Salam kenal dari warga baru. Kebetulan topiknya sangat menarik dan juga
terkait dengan tugas saya di SPAN, sehingga mengundang saya untuk ikut
nimbrung. Soal sejarah dibelakang SPAN, barangkali memang saya tidak begitu
mengetahui secara mendalam (dan sejujurnya hal seperti inikan memang hanya
jadi pembicaraan terbatas, tidak terbuka sehingga terkadang saya tidak tahu
apakah ini memang benar atau sekedar rumor). Tapi bagi saya adalah bahwa
keputusan untuk melaksanakan SPAN telah diambil, komitment pimpinan telah
dibuat dan kontrak sudah ditandatangani sehingga tidak ada kata mundur. Yang
dapat kita lakukan adalah berusaha sebaik mungkin untuk membuat SPAN
berhasil.
Bagaimana membuat SPAN berhasil? Saya sangat setuju bahwa pengalaman negara
lain dapat kita jadikan sebagai pelajaran yang berharga dalam menerapkan
SPAN. Walaupun, seperti kata Ibu Menteri dalam pembukaan seminar
internasional kemarin bahwa kita harus hati-hati dalam pelaksanaannya karena
tiap negara mempunyai karakteristik yang berbeda sehingga segala “best
practice” harus kita sesuaikan dengan kondisi kita.
Kalo mengambil intisari dari sesi 1 seminar tentang “Summing Up the Parts to
Get More Than the Whole - Implemeting an IFMIS” dinyatakan bahwa IFMIS
(Integrated Financial Management Information System yang di kita disebutkan
dengan istilah SPAN) merupakan sistem yang implementasinya sangat kompleks.
Berdasarkan pengalaman, komitmen dari pimpinan pemerintahan merupakan kunci
dalam pelaksanaan kegiatan. Misi dan tujuan dari IFMIS harus jelas dan
dipahami, pengalaman dalam melaksanakan kegiatan sejenis, SDM yang
didedikasikan untuk melaksanakan kegiatan ini, serta menciptakan sarana
komunikasi antar bagian yang efektif. Test sistem harus dilakukan secara
benar sebelum pelaksanaan go-live.
Issue apa yang harus dipertimbangkan dalam pelaksanaan IFMIS? Diantaranya
adalah:
1. Komitmen pimpinan
Tanpa komitmen kuat dari pimpinan maka dapat hampir dapat dipastikan bahwa
IFMIS akan gagal. Sebagai contoh, di Malawi akibat kurangnya kuatnya kemauan
politik untuk melaksanakan IFMIS menyebabkan berbagai hambatan sehingga
bahkan setelah 10 tahun berlalu dari di mulainya project, Malawi masih belum
mampu menyelesaikan pelaksanaan IFMIS.
2. Legal framework
IT yang digunakan dalam SPAN sendiri hanya merupakan suatu alat. Jantung
perubahan sebenarnya bukan di alat ITnya (walaupun secara biaya, itu yang
paling tampak nyata) tapi bagaimana secara proses sistem dan peraturan
mendukung pelaksanaan manajemen financial keuangan Negara yang baik dan
tidak saling kontradiksi. Jadi ketika kita melaksanakan SPAN, kita
sebenarnya melakukan evaluasi terhadap segala proses bisnis yang kita
lakukan baik secara sistem maupun secara peraturan yang lalu kemudian kita
tangkap secara IT sehingga memudahkan pelaksanaan tugas (secara teori begitu
dan memang kita akan memanfaatkan kesempatan itu, makanya di Dit. TP ada
dua subdit yang bertugas untuk melakukan evaluasi terhadap bisnis proses
terkait dengan SPAN, yakni subdit transformasi bisnis proses internal dan
eksternal)
3. Koordinasi dan komunikasi
Di SPAN, kegiatannya meliputi DJPBN, DJA, Pusintek, beserta 5 konsultan yang
bekerja mensinkronisasikan berbagai kegiatan (bisnis proses, IT, Manajemen
perubahan, helpdesk). Ini menuntut koordinasi dan komunikasi yang harus
dilakukan secara efektif dan efisien. Kewenangan dan tanggung jawab harus
jelas serta bagaimana semua unit yang terlibat memiliki persepsi yang sama
tentang SPAN. Yang sudah dilakukan adalah melakukan pertemuan mingguan untuk
steering committee (standarnya sebulan sekali loh tapi ini dilakukan
seminggu sekali. Ini menunjukkan komitmen yang tinggi dari pimpinan terhadap
perkembangan SPAN) dan juga menyediakan sarana collaboration environment
(CE), suatu sarana komunikasi via web bagi manajemen SPAN.
4. Koneksitas IT SPAN dengan sistem lainnya
SPAN sendiri hanya meliputi kegiatan core manajemen finansial keuangan (9
modul). Sistem ini kemudian harus terkoneksi dengan sistem lainnya seperti
MPN, SAI, SIMAK BMN, hibah dan hutang, sistem keuangan di K/L dan juga
perbankan. Saya yakin kompleksitasnya cukup tinggi dan biarlah kalo untuk
membicarakan masalah IT diserahkan ke ahlinya (yang mana saya bukan...)
5. Dukungan dari pegawai.
Kembali lagi ke SDM pada akhirnya. Yang akan menjalankan adalah pegawai dan
yang merasakan dampaknya adalah pegawai. Kemampuan dan kemauan dari pegawai
menjadi kunci pelaksanaan SPAN. Training menjadi prasayarat penting tapi
jelas yang lebih penting lagi adalah support pegawai dalam pelaksanaan SPAN.
Saya setuju dengan pernyataan Gail Ostler, Regional Advisor dari
US Department of Treasury dalam acara seminar international kemarin yang
mengatakan “never oversell the project”. Artinya bahwa bahwa dalam
pelaksanaan IFMIS akan kita jumpai banyak sekali permasalahan sehingga
semua harus mengerti bahwa ini merupakan proses yang tidak mudah. Sistem
harus banyak dilakukan ujicoba dan testing yang akan menimbulkan frustasi.
Penyesuaian terhadap perubahan cara kerja, peralatan baru, peraturan baru
tentunya menimbulkan kebingungan sementara. Tapi jika sistem ini sudah dapat
berjalan dengan baik, maka keuntungan yang diperoleh juga besar terutama
bagi pengelolaan keuangan negara. Transparansi, akuntabilitas serta
efisiensi pengelolaan keuangan negara secara signifikan dapat meningkat
kesejahteraan bangsa. Jadi bagi saya pribadi, penerapan SPAN yang sukses
merupakan perwujudan usaha saya untuk ikut memajukan bangsa ini. Mohon
dukungannya ya.
2009/12/16 WACHID ISWANTO <[email protected]>
>
>
>
>
> Urun Rembug (lagi) Khasanah Diskusi
>
>
>
> *Governance*, menggambarkan bersatunya sejumlah organisasi atau institusi
> baik itu dari pemerintah atau swasta yang dipertautkan (*linked together*)
> secara bersama untuk mengurusi kegiatan-kegiatan publik. Mereka dapat
> bekerja secara bersama-sama dalam sebuah jejaring antar negara. Karenanya
> terminologi pertama ini, governance menunjuk networking dari sejumlah
> himpunan-himpunan entitas yang secara mandiri mempunyai kekuasaan otonom.
> Atau dalam ungkapan Frederickson adalah perubahan citra sentralisasi
> organisasi menuju citra organisasi yang delegatif dan terdesentralisir.
> Mereka bertemu untuk malakukan perembugan, merekonsiliasi kepentingan
> sehingga dapat dicapai tujuan secara kolektif atau bersama-sama. Kata
> kunci terminologi pertama ini adalah *networking*, desentralisasi.
>
>
>
> Merujuk ucapan Menkeu (antara 14/7) bahwa SPAN adalah proses integrasi
> pengelolaan keuangan mulai perencanaan,penganggaran
> ,perbendaharaan,pelaporan dan pertanggungjawaban.
>
>
>
> Kalimat tersebut mengisyaratkan efisiensi,efektifitas,transparency dan
> akuntabilitas yang bervisi pelayanan publik ( Jiwa G to G ).Proyek SPAN
> tentu tidak hanya menghadirkan integritas system pengelolaan anggaran,
> sedari awal proyek ini harus memiliki mindstrem public oriented, dari
> perencanaan awal pada tingkat Departemen apakah kajian proyek ini telah
> menghadirkan para pakar/ahli dibidang IT kedua Apakah proyek ini melibatkan
> public ( bukan DPR namun NGO,Konsultan,Masyarakat IT ) dalam proses
> perencanaannya,apakah
> pemaparan proyek tersebut ( sebelum dilaksanakan ) ada uji petik standar
> kelayakan.Apakah rumusan keberhasilan dan kegagalan telah dimiliki.
>
>
>
> Bagaimana menghadirkan public awarnes? Departemen dapat melakukan uji petik
> kelayakan melalui kegiatan seminar,sarasehan,diskusi publik,diskusi pakar
> untuk menilai visi proyek.Tentu kegiatan ini wajib untuk menghadirkan
> akuntabilitas penilaian kelayakan proyek ( sudah terlaksana ? )
>
>
>
> Ada sebuah keyakinan jika hal tersebut simultan maka akan tergali sistem
> sesuai kaidah tiga paket undang-undang keuangan negara.Studi banding hanya
> sebagai ”penguat jiwa” bahwa yakin proyek tersebut dapat dilaksankan atau
> tidak.
>
>
>
> Aspek Kelembagan
>
> Jika sistem ini adalah penyatuan sisten pengelolaan keuangan negara maka
> aspek organisasi perlu mendapatkan perhatian.Jika fungsi-fungsi tersebut
> masih tersebar pada steakholders departemen, maka fungsi pengendalian
> sistem,penanggung jawab sistem,penyatuan fungsi perintah siapa yang
> menyatukan?.
> Dapatkah jiwa G to G terpenuhi? Perlu kajian mendalam bukan? The
> Substansial Statemant,.....Mari jalankan setiap program/kegiatan/proyek yang
> bervisi kinerja..tidak saja pada fungsi sistem minded tapi dampak
> organisasi,sosial jauh lebih penting.
>
> Salam
> Abee95
>
>
>
>
>
>
