On Sat, 19 Apr 2008 06:59:12 -0700 (PDT) Ass.Wr.Wb. Dear Forum, Sistem dan mekanisme kerja KPPN-P diatur sedemikian rupa dimana tidak ada pegawai yang secara khusus menangani satker tertentu. Sisi positifnya, deal khusus antara pegawai dengan satker tertentu tidak ada lagi sehingga dapat dicegah terjadinya kolusi. Selain daripada itu kesan seorang pegawai memegang satker yang becek, nyemek-nyemek, basah atau kering-kerontang, juga tidak terjadi lagi. Apabila satker memerlukan penjelasan tentang hal-hal yang terkait dengan mekanisme pencairan SPM mereka, cukup berhubungan dengan Customer Service (CS). Dengan demikian, staf yang ditempatkan sebagai CS memang dituntut menguasai segala peraturan sekaligus mampu memberi pencerahan kepada satker yang memerlukan penjelasan. Atau dapat dikatakan, sebagaimana dikatakan rekan Alamsyah di forum ini, keramahan CS ikut memegang peranan penting dalam kaitan kepuasan pelayanan. Mekanisme sebagaimana diuraikan di atas ini telah berjalan di KPPN-P dan juga diikuti oleh beberapa KPPN-Non P. Ada hal yang menarik dan mungkin ada gunanya diketahui oleh rekan-rekan di KPPN-P. Beberapa Satker ternyata ada juga yang mengeluh dengan mekanisme seperti yang telah dijalankan ini. Persoalannya sederhana saja, yaitu di front-office (FO). Petugas yang ditempatkan di FO untuk melayani satker yang datang tidak selalu sama, bergantian. Pada saat pertama datang satker A dilayani oleh si Fulan yang menjelaskan kelengkapan a, b, c dan d untuk SPM satker bersangkutan. Ketika esoknya datang dengan kelengkapan sebagaimana dijelaskan oleh si Fulan satker A diterima oleh si Badu yang menyatakan SPM dimaksud masih kurang lengkap, harus dilampiri dokumen e dan f. Nah, ini terjadi dan dialami oleh beberapa satker. Penolakan SPM oleh KPPN akibat dokumen pendukung pembayaran tidak lengkap ini, sesuai SOP yang dijalankan, tidak diikuti dengan surat penolakan SPM. Akibatnya, apabila mengajukan keberatan atas penolakan tersebut, satker sedikit mengalami kesulitan bukti. Hal yang ingin saya sampaikan di forum ini adalah langkah yang sebaiknya ditempuh untuk mengurangi terjadinya hal-hal sebagaimana diuraikan di atas. Sebagaimana kita ketahui di KPPN-P sudah ada SOP yang menjadi acuan setiap pegawai. Namun persepsi setiap orang atas sesuatu memang tidak selalu sama. Nah, untuk mengurangi terjadinya perbedaan ini saya anjurkan kepada para Kepala KPPN, terutama KPPN-P, agar lebih mengintensifkan GKM. Secara periodik, misalnya 1 kali setiap minggu, GKM diadakan untuk membahas dan mendiskusikan topik-topik yang hangat seputar pelayanan kepada satker. Mungkin bagi rekan-rekan di KPPN-P memang agak sulit menjadwal waktu yang tepat untuk kegiatan ini karena sepengetahuan saya, sibuknya bukan main. Tapi, cobalah upayakan agar satker yang dilayani pada saatnya benar-benar merasakan pelayanan yang prima. Saya sarankan, hasil-hasil GKM tersebut dapat dikompilasi dan jika memungkinkan dibuatkan semacam matriks penyelesaian masalah dan tersusun apik di meja FO dan CS sebagai referensi. Ini hanya saran dari kita untuk kita. Saya mohon maaf jika tidak berkenan di hati. Selamat bekerja.
Wassalam, Yangkung Alamsyah <[EMAIL PROTECTED]> wrote: > Assalamu Alaikum para miliser . > Cuma mau sharing ama teman2 yg sekarang bertugas di >Customer Service.. > Saya sedikit mengandaikan klo yang datang ke CS adalah >muka2 dengan raut yg kecewa Kekecawaan karena >tertolaknya SPM mereka oleh teman2 kita yang di Front >Office dikarenakan tidak terpenuhinya syarat2 dari SPM >tersebut > --------------------------------- > Be a better friend, newshound, and know-it-all with >Yahoo! Mobile. Try it now. > > [Non-text portions of this message have been removed] >
