan memory atau meringankan koneksinya saja atau cuma diblok saja biar ga diakses lagi ? >> Tidak. >> Menghapus data untuk penghematan memory bukanlah suatu bagian dari pengelolaan data. Mungkin untuk memperingan kerja engine database, tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Pada dasarnya, hal paling pokok dalam pengolahan data adalah sumber datanya. Jika pengolahan data memang membutuhkan sumber data yang banyak, apa iya terus datanya boleh dihapus dengan alasan hemat memori (tepatnya hemat ruang penyimpanan ?). Kalau uangnya memang ada milyaran juta yang harus dipakai, hingga brankas gak cukup, apa iya harus membuang uang yang sudah ada dalam brankas biar yang belum masuk bisa masuk ? >> Koneksi memang akan padat dengan transmisi data ketika data yang diolah sangat banyak. Itu sebabnya, query data hanya meng-query yang akan diolah saja dan tidak semuanya diambil. Dengan demikian, koneksi bisa terjaga tidak terbebani dan aplikasi pengolah data juga bisa berkerja lebih baik, karena jumlah data yang diambil sesuai dengan desain si aplikasi. >> Membatasi akses koneksi memang bagian dari pengelolaan database. Hanya yang membutuhkan dan mendapat akses saja yang bisa melakukan koneksi dan mengirimkan query. Hal ini cenderung pada sisi keamanan data dan bukan pada berat atau tidaknya pengolahan data. Kira-kira demikian bahasa sederhananya. Jadi data berbeda dengan database. Database berbeda dengan database engine. Lebih enak berangkat dari sisi Data terutama kejelasan tentang pemilik dan yang bertanggung jawab atas eksistensi si data. Kemudian baru menuju cara penyusunan data dan penyimpanan data yang terpadu yang sering disebut dengan database. Setelah itu baru tentang engine database yang sebaiknya dipakai untuk mengelola. Ada juga database yang tidak dikelola dengan database engine, misal dengan menjadikan file Excel sebagai wadah menyimpan data yang terstruktur dan terpadu. Dalam hal menyimpan data sebagai sebuah database, akan banyak perbedaannya antara yang dikelola database engine dengan yang dikelola tanpa database engine. Wassalamualaikum Wr. Wb. Kid. 2012/10/14 Mardi <[email protected]> > ** > > > Sedikit faham.......,, > jadi posisi saya disini pengguna data tersebut,tiap bulan saya simpen file > excel yang masih terkoneksi dengan database yang nanti di akhir tahun > dipakai buat analisa tahunan,tapi setelah berlalu 2 bulan kalo direfresh > lagi pasti datanya ilang semua.Setau saya sih.....data yang di server > dihapus.... :-D ,apakah sebaiknya connectionnya di remove aja atau > mungkin ada saran yang lebih bagus ?.Sebenarnya seperti apa sih pengelolaan > database itu (wah melebar nih...!!),apakah dengan menghapus untuk > penghematan memory atau meringankan koneksinya saja atau cuma diblok saja > biar ga diakses lagi. > terima kasih > > mardi > > > On 10/13/2012 03:18 PM, Mr. Kid wrote: > > > > Bagaimana kalau kita jalan-jalan sebentar sambil chit-chat sana-sini... > > 1. Data > >> Biasanya suatu data akan datang (baik yang memiliki siklus tetap maupun > acak) akan diterima oleh seseorang atau sesuatu. Pada level ini, bisa jadi > si penerima bukanlah pemilik data tersebut. Jika memang bukan pemilik data, > maka si penerima bisa menyusun kesepakatan dengan pemilik data untuk > menyimpan data dengan rentang penerimaan berapa lama. Jika diluar rentang > itu maka data akan dibuang. > >> Usai diterima (setelah divalidasi dan sebagainya), maka data akan > diserahkan kepada pemilik. Pemilik data yang baik selalu menyimpan dan > menjaga seluruh datanya. Untuk menyimpannya, selalu disimpan disuatu wadah > yang khusus. Wadah ini sering dikenal dengan database. > >> Terkadang pemilik data menyewa engine untuk mengaturnya, termasuk > membuatkan ruang-ruang berdasar rentang waktu data. Pemilik data yang belum > bersedia menyewa engine database, terpaksa harus menata sendiri. Tapi > intinya tetap sama, yaitu ada wadah-wadah data yang terpisah berdasar > rentang waktu. > >> Pemilik data juga harus bijak dalam menentukan rentang-rentang waktu > tersebut. > :: Misal, rentang waktu data yang akan digunakan bagian analisis bisa jadi > adalah umur 2 tahun data terakhir. Sedang untuk kegiatan operasional adalah > 3 bulan terakhir. Untuk audit adalah rentang 5 tahun terakhir. Maka pemilik > data memisahkannya menjadi wadah (tabel) berisi 3 bulan terakhir, tabel > mulai bulan ke-4 terakhir sampai 2 tahun terakhir, tabel mulai tahun ke 3 > sampai ke-5, dan tabel penampung akhir yang lebih dari 5 tahun data. > >> Dengan keadaan demikian, maka setiap pengguna data (untuk keperluan > apapun selama internal), bisa mengakses pada tabel-tabel yang disediakan. > Bagian operasional akan mengakses tabel 3 bulan terakhir saja. Bagian > analisis selalu mengakses 3 bulan terakhir dan rentang bulan ke 4 sampai > tahun ke-2, dsb. > >> Data untuk konsumsi publik akan disediakan oleh bagian operasional atau > bagian lain yang telah mengolah data tersebut. > > 2. Database > >> Bahasa utama database adalah SQL yang kalimatnya disebut query. > >> Pada pemanfaatan Excel sebagai sebuah database juga berlaku hal ini. > >> Beberapa apikasi Excel berbasis VBA tidak memanfaatkan bahasa SQL > sebagai bahasa komunikasi datanya. Jika demikian, maka proses pengambilan > data harus bisa disusun memiliki karakteristik seperti penggunaan query. > >> Pengambilan data dengan query pada dasarnya adalah cukup memelihara > koneksi dan kalimat query. Hal ini tidak membutuhkan ruang yang luas. > > Nah setelah muter-muter 2 blok, sampai lagi ditempat semula. > A. bagaimana cara values,apakah break link itu atau apa ? > >> Yang akan di-values apa nih. Data dalam database pasti isinya berupa > values. Proses pengolahan data mestinya bisa diatur dengan VBA mana yang > harus divalues dan mana yang tidak. Break link digunakan jika proses > pengolahan langsung merujuk ke file database sebagai kalimat formula. Jika > dengan query, maka ndak ada yang perlu dibreak link. > > B. Saya punya *file dari query*,karena banyaknya record utk menghemat > memory di database file yang telah berlalu 2 bulan didelete > >> *file dari query *ini file apa. Apakah sebagai database ataukah > sebagai file sisi pengolah data (misal analyst-nya) ? > >> Jika yang dimaksud adalah file sisi pengolah data (alias seluruh data > tetap ada disumbernya sana yang bisa diambil lagi dengan query), maka semua > sudah berjalan dengan benar. Cukup mengembangkan agar data bisa selalu > dihilangkan saat akan menutup file pengolahan dan akan meng-query data > ketika file pengolahan dibuka kembali. Hal ini akan menjaga isi file > pengolahan hanya berisi formula pengolahan saja. > >> Jika yang dimaksud adalah file database, maka kurang tepat jika ada > penghapusan data dengan alasan menghemat memory. Karena pemilik data > memiliki harta utama adalah Data dan bukan memory. Jadi yang dihemat adalah > datanya bukan memorynya. Bahkan apapun untuk kebutuhan data, maka momory > harus tersedia (kok kaya manusia malahan ya.... seperti ditanya harta atau > nyawa saja... tapi bunyinya memori atau data...) > > C. Jadi kalo ada yang refresh file pasti datanya ilang.Padahal untuk study > analisys kadang kita perlukan data selama setahun. > >> Sebaiknya, pada sisi databasenya dipelihara terus datanya, tidak perlu > ada hapus-menghapus. Kan pengambilan datanya juga pakai query. > >> Jika selama ini menggunakan Excel sebagai penyimpan data, mungkin bisa > menggunakan produk lain seperti MS Access yang bisa 2 GB. Kalau 2GB kurang > dan dana belum mencukupi untuk memanfaatkan database engine, bisa gunakan > textfile dan ms access berisi link to text file. Text file tidak diabatasi > jumlah recordnya seperti Excel, jadi pengaturan rentang waktu data bisa > dilakukan dengan mudah. > > Mungkin segitu dulu ya... supaya muncul banyak pertanyaan setelah ada > proses banding dan timbang. > > Wassalam, > Kid. > > > > > 2012/10/13 Mardi <[email protected]> > >> >> >> Dear Mr Kid, >> ikutan nimbrung ya... >> bagaimana cara values,apakah break link itu atau apa ? >> Saya punya file dari query,karena banyaknya record utk menghemat memory >> di database file yang telah berlalu 2 bulan didelete.Jadi kalo ada yang >> refresh file pasti datanya ilang.Padahal untuk study analisys kadang kita >> perlukan data selama setahun. >> Mohon pencerahanya >> >> mardi >> >> >> On 10/11/2012 09:47 PM, Kid Mr. wrote: >> >> 4. data-data histori masih disertai formula (belum di values) padahal >> nilainya tidak akan berubah lagi. >> >> >> >> > > >
