Archivos y software libre Por *Ricardo Eito-Brun*
Con bastante frecuencia, desde las páginas de EPI y desde los foros profesionales se hace referencia a las ventajas que ofrece el software libre, especialmente para aquellos centros con presupuestos ajustados, y que a priori no pueden afrontar los costes que supone el despliegue de una aplicación comercial. Erróneamente se sigue asociando software libre con gratuidad. Aunque estos dos términos suelen ir unidos, y el idearium colectivo piensa en el “coste cero” como primera ventaja de estos programas, ésta no debería ser la base de nuestras preferencias a la hora de optar por el uso de este tipo de herramientas. Es cierto que las organizaciones que distribuyen su software bajo licencias libres evitan el desembolso de ciertas cantidades en concepto de licencias. Pero no es menos cierto que el despliegue de un sistema informático libre, y su parametrización y adaptación a las preferencias de cada centro, sigue exigiendo un esfuerzo, inversión, y capacidades técnicas que no siempre están al alcance de pequeñas bibliotecas y archivos. Otro inconveniente asociado al software libre es la falta de confianza que genera el no saber las intenciones y la capacidad de sus fabricantes para garantizar la continuidad de sus desarrollos. ¿Quién está detrás de un determinado programa? ¿Tiene solvencia para asegurar la evolución y el mantenimiento del mismo? ¿Se seguirá prestando servicio dentro de cierto tiempo? ¿Corregirán los problemas y adaptarán el programa a la evolución futura de los estándares? Son dudas razonables que hacen que exista cierto recelo sobre la viabilidad de muchos programas libres y la conveniencia de adoptarlos. Este inconveniente se compensa parcialmente si se crean grupos de usuarios del programa que compartan nuevos desarrollos. Aun siendo conscientes de estos inconvenientes, es aconsejable estar pendiente de las distintas iniciativas libres que se lanzan, conocer su evolución y ver en qué medida estas herramientas pueden sernos útiles para asegurar una gestión eficiente de la información y prestar mejores servicios a los usuarios. *Software libre para archivos* Entre las iniciativas software libre más interesantes desarrolladas en los último años se encuentran los programas para archivos, con tres casos especialmente relevantes: *ArchivstToolkit*, *Archon* y el programa * ICA-AToM* (Access to Memory) del ICA (*International Council of Archives*). *Archivist Toolkit* es el resultado del trabajo conjunto de *Five Colleges, Inc.*, la *New York University Libraries* y las *UCSD Libraries*. Se viene desarrollando desde el año 2006 bajo el patrocinio de la *Andrew W. Mellon Foundation*. Recientemente se concluyó la segunda fase de este proyecto con la versión 2.0 del programa, publicada a finales de septiembre de 2009. *Archon* también se ha producido en el entorno académico, concretamente, por la *UIUC Library (University of Illinois at Urbana-Champaign),* e igualmente con el soporte económico de la *Andrew W. Mellon Foundation*. La última versión publicada de este software, en abril de 2009, es la 2.23. Finalmente, del software del ICA únicamente comentaremos que aún se encuentra en estado beta (es decir, versión preliminar), a pesar de que su presentación oficial se hizo hace ya un año, en diciembre de 2008 como parte del *DLM Forum* en Toulouse (Francia). Aunque un resumen exhaustivo de las capacidades de estos programas excede el objetivo de esta nota, sí comentaremos que *Archivist Toolkit* ofrece una interfaz gráfica que nos permite completar con facilidad descripciones de fondos (o de otras unidades) compatibles con el estándar EAD (*Encoded Archival Description*). También permite establecer listados de autoridades para nombres de personas, entidades, familias, temas, lugares, etc., y asegurar así la homogeneidad de las descripciones. Además de facilitar la descripción, *Archivist Toolkit* incorpora funciones adicionales para registrar los ingresos de documentos y generar visualizaciones HTML y exportar datos a EAD o MARC. Estas funciones resultan especialmente útiles para facilitar la posterior publicación de las descripciones vía web, compartirlas con otros centros o generar productos impresos tipo *guías* o *inventarios*. Un aspecto claramente mejorable de *Archivist Toolkit* es su capacidad de dar visibilidad en la web a las descripciones, ya que el programa exige una conversión y posterior publicación en un sitio web, y no incorpora ninguna función para la publicación inmediata, ni para la búsqueda de descripciones a través de web. Ese aspecto mejorable de *Archivist Toolkit*, es el punto fuerte de *Archon*. Este programa ofrece una interfaz (en este caso cien por cien web) para crear descripciones, de tal forma que éstas están disponibles de manerra inmediata para los usuarios que accedan vía web. *Archon* también incorpora un sistema de búsqueda en texto completo y distintos mecanismos de navegación mediante índices. La gestión de listados de autoridades, importar y exportar descripciones a distintos formatos (incluyendo EAD y MARC), igualmente están soportadas por *Archon*. *Integración de Archivist Toolkit y Archon* Existen por tanto similitudes entre los dos programas, pero una importante diferencia: mientras que *Archivist Toolkit* es un sistema orientado a la creación de descripciones y no incorpora funciones para la publicación en la web más allá de la exportación de las descripciones a EAD/HTML, *Archon*está orientado a la publicación y recuperación de las descripciones en la web. El pasado 30 de octubre el equipo de trabajo de *Archivist Toolkit* publicó un primer borrador con los requisitos y especificaciones que la futura integración de estos dos programas tiene previsto ofrecer (curiosamente, no se ha dado a esta noticia una visibilidad semejante en el sitio web de * Archon*). El objetivo del borrador es fomentar la discusión entre los grupos de usuarios para identificar funciones que o bien se hayan pasado por alto, o bien se hayan identificado pero se juzguen innecesarias. La intención de integrar los desarrollos de *Archivist Toolkit* y *Archon*había sido anunciada con anterioridad, concretamente el 18 de agosto de 2009, y era una consecuencia lógica de la necesidad de optimizar los resultados del soporte económico que la *Alfred W. Mellon Foundation* estaba ofreciendo a estos dos proyectos. Respecto al contenido del borrador con las especificaciones, no se trata de un documento sumamente detallado, sino de una hoja Excel con funciones identificadas de manera general, y organizadas en siete grandes áreas: 1) Funciones del archivo, donde se incluye un repertorio de los datos que el programa debe ser capaz de gestionar. Abarca aspectos como: datos organizativos del centro, usuarios, estadísticas, colecciones, valoraciones, ingresos, cuadros de clasificación y listados de autoridad. 2) Importación, con los distintos tipos de formatos que el sistema debe ser capaz de reconocer para facilitar la recepción de datos. Se incluye la capacidad de importar datos EAD, MARC, y de las bases de datos existentes en Archivist Toolkit y Archon. 3) Exportación, similar al anterior, se enumeran los formatos a los que debe poder exportarse: EAD, MARC, EAC, MODS, PDF, etc. 4) Informes, con un total de 54 informes que cubren distintos aspectos relacionados con la gestión del archivo. 5) Hojas de estilo, para facilitar la visualización de los datos en formato EAD, EAC, HTML y PDF. 6) Funciones de aplicación genéricas para la parametrización del programa (funciones de la interfaz de usuario, ayuda en línea, etc.). 7) Acceso web, donde se reúnen requisitos relativos a la capacidad de publicar contenidos y dar servicios a través de la web. Especifica contenidos de la página home, opciones para la búsqueda, hiperenlaces que deben estar disponibles para explotar las relaciones entre los distintos items de los que se guarda información, etc. A pesar de ser un borrador inicial y de estar redactado de forma general, se trata de un documento de interés, ya que puede servirnos no sólo para conocer las futuras prestaciones del software resultado de esta integración, sino también como guía para evaluar las características de otros programas informáticos y para identificar posibles mejoras en sistemas existentes. Falta esperar a ver cómo se desarrollan los acontecimientos y conocer el plan de evolución de este nuevo producto. Disponer de una planificación detallada y tener una visibilidad de su estado es, sin duda, una de las acciones que más puede contribuir a aumentar la confianza de la comunidad de usuarios en un programa basado en software libre. Aquellos proyectos que no ofrezcan esta visibilidad y nivel de confianza difícilmente pueden convertirse en alternativas, ya que irremediablemente siempre existirá cierta sospecha o duda sobre la viabilidad real de los programas desarrollados bajo este paradigma. * * *Referencias* http://www.archon.org http://www.archiviststoolkit.org/ http://www.ica-atom.org http://www.loc.gov/ead/ *Ricardo Eíto-Brun**, Universidad Carlos III de Madrid.* *[email protected]* *Miembro del think tank ThinkEPI* * http://www.directorioexit.info/consulta.php?directorio=exit&campo=ID&texto=356 * ---------------------------------------------------- Los artículos de IWETEL son distribuidos gracias al apoyo y colaboración técnica de RedIRIS - Red Académica española - (http://www.rediris.es) ----------------------------------------------------
