Dear miliser, Sulitnya penetapan Proses Bisnis dan Siapa yang harus membuat BP kok membuat saya bertanya tanya, sesungguhnya apa yang sedang terjadi di atas sana....
maaf tidak dapat berkomentar banyak, terlalu tinggi topiknya buat orang selemot saya. Salam dari Kendari HaBeWe NB: Banyak pemikir itu bagus, tapi kalo terlalu memikirkan para pemikir itu mubazir namanya. --- In [email protected], budisan <budisan_2...@...> wrote: > > > Teman-teman Miliser yang budiman, > > Tulisan berikut ini mudah-mudahan bermanfaat untuk menambah pengetahuan dan > wawasan kita. Saya sangat berharap akan ada "catatan" dan pendapat lain dari > para Miliser yang mudah-mudahan saya bisa belajar banyak darinya. > > Salam, > budisan > > > BP, O & P, IT n CHANGE MGMT > > Format panjang judul tersebut adalah âBusiness Process, Organization & > People, Information Technology and Change Managementâ. BP adalah proses > kegiatan pokok dalam suatu organisasi/perusahaan yang harus dilakukan untuk > menghasilkan suatu output (produk). Sebagai contoh, untuk menghasilkan suatu > LKPP (Laporan Keuangan Pemerintah Pusat) diperlukan proses kegiatan, termasuk > format dokumentasinya, yang semestinya telah diatur dan dirumuskan secara > baku. Oleh karena itu cetak biru (blueprint) setiap BP, termasuk > perubahannya, semestinya terdokumentasikan dengan baik supaya dapat digunakan > sebagai acuan operasional dan juga sebagai acuan dalam upaya penyempurnaan BP > tersebut. Teman-teman di kantor pusat yang beberapa waktu lalu ikut pelatihan > Business Process Improvement barangkali sudah lebih faham tentang apa itu BP > dan bagaimana membuatnya lebih baik (daripada saya yang belum pernah ikut > pelatihan BP). Dalam praktek, BP seringkali menjadi pusat > perhatian para pegawai/pejabat yang berada pada unit Litbang (R & D) > dibandingkan dengan O & P, IT dan Change Mgmt. Meskipun demikian, BP tidak > akan pernah dapat dilaksanakan tanpa dukungan dari unsur-unsur lain yang > diperlukan dalam suatu Sistem (O & P, IT dan Change Mgmt). > > PROSES BISNIS > Istilah BP atau Proses Bisnis mulai populer di lingkungan Depkeu melalui > pengenalan program Reformasi Birokrasi yang mulai kita laksanakan pada tahun > 2007. BP seringkali diasosiasikan dengan SOP, walaupun SOP sebenarnya > merupakan detil penjabaran (sub-proses) dari BP. Seperti halnya SOP, BP juga > bisa dan seringkali melibatkan beberapa/banyak unit lintas eselon > I/II/III/IV, dan ini yang seringkali saya ingatkan dalam forum ini karena ada > kecenderungan kuat dari para pejabat kita (terutama yang menempati posisi > teratas), sebagian mungkin karena ketidaktahuan, untuk mengabaikan hal > tersebut. > > Kita pernah mengenal istilah lain dari BP, yakni âfungsionalâ, yang > pernah digunakan dalam pembentukan tim SPAN pada tahun 2007 dan tahun-tahun > sebelumnya. Pada saat penyusunan tupoksi Direktorat Transformasi > Perbendaharaan (Dit. TP), kita menetapkan penggunaan istilah BP atau Proses > Bisnis sebagai pengganti istilah âfungsionalâ. Kita meniru Direktorat > Jenderal Pajak yang sudah lebih dulu menggunakan istilah Proses Bisnis dalam > tupoksinya (Direktorat Transformasi Proses Bisnis, 2006). Para pejabat di > Kantor Pusat telah sepakat untuk menyerahkan tupoksi transformasi proses > bisnis di lingkungan Ditjen PBN kepada Dit. TP (PMK 100/2008). Sedangkan > Proses Bisnis kita yang existing nampaknya kini masih berada di bawah kendali > masing-masing Direktorat Teknis dimana Setditjen berperan sebagai koordinator > dan sekaligus sebagai unit supportingnya. > Ada wacana untuk menyerahkan tupoksi koordinator (penanggungjawab) proses > bisnis existing di lingkungan Ditjen PBN kepada Sudit P3 (Peraturan dan > Pembinaan Perbendaharaan) I dan II Dit. SP. Padahal dari sisi tupoksi > tentang peraturan perbendaharaan sendiri, Dit. SP kini sedang menawar > âhanya sebagai koordinator/penyelaras peraturan-peraturan perbendaharaanâ > yang saat ini masih dipegang oleh Bagian Organta Setditjen PBN (PMK > 100/2008). Penambahan tupoksi Proses Bisnis existing dikhawatirkan akan > membuat beban pekerjaan Subdit P3 I dan II Dit. SP menjadi overload. Selain > itu, mengacu pada pembagian tupoksi Proses Bisnis di Ditjen Pajak, fungsi (1) > evaluasi pelaksanaan Proses Bisnis existing dan (2) pengembangan konsep > Proses Bisnis yang baru (termasuk ujicoba implementasinya) dijalankan oleh > unit (eselon II) Transformasi Proses Bisnis, sedangkan fungsi implementasi > (operasional) Proses Bisnis dijalankan oleh masing-masing Direktorat/Unit > Teknisnya. > Dengan kata lain, tupoksi Proses Bisnis cukup dijalankan oleh unit > pengembang (konseptor) dan unit pelaksana operasional (existing). > > ORGANISASI DAN SDM > Sekali BP telah ditetapkan maka O & P, terutama P (SDM), semestinya harus > disiapkan untuk mendukung BP agar pelaksanaannya dapat berjalan secara > efektif dan efisien. Penempatan pegawai dan program diklat mungkin perlu > disesuaikan dengan kebutuhan BP tersebut. Dalam hal ini unit Kepegawaian dan > unit Pengembangan Pegawai, menurut saya, perlu bekerjasama dengan baik untuk > menjaga kesinambungan antara program diklat dan penempatan pegawai yang sudah > mendapatkan diklat. Demikian pula rencana dan evaluasi pelaksanaan program > diklat perlu dilakukan secara cermat/teliti supaya pelaksanaan program > tersebut efektif, bukan sekedar merupakan âprogram pulang kampoengâ atau > âprogram jalan-jalan (ke luar negeri)â. > > Penataan (kembali) O mungkin juga diperlukan agar supaya pelaksanaan BP tidak > terhambat oleh (1) kondisi O yang sudah terlalu gendut sehingga sulit > bergerak dengan cepat, dan (2) sekat-sekat organisasi yang kadang/seringkali > sulit untuk kita lalui. Selain itu, berdasarkan pengalaman, kita mungkin > juga perlu meralat keputusan penataan organisasi kita sebelumnya (untuk > diketahui, saat ini ada wacana/usulan untuk meninjau kembali Seksi Duktek di > Kanwil mengingat trend manajemen pengembangan IT yang menuju ke arah > terpusat/centralized. Mungkin cukup ditunjuk sekitar 2 orang Supervisor IT di > Kanwil). Mengenai kondisi O yang sudah terlalu gendut mungkin kita bisa > menunjuk pada Dit. PKN (ingat tulisan saya sebelumnya tentang âItâs time > for Dit. PKN to Changeâ). Selain itu, sebelum dibentuk Dit. TP, Dit. SP > lama juga termasuk O yang sudah terlalu gendut. Memperhatikan pengalaman > kita dalam menata (kembali) O selama ini, saya mengusulkan agar (menyusul > pelatihan Business Process Improvement yang kita selenggarakan beberapa > waktu lalu) kita juga menyelenggarakan pelatihan Penataan Organisasi. > Berikutnya mungkin giliran Pak Bjardianto dan Bu Wiwieng untuk mengundang > Konsultan yang akan memberikan pelatihan dan penyegaran kepada staf mereka > tentang pengembangan SDM, penempatan pegawai dan penataan administasi > kepegawaian. > > Sebagaimana kita ketahui, BP dan O & P merupakan tiga unsur/sasaran utama > program reformasi birokrasi di lingkungan Departemen Keuangan. Pelatihan dan > penyegaran tentang bagaimana mengelola ketiga unsur tersebut dengan baik > diharapkan dapat memberikan petunjuk kepada kita tentang ke arah mana > perubahan organisasi kita ini sebaiknya akan kita bawa. > > TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI > IT atau TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi), meskipun tidak termasuk > dalam tiga agenda pokok dalam program Reformasi Birokrasi Departemen > Keuangan, juga merupakan salah satu unsur (penunjang) sistem yang perlu > diperhatikan/ dipertimbangkan, khususnya dalam penyusunan BP. Istilah Pak > Haryanto Kadi, âdalam kegiatan penyusunan BP perlu dikawal oleh orang-orang > yang menguasai ITâ. Keterlibatan âorang-orang ITâ dalam penyusunan BP > diharapkan dapat membuat BP menjadi lebih sederhana sehingga pelaksanaan BP > dapat dilakukan secara lebih cepat dan efisien. Selain itu, pemanfaatan IT > juga dapat membuat Organisasi jauh menjadi lebih ramping. IT juga dapat > dimanfaatkan untuk membantu SDM (People) dalam menyelesaikan pekerjaannya dan > membantu Manajer/Pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. > > Suatu saat dulu pernah DJA, DJP dan DJBC masing-masing mempunyai satu unit > eselon I di bidang IT (KPDIA, KPDIP dan KPDBC). Sekarang Ditjen Pajak > mempunyai Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan dan Direktorat > Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi, sedangkan Ditjen Bea dan > Cukai mempunyai (5 subdit di) Direktorat Informasi Kepabeanan dan Cukai. > Sementara sekarang kita mempunyai 2 subdit di Dit. SP dan 2 subdit di Dit. TP > yang tupoksinya terkait dengan IT. Kondisi pengelolaan IT sekarang mungkin > lebih baik (walaupun sayangnya terpisah di dalam 2 direktorat) dibandingkan > dengan kondisi sebelumnya ketika berada di bawah Dit. SP yang harus menangani > 3 subdit IT, 1 subdit Peraturan, 1 subdit Jafung, dan 1 subdit GFMRAP/SPAN). > > MANAJEMEN PERUBAHAN > Manajemen Perubahan (Change Mgmt) merupakan pendekatan yang relatif baru yang > intinya memfokuskan perhatian pada kegiatan monitoring sejauhmana > perubahan-perubahan dapat dihasilkan sesuai dengan rencana (BP, O & P n IT) > dan merencanakan/melakukan perubahan-perubahan (BP, O & P n IT) agar supaya > dapat dihasilkan perubahan yang maksimal. Dengan demikian, unit Change Mgmt > dalam hal ini juga berfungsi sebagai penyelaras antara BP, O & P n IT. Dalam > konsep tersebut, O & P yang telah dilengkapi/dibekali dengan sarana sistem > informasi yang modern harus dirancang sedemikian rupa sehinga mengikuti > (follows) kebutuhan PB yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, Process > Based O & P Design. IT diharapkan dapat menjadi alat pemberdaya manajemen > proses yang efektif (IT Enabled Processes). Dengan demikian, PB dapat > merupakan pusat terbentuknya kapabilitas yang dibutuhkan untuk menggerakkan > organisasi dalam upaya mencapai tujuannya. > > Konsep sistem (PB, O & P, IT n Change Mgmt) yang telah saya kemukakan > tersebut di atas sebenarnya dapat dengan mudah digambarkan dalam suatu > lingkaran besar (system boundary) yang di dalamnya terdapat tiga buah > lingkaran yang lebih kecil (PB, O & P, dan IT) yang berukuran sama dan saling > memotong secara proporsional. Wilayah pertemuan antara ketiga lingkaran PB, O > & P dan IT merupakan wilayah Change Management. Silakan beri nama sendiri > untuk masing-masing wilayah pertemuan (di luar wilayah Change Management) > antara PB dan O & P, PB dan IT, dan O & P dan IT. > > Sejauh yang saya amati, Manajemen Perubahan lahir terutama ketika suatu > organisasi berkembang menjadi besar dan unit-unit PB, O & P dan IT > masing-masing cenderung berjalan sendiri-sendiri dan kurang terkoordinasi. > Saya tidak tahu ilmu Manajemen apa lagi yang akan lahir nanti apabila > perubahan-perubahan yang kita mimpikan ternyata masih tetap sulit untuk kita > wujudkan. >
